Homologação de Fornecedores: Como funciona e como aplicar?

A homologação de fornecedores consiste em várias etapas sequenciadas de um processo que tanto verifica quanto valida a competência de uma empresa fornecedora. É uma etapa a mais no processo de compra? Sim, mas com certeza tem muitos benefícios, especialmente o de dar segurança à empresa contratante.

Para realizar a homologação de fornecedores é necessário levar dois fatores em conta, que são, de fato, os dois lados dessa relação empresarial. Primeiro, a qualidade e legitimidade do fornecedor, o que fala bastante de sua reputação no mercado. Em paralelo, os possíveis riscos que envolvem a rotina de operação e gargalos na própria empresa que precisa dos produtos ou serviços ofertados.

Ao conhecer tanto as forças quanto as fraquezas de ambos, fornecedores e empresa contratante, é possível traçar o plano de compras perfeito. A consequência desse processo é uma redução significativa dos riscos, das despesas e dos custos. Tudo isso impacta de forma positiva na logística e nas próprias produção e vendas da empresa.

Dentre as muitas atividades vitais à manutenção e crescimento de uma empresa, certamente a homologação de fornecedores ganha destaque no rol das mais importantes. Isso porque o relacionamento com fornecedores é pautado em uma delicada balança entre a competência, o profissionalismo e o resultado.

Fazer a homologação de fornecedores é recomendado para todas as empresas, pois o objeto do contrato celebrado entre a compradora e vendedora é na maioria das vezes de valor alto.

O preço incide especialmente no volume e frequência da compra, que é basicamente a mercadoria necessária à produção da própria empresa ou produtos prontos para venda.

Visto que o ambiente empresarial é sempre o mais imprevisível possível, é preciso trazer o máximo de controle sobre as suas operações. Aquelas que envolvem os fornecedores devem receber atenção especial nesse caso. Ações como reposição de estoque, entrega de matéria-prima e insumos ou mesmo prestações de serviços devem ser padronizadas conforme a necessidade do cliente.

A homologação de fornecedores é uma forma de garantir, por um severo e extenso planejamento antes mesmo de fechar o negócio, que os fornecedores realizarão todas as estipulações necessárias, que dizem respeito ao volume de carga, especificações quanto a entrega, prazo, condições de pagamento, entre outras.

Conheça adiante como funciona a homologação de fornecedores e seus benefícios, bem como o passo a passo de modo que você também possa incluir, ou melhorar, cada etapa desse processo em sua empresa também!

Como funciona uma Homologação de Fornecedores?

Definida o que é a homologação de fornecedores, resta saber como funciona. Para que sua empresa aplique essa prática de agora em diante, ou para que a evolua, é necessário conhecer os critérios que perfazem uma homologação que gera resultados efetivos. Tratam-se de parâmetros básicos que podem ser aplicados em qualquer nicho.

Como funciona uma Homologação de Fornecedores
Fonte/Reprodução: original

Os primeiros são referentes às mercadorias em si.

  • Qualidade de cada produto ofertado
  • Entregas pontuais
  • Preço acessível, porém alinhado com o mercado respectivo ao das empresas
  • Realização de apoio técnico sempre que requisitado

Os outros critérios têm maior relação com o lado jurídico do processo

  • Comprovação de situação regular fiscal e judicialmente
  • Documentos que comprovam exercício legal da atividade
  • Cumprimento dos contratos

Vale ressaltar que o procedimento da homologação faz parte de um processo mais amplo, que é a validação do fornecedor. Esse processo se efetiva em três etapas: pré-cadastro, homologação e cadastro efetivo.

Durante a homologação, é necessário:

  • Analisar a documentação do fornecedor
  • Avaliar o preço ofertado pelo fornecedor
  • Analisar o atendimento feito pelo fornecedor
  • Determinar um processo avaliativo

Essas não são as etapas na hora de aplicar a homologação, mas os procedimentos necessários.

A primeira análise, documental, é para saber qual a situação legal do fornecedor, a fim de evitar prejuízos e transtornos futuros. Em uma situação hipotética, a sua empresa achou um fornecedor cuja mercadoria é de alta qualidade, mas no processo de homologação você verificou que o fornecedor não possui alvará para realizar suas operações. Isso significa que essa empresa fornecedora deve ser excluída dos planos até que regularize a situação.

A avaliação do preço é tida como de importância secundária, pois esse é um fator negociável entre os contratantes. No entanto, é importante ter atenção ao que o mercado diz sobre isso e analisar os preços de vários fornecedores ao mesmo tempo, para tirar uma média, até mesmo para negociar preços melhores.

Analisar o atendimento do fornecedor é o termômetro que indica como será a parceria no futuro, pois é o momento em que sua empresa “vira” cliente. Tudo o que o fornecedor faz de bom, ou de ruim, no primeiro atendimento deve ser entendido como um padrão para os próximos.

Por fim, ao determinar um processo de avaliação, o que sua empresa faz é criar um padrão de qualidade. A homologação é feita em etapas, o que significa a existência de tempo hábil para verificar as flutuações no padrão de qualidade do fornecedor.

Antes de partir para a aplicação da homologação em etapas, é importante frisar os benefícios desse processo para ambos os lados da relação. O que ambos procuram é uma parceria séria, profissional e duradoura. Do lado da empresa contratante, o ganho está na tranquilidade para realizar operações.

Isso desencadeia os benefícios para o fornecedor, que garante uma parceria de longo prazo e, portanto, uma renda previsível. Além disso, o benefício negocial atinge ambos os lados da relação.

Como aplicar uma homologação?

A fim de aplicar a homologação de fornecedores corretamente, sem queimar etapas e com a garantia de operações seguras e otimizadas, é necessário passar pela segmentação, qualificação e, aí sim, a homologação.

Como aplicar uma homologação
Fonte/Reprodução: original

A jornada a seguir é uma forma simplificada de entender o processo em suas particularidades sem perder de vista o cenário completo do que é homologação de fornecedores. Apesar dos vários detalhes propostos, tudo se torna mais natural quando enquadrado na avaliação e validação de futuras empresas parceiras.

Segmentação

Quando entendemos que a supply chain de toda empresa é composta de diversos ramos de atuação, fica clara a necessidade de fazer uma segmentação de riscos para contratar fornecedores. Os gestores de cada área sabem exatamente quais são os gargalos a procurar, de modo a evitar problemas.

Logo, a segmentação é uma etapa prolongada, pois requer uma integração de todas as áreas da cadeia de suprimentos para que o processo de qualificação seja o mais claro possível, assim como o da própria homologação.

Portanto, para que dê certo, a segmentação deve buscar por possíveis fatores de risco a serem detectados nos fornecedores. A investigação deve ser realizada nas seguintes áreas:

  • Fiscal – levantar o CNPJ ativo, alvarás de funcionamento, inscrição estadual ou municipal, dentre outros importantes documentos
  • Tributário – investigar se o potencial fornecedor possui dívidas ativas ou qualquer histórico de sonegação ou evasão fiscal
  • Trabalhista – requer a busca de dados acerca da rotatividade de funcionários do fornecedor, bem como se há pagamento regular do FGTS e conformidade com leis trabalhistas
  • Obrigações relativas aos ramos de atuação – algumas empresas atuam em áreas nos quais há regimes de fiscalização próprios, como é o caso da área de engenharia
  • Saúde e segurança – dar prioridade na contratação de fornecedores que possuem gestão de risco e padrões altos de segurança no trabalho e comissões internas de saúde
  • Responsabilidade social – empresas envolvidas em programas de desenvolvimento sustentável, além de projetos sociais e capacitação constante de funcionários devem receber pontos na avaliação para a homologação de fornecedores
  • Reputacional – esse critério diz respeito ao histórico do fornecedor, não apenas diante do mercado, mas também perante a lei. É importante buscar informações precisas e oficiais, e ter muito cuidado com as fake news, sobre a idoneidade do fornecedor. Em outras palavras, verificar se há notícias que envolvem crimes de natureza econômica, penal, ou até mesmo violações de direitos fundamentais

Além dos critérios mostrados, também é possível verificar se o fornecedor possui certificações, como o próprio ISO 9001, que é mais difícil de obter e denota qualidade definida por padrões internacionais.

Mas vale ressaltar que a ausência de uma certificação como o ISO 9001 só é exigida de fornecedores que trabalham em níveis altíssimos de operação. Só para obter esse certificado, a empresa leva meses, até mesmo alguns anos, para entrar no processo de padronização nesse calibre.

O mais importante é se ater aos principais critérios e verificar se a operação do fornecedor se adequa a necessidade de sua empresa. Isso é visto com mais detalhes na etapa da qualificação.

Qualificação

Não à toa a qualificação é a segunda etapa nesse processo de homologação de fornecedores, onde tudo o que foi levantado na segmentação será utilizado aqui. Essa fase da homologação corresponde a cruzar os dados relativos às empresas fornecedoras, em um verdadeiro processo de seleção.

Entretanto, o simples volume de informações e documentações levantadas já demonstra o quanto o trabalho da qualificação pode se tornar arrastado e representar um emprego excessivo de energia antes mesmo de iniciar as operações de compra de uma empresa. Por isso que as empresas buscam automatizar esse processo cada vez mais.

Homologação

A última etapa é a homologação em si, que consiste na obtenção de uma lista de fornecedores aptos a atender todas as necessidades de seu cliente, ou seja a empresa. São os candidatos que venceram a “eleição” para se tornarem parceiros de relações comerciais duradouras.

Para que sua empresa mantenha o controle sobre a qualidade dos fornecedores ao longo do tempo, é preciso ter vigia constante sobre os seguintes aspectos.

  • Comunicação clara
  • Capacidade de compreender a demanda
  • Recursos e capacidade para atender a demanda
  • Manutenção dos certificados relacionados ao controle de qualidade
  • Cumprimento de acordos
  • Abertura para eventuais negociações

Ao observar esses parâmetros, bem como os outros já citados, o ato de homologação, ao menos em relação aos fornecedores conhecidos, torna-se mais rápido e simples.

Evite erros comuns

Agora que você viu como a homologação de fornecedores pode ser um processo extremamente detalhista, é importante conhecer quais são os erros que podem ocorrer. Os mais comuns e prejudiciais são três, os quais foram levantados de acordo com as próprias tendências das empresas, de todos os nichos.

O primeiro erro é esquecer a legislação. Em nosso país, onde há leis específicas para todos os tipos de relações comerciais, certamente existe uma norma a fim de regulamentar a contratação de fornecedores para sua empresa. Portanto, veja se tanto sua empresa quanto a fornecedora correspondem com as leis previstas.

O segundo erro é referente aos excessos que podem ser cometidos ao longo do processo de homologação de fornecedores, que pode acontecer principalmente na hora de levantar documentos. É preciso ter parâmetros até para isso, pois criar um amontoado de documentos desnecessários à avaliação significa nada além de tempo e recursos em franco desperdício.

Por fim, o terceiro erro é fácil de ser cometido, especialmente quando o fornecedor já é um parceiro de longa data. Ele está relacionado com o monitoramento dos fornecedores, é necessário tanto acompanhar a homologação em todos os seus muitos critérios, quanto à atualização dos documentos solicitados e validação dos certificados.

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