Gestão de compras: 9 dicas para reduzir os custos da sua empresa [e mais…]

Custos fazem parte de nossa sobrevivência, principalmente quando se refere a gestão de compras de uma empresa. Em um comércio, é indispensável a compra de mercadorias, pagamento de contas fixas, imposto, salário da equipe e muito mais, e mesmo que todos esses gastos sejam necessários, às vezes alguns deles podem exceder o valor que de fato valem.

Por essa razão, você deve ser cauteloso com a gestão de compras, para direcionar da melhor maneira o seu investimento para que você possa reduzir os custos da empresa. Por isso, selecionamos algumas orientações para você aplicar estratégias no seu negócio e obter sucesso em seu empreendimento.

Como a gestão de compras é importante para reduzir custos da empresa?

Uma boa gestão de compras é fundamental para a escolha de fornecedores adequados. Afinal, quando se trata de fornecedores com um preço favorável, você terá uma melhora na performance de vendas, pois se você paga menos por um produto, você tem maior margem de lucro por investir menos do que o seu preço de custo normal. Esse é um ótimo exemplo de como reduzir os custos da sua compra pode impactar na performance de outros setores, como por exemplo, o de vendas.

Como a gestão de compras é importante para reduzir custos da empresa
Fonte/Reprodução: original

Leia também: O que é gestão de estoque e por que minha gestão de compras depende disso?

Além disso, a negociação com seus clientes também é importante, pois você poderá liberar uma condição especial sem ter nenhum prejuízo, e ainda impor uma quantidade para o cliente obter o benefício. Esse dinheiro tem potencial para se tornar um investimento em outra área que precisa.

Como otimizar a gestão de compras com fornecedores e reduzir os custos?

Não tem outra alternativa a não ser planejar com antecedência. A gestão de compras com fornecedores é um dos maiores gastos para manter a sua empresa em funcionamento, pois sem estoque, sua loja não possui itens para vender, certo?

A grande batalha é encontrar um bom fornecedor e ainda manter o seu preço competitivo dentro do mercado em relação aos concorrentes. Por isso, observe as sugestões abaixo para reduzir os custos e otimizar sua gestão de compras.

Análise da carteira de fornecedores

Mudar constantemente de fornecedor pode ser prejudicial. Porém, algumas empresas precisam trabalhar com mais de um para conseguir todos os recursos necessários. Até aquelas que só precisam de um, não podem ficar despreparadas.

O correto é ter uma carteira de fornecedores por ordem de preferência. Para isso, liste os melhores fornecedores para o seu negócio e deixe os atuais no topo, para os casos onde houver algum imprevisto, você terá uma segunda opção.

Essa lista deve ser feita uma análise e classificação conforme os benefícios que terá ao fechar negócio. Por isso, seja criterioso e observe todos os pontos importantes.

Mantenha bom relacionamento com fornecedores

Muitas pessoas acreditam que mudar de fornecedor com frequência, com intuito de obter preços menores, é uma estratégia vantajosa. Porém, esse pode ser um dos maiores erros.

Ao encontrar um bom fornecedor, é preciso estreitar a relação para construir uma parceria adequada. Aliás, uma pessoa que preza seu trabalho, a qual você gosta e confia, tem mais chance de te ajudar. Por isso, estabelecer uma relação onde os dois ganham a longo prazo é a melhor opção.

Garanta que o serviço corresponda com o combinado, tanto os prazos de entrega, quanto a qualidade de produtos. Preço é importante, mas não o único elemento, já que uma relação a longo prazo pode trazer maior liberdade para conseguir flexibilidade em relação a pagamento.

Apesar da boa relação, separe-a dos negócios. Deixe tudo documentado para que o serviço seja cumprido de ambas partes, com um contrato bem detalhado e assinado pelos dois.

Negociar ou renegociar valores das compras

Conforme ocorre o aumento de preço de mercadorias, seja por algum impacto econômico ou alta demanda, assusta os compradores, especialmente, aqueles que compram para revender e precisam inserir seu lucro antes da venda.

É nesse momento que o poder de negociação ou renegociação deve ser aplicado. Aumente a possibilidade de conseguir um valor menor pelo que deseja através de uma boa argumentação. Estude o mercado, analise preço de concorrentes e monte argumentos plausíveis. Demonstre que esse fornecedor perderá um bom cliente se não for maleável.

Equilibre momentos de ser firme com os de ser flexível, para criar uma proposta que ambos ganhem e fiquem satisfeitos.

Evite compras de urgência

Relatórios anteriores te dão uma média de quanto você deve comprar de cada mercadoria. Se comprar menos que o necessário, terá uma falta ou se houver uma eventualidade que ocasionou maior venda naquele mês.

Evite compras de urgência
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Leia também: O que considerar ao fazer compras online? Veja 8 dicas para fazer compras seguras!

Nas duas situações, seria necessária uma compra de última hora. Essa urgência significa mais custos, por demandar entrega com maior velocidade e menor quantidade de pedidos.

Às vezes, até o fornecedor é surpreendido e precisa fabricar mais para conseguir atender o pedido. Por isso, é melhor evitar que aconteça para não pesar em seu orçamento mensal, peça somente em casos que não houver outra saída e de extrema necessidade.

Procure descontos por quantidade de volume das compras

Qualquer pessoa já entrou em uma loja que ofereceu dois itens pelo preço e um só, ou uma grande quantidade de itens com bom desconto. Acontece frequentemente em supermercados e lojas de departamento.

Não é diferente na hora de comprar direto da fábrica de seu fornecedor, ainda mais se tiver um contrato de fidelidade, pois quanto maior for o volume de seu pedido, maior desconto conseguirá.

Você também pode convidar uma outra empresa parceira para fazer essa grande compra com você, e ambos se beneficiarem pelo baixo custo.

Outra hipótese é indicar terceiros, em troca de receber algum desconto especial após o fechamento da venda de seu convidado.

Negociação de prazo de entrega e para pagamento

Como foi citado nos tópicos antecedentes, a compra com urgência gera mais gastos. Então, deve ser planejado a quantidade de mercadorias a serem pedidas e com um intervalo de tempo maior do que o fornecedor demorará para entregar.

Isso garante que você fique seguro e não falte o que necessita, mas também não retira a responsabilidade do fornecedor de entregar no dia combinado.

Da mesma forma que o prazo de entrega pode ser otimizado com a sugestão dada, o pagamento também. Parcelar o pagamento facilita manter a gestão de compras em dia. Assim, terá maior prazo, menores parcelas e consequentemente, menores custos mensais enquanto lucra mais em suas vendas.

Estude empresas em parceria para compras

Empresários costumam frequentar os mesmo locais e círculo de pessoas. Se você entrou em um ramo específico recentemente, em breve conhecerá outras pessoas no mesmo segmento se for a eventos.

Assim, você consegue se conectar com muitas pessoas, encontra aliados de negócio e verdadeiros amigos. Esse ambiente traz uma visão ampla do mercado, além de possibilitar avaliar outras empresas.

Estudá-las fará você entender o que funciona e o que pode aplicar na sua. Ainda pode convidar uma pessoa para ser seu parceiro em compras e reduzir seus custos com mercadorias.

Estude terceirização de serviços

No início de qualquer empreendimento, a quantidade da equipe é reduzida, e muitas começam com apenas uma pessoa. Depois, se desenvolve a ponto de precisar expandir e contratar novas pessoas.

Isso é um ponto positivo, mas contratar muitos especialistas para trabalhar apenas com você pode aumentar os seus custos. Ao invés disso, é mais viável terceirizar o serviço, para que a qualidade e quantidade de produção seja mantida, sem impactar nas finanças.

Com isso, você não terá que arcar com os custos do local, nem com cada pessoa e insumos diretamente. Funcionar muito bem, até com equipamentos que são muito caros, pois basta alugar por um determinado período e depois devolvê-lo, logo não terá custos com manutenção.

Automatize tecnologicamente o contato com fornecedores

A comunicação é um pilar primordial para que tudo flua conforme o planejado, então, prepare seus funcionários para lidar com software de gestão de compras, invista em treinamento para que todos estejam em um mesmo nível e consigam fazer uso.

Nele, deve ser cadastrado as informações de fornecedores, de modo a conseguir fácil acesso e guardar informações sobre transações feitas no passado.

Essa decisão de automatizar o contato com os fornecedores permite a otimização da gestão de compras, e impede que seus funcionários percam tempo ao fazer esse trabalho manualmente, ao invés de fechar mais vendas.

Relação da gestão de compras com controle de estoque: ajuste do orçamento

As compras feitas precisam ser equilibradas, já que o estoque possui um limite físico para armazená-las. Com isso, é necessária uma organização eficaz para não haver problemas, por isso, saiba exatamente como é feito esse controle de produtos que entram e saem.

Controle de entrada e saída dos produtos

Quando uma determinada mercadoria for comprada e descarregada no estoque, o ideal é alguém conferir os produtos, para conferir o pedido e adicionar ao sistema o que chegou. Esse processo se trata do controle de entrada e do controle de estoque.

Para fazer o controle da saída de produtos, deve ser registrado a quantidade de vendas para analisar a diferença entre vendas e produtos disponíveis no estoque. Não só dentro do software de gestão de compras, mas presencialmente.

Por isso, determine um período para que alguém vá até o local fazer a contagem completa e compare com os dados do software.

Descrição e categorização dos produtos

Não adianta ter um software específico com objetivo de organizar todos os produtos que você vende, se não estiverem com descrições certas ou em categorias completamente diferentes.

Existem produtos com nomes semelhantes e funções iguais, o que pode ajuda a confundir qual é o cadastro correto.

Se houver erro na consulta de preço, a empresa levará o prejuízo, então, escreva as descrições bem detalhadas, padronize a forma de escrita e se cadastre os códigos de barra para conseguir uma dupla checagem.

Separe os produtos em categorias, assim, a pesquisa é mais rápida, mesmo que tenha outro produto com o nome semelhante e função diferente.

Estudo do controle de vendas

Analisar as métricas de venda não servem apenas para saber o lucro, elas são responsáveis por apresentar outros dados também, e um deles é saber qual é o produto que mais vende e outro é se preparar para datas comemorativas. Além desses dois, você consegue se preparar para estipular novas metas mensais.

Ter maior conhecimento sobre o controle de vendas auxilia a gestão de compras no tocante a quantidade correta, e evitar que produtos fiquem esquecidos novamente.

Com relação a esses produtos parados, é aconselhado aplicar uma estratégia de grande promoção, conhecida também como queima de estoque, para liberar esse espaço.

Programação do calendário de compras

Não é novidade que são necessários produtos para atender a demanda dos clientes. O indicado é trabalhar pelo menos com o estoque mínimo, pois estoque máximo pode te prejudicar por não ter mais espaço para armazenar novas mercadorias, principalmente se tiver comprado produtos que não possuem grande saída.

Se sua empresa tem uma média fixa de vendas, a qual dá para estipular o dia aproximado que irá acabar, o ideal é sempre repor as mercadorias.

Suponha que são vendidas 30 blusas sociais de manga por mês, então, você pode comprar mensalmente esse produto com uma quantidade um pouco maior, ou fazer a compra quando já estiver com poucas peças disponíveis para venda.

Independente do seu tipo de negócio ou estocagem, essas orientações de gestão de compras são muito úteis para aplicar. Qual foi a sugestão que mais te ajudou a entender como funciona a gestão de compras? Entre em contato conosco para sabermos!

Se você gostou do conteúdo e quer continuar com os seus estudos, recomendo que você acesse os seguintes artigos:

Quais são os tipos de fornecedores?

Prospecção de Fornecedores: Como encontrar fornecedores?

Cálculo de Depreciação: O que é e quais são as fórmulas?

10 Critérios para seleção de fornecedores

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