Lista de compra: saiba a maneira correta de gerir as compras da sua empresa

Escolher as mercadorias para seu negócio não é uma tarefa tão fácil quanto parece, e pode te levar a dúvida de qual seria a compra certa para a sua empresa, não é verdade? Por isso, é imprescindível pensar em uma estratégia bem definida para organizar o estoque, prever a quantidade de vendas e identificar quais produtos têm mais vendas.

Além dessas preocupações primárias, a lista de compra deve incluir produtos de qualidade e bom preço. Sabemos que a gestão de compras pode ser complicada por existirem tantos elementos envolvidos.

Pensando nisso juntamos nesse artigo, as dicas mais importantes de como montar sua lista de compra para fazer a operação da maneira correta na sua empresa.

Como a lista de compra torna o processo da gestão mais eficiente?

Efetuar a compra certa para a sua empresa impacta positivamente em seu orçamento. À medida que a gestão de compras se torna eficaz, ela agrupa de maneira harmônica a qualidade e entrega da mercadoria sem prejuízos com o armazenamento. Por isso, a lista de compra ajuda demasiadamente o setor coorporativo de compras a organizar os processos de maneira mais eficiente.

Como a compra certa para a sua empresa a torna mais eficiente
Fonte/Reprodução: original

Leia também: Fornecedor: o preço NÃO é o único fator de compra [5 alternativas para conquistar mais clientes]

Essa é a base do funcionamento de uma empresa, a qual precisa ser extremamente organizada para oferecer um serviço eficiente. Todos esses fatores em conjunto determinaram a reputação no mercado.

A eficiência também influencia na fidelização de clientes, pois ao cumprir o prazo e qualidade acordados, você poderá obter mais vendas para a mesma pessoa. Mas, para isso, o fornecedor precisa garantir o prazo e a qualidade do produto prescrita na sua lista de compra.

Quais as metas de compra certa para a gestão de compras da sua empresa?

O planejamento da compra certa para a sua empresa se inicia antes mesmo de você montar a sua lista de compra. Por isso, determine quais são os insumos necessários para o negócio manter seu funcionamento normal e quais são as mercadorias essenciais que precisam ser constantemente repostas.

Após essa etapa, deve ser estabelecido algumas metas para que essa compra seja efetuada de forma inteligente. Ao total, você deve ter no mínimo cinco metas para seguir na sua lista de compra. Pronto para descobrir? Preste atenção nas dicas abaixo:

Compra certa pelo preço

O preço abaixo do orçamento prévio é a primeira. Contate um fornecedor que ofereça um preço mais acessível e competitivo para elevar a sua margem de lucro em cada item da lista de compra. Se não for possível reduzir o valor, pelo menos se mantenha dentro do orçamento disponibilizado.

Para adquirir maior flexibilidade de negociação, integre na sua lista de compra uma lista de fornecedores vasta para ter mais opções de produtos, serviços, preços, prazos, etc.

Além disso, se você for pedir um desconto para o fornecedor da sua lista de compra, certifique-se de não exigir um valor muito abaixo do que realmente vale para não ofender o profissional do outro lado.

Lembre-se que a compra certa para a sua empresa vai além do preço, mesmo que ele seja importante. Por isso, considere a variedade de produtos e fornecedores que o mercado fornece ao montar a sua lista de compra.

Compra certa pela qualidade

Não basta encontrar o preço mais competitivo, a qualidade deve ser priorizada na hora de formular a sua lista de compra. Seu público está acostumado a receber um produto com características específicas, e se você oferecer um produto inferior, pode sofrer uma queda de vendas e perder o público fiel. Então, padronize a qualidade do produto, escolha os fornecedores corretos e combine com eles sobre a entrega previamente.

Caso tenha dúvidas de que o produto oferecido possui a qualidade solicitada, peça uma amostra ou vá até o local de fabricação (ou distribuição) para verificar de perto. A qualidade determinará a decisão da compra certa para a sua empresa.

Compra certa pela quantidade

Saiba a quantidade exigida para manter as vendas em andamento. Adquirir algo que não está em falta e não possui boa saída de vendas é um erro fatal, que pode levar a falência, inclusive.

Por isso, invista tempo para avaliar as métricas do estoque e vendas mensais, relacione-as para estipular uma quantidade mais assertiva.

O tempo de reposição varia, mas também tem o poder de aumentar ou diminuir os custos na lista de compra. Por essa razão, é preferível fazer a compra em grandes quantidades se quiser economizar no transporte.

Mas se o objetivo for economizar em armazenamento e não trabalhar com entrega de grande volume de mercadorias, a compra certa para a sua empresa é pedir apenas o necessário para manter o estoque mínimo.

Compra certa pelo lugar para distribuição

Decida o item que precisa estar sempre disponível na sua lista de compra. Se o local onde você costuma solicitar a mercadoria não tem o que necessita, terá uma escassez; logo, não se prenda a somente um fornecedor.

Certifique-se de manter outras opções guardadas na sua lista de compra, assim, terá mais lugares para distribuição disponíveis para atender sua demanda.

Pergunte qual a produção mensal desse fornecedor e quantos clientes ele atende para você dimensionar a capacidade dele para lhe atender.

Compra certa pelo momento do cliente

Conferir se as métricas estão atualizadas e armazenadas corretamente influenciam na hora certa de comprar mercadorias. Identifique sazonalidade, compras mensais fora de datas comemorativas e verifique se há flutuação da quantidade de vendas mensais.

Com essas informações você poderá selecionar os itens prioritários na sua lista de compra que não podem faltar no seu estoque durante uma grande temporada de vendas.

As datas comemorativas devem ser inseridas no calendário para que as estratégias e pedidos de reposição de produtos sejam feitos com antecedência, de modo a suprir a necessidade dos clientes. Foque nos produtos que tem mais saída nesse período.

Com todas as informações de vendas efetuadas, a hora para fazer a compra certa para a sua empresa é definida facilmente com base no momento do cliente, o que reduz suas chances de errar na quantidade requerida.

Como a compra certa para a sua empresa é mais eficaz através do bom relacionamento com o fornecedor?

Manter um bom relacionamento com o seu fornecedor possibilita manter o seu negócio saudável a longo prazo e conseguir alguns benefícios.

Certas empresas gostam de manter apenas um fornecedor e outras trabalham com mais de um, mas independente de qual seja o seu caso, a comunicação e nutrição dessa parceria é crucial, pois uma boa relação permite fazer melhor negociações, solicitar desconto e melhores condições de pagamento na sua lista de compra.

Como a compra certa para a sua empresa é mais eficaz através do bom relacionamento com o fornecedor
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Leia também: 10 dicas para negociar boas compras com fornecedores

Permita que o fornecedor sinta confiança em você na hora da negociação, apresente uma proposta benéfica para ambos os lados, pois assim, os dois saem no lucro.

Essa proximidade concede maior liberdade para contatar o fornecedor para resolver problemas como: atraso na entrega, mercadoria errada ou com danos e outras questões. O que faz a compra certa para a sua empresa ser mais eficaz devido a esse bom relacionamento com o fornecedor.

Como a gestão de compras e controle de estoque se relacionam com eficiência?

Essas duas áreas precisam se alinhar para preservar o bom funcionamento e resultados. Para isso, os dados de ambas devem ser examinados com uma certa periodicidade, a fim de confirmar a entrada e saída de produtos.

Separamos seis tópicos para explicar melhor como é importante a eficiência entre gestão de compras e controle do estoque. Confira:

Entrada e saída de produtos

Tanto a entrada de produtos quanto a saída deles precisa ser registrada. Antes da compra de produtos, alguém deve checar o estoque para saber quais itens deves ser repostos. Essa checagem é obrigatória e precisa ter uma periodicidade definida para que a lista de compra seja formulada com sucesso.

A saída dos produtos precisa coincidir com o resultado da quantidade antecedente do estoque. Se houver qualquer divergência, pode ser por três motivos: roubo (ou furto), contagem errada ou não veio a quantidade solicitada de produtos.

Obter um software para auxiliar nessa contagem melhora a qualidade das informações registradas e facilita na hora de conferir o estoque.

Descrição e padronização de produtos

A organização das descrições e padronização de produtos facilitam a identificação de cada um deles, o que permite que sejam agrupados em categorias em comum, e se for adicionado o código de barras, também ajuda a evitar enganos durante a aquisição dos produtos na lista de compra.

Essas três formas de identificar um produto minimiza a chance de selecionar o errado. Já imaginou o trabalho que seria ficar vários minutos à procura de um item devido à falta de padrão? Não seria nada agradável.

Informações do fluxo de vendas

Informações do fluxo de vendas do mês devem ficar salvas para consultas posteriores. Não ignore a quantidade de métricas importantes que esse documento pode conceder, pois através dela, é possível extrair dados sobre aumento de vendas sazonais, em meses comuns e produtos que mais saem.

A partir dessas referências que as estratégias de vendas a seguir serão montadas. Após a constatação do que é mais vendido, os próximos pedidos ao fornecedor manterão o foco nos produtos com vendas recorrentes e reduzir (ou não pedir) aqueles que ficam estagnados.

Os que já estão parados no estoque precisam de um destino para liberar o espaço para novas aquisições. A tática de grandes empresas é diminuir o preço ao ceder desconto especial e podem chegar até o preço de custo.

Após se desprender deles, poderá realizar a compra certa para a sua empresa com menor taxa de erro.

Cronograma de compras de produtos

Depois da averiguar o fluxo de vendas, determinar a compra de produtos se torna uma tarefa mais fácil. Por obter uma ideia de quantos produtos serão vendidos, conseguirá estabelecer um cronograma para fazer a compra certa para a sua empresa.

Anote no calendário o dia que deve ser realizada essa ação, pois isso ajudará na manutenção de estoque mínimo e diminuirá os custos de armazenamento. Não há uma regra predeterminada, visto que o recomendado é identificar a demanda.

Lista de diferentes fornecedores

Toda companhia de sucesso decide os principais fornecedores que irá priorizar em conformidade com a qualidade e preços. Em seguida, as condições de pagamento e prazo de entrega são considerados.

Trabalhar com os melhores, garante que você tenha seu pedido atendido no momento desejado. Porém, imprevistos podem ocorrer no meio do percurso e fazer com que esses fornecedores fiéis não consigam suprir sua demanda em uma data específica.

Seja atraso da entrega, falta de material para confecção ou não conseguir atingir a demanda de todos os clientes, sua empresa não pode esperar. Por isso, separe uma lista de fornecedores organizados por ordem alfabética ou ordem de melhor custo benefício. Anote todos os critérios e monte a lista para realizar a compra certa para a sua empresa em caso de imprevistos.

Sistema de controle e gestão de compras

Muitos anos atrás, o controle de gestão de comprar era executado de forma manual, o que abria espaço para o erro humano. Hoje, a integração entre compras e estoque está disponível por meio de inúmeros softwares de gestão no mercado. A união desses dois setores simplifica e agiliza o processo de conferimento.

Ele também permitirá salvar o histórico de vendas, pedidos, em quais fornecedores foi realizado o pedido e quantidade de itens no estoque. Ainda evitará que ocorram erros significativos, pois uma tarefa durava dias, hoje é feita automaticamente.

Como a lista de compra da sua empresa impacta as vendas?

A compra certa para a sua empresa mantém o negócio em plena atividade e em alto desempenho, pois quanto mais conseguir utilizar métodos eficazes para reduzir os custos sem abrir mão da qualidade, melhor será para o seu negócio.

Redução de custos

Mantenha o controle do estoque e gestão de vendas alinhados que a redução de custo acontecerá sem muito esforço. As principais formas de conquistar essa redução é:

  • Comprar em maior quantidade, para negociar melhor os valores e forma de pagamento;
  • Possuir mais de uma opção de fornecedor em sua listagem;
  • Sempre analisar os resultados da concorrência.

De forma sucinta, a lista de compra na sua empresa permite que você visualize e realize a operação coorporativa da maneira certa na sua empresa.

Guarde todas as informações que dêmos para você e coloque em ação na hora de montar a lista de compra no seu negócio.

Mas, se você quiser continuar com os seus estudos, tudo bem! Eu recomendo que você acesse os seguintes artigos:

Quais são os tipos de fornecedores?

Prospecção de Fornecedores: Como encontrar fornecedores?

Cálculo de Depreciação: O que é e quais são as fórmulas?

10 Critérios para seleção de fornecedores

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Até mais 🙂

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