O que é um Software ERP e para que serve?

O Software ERP é o cérebro organizacional de uma companhia.

Toda empresa necessita de um local onde é possível reunir todas as informações acerca de seu funcionamento e rendimento.

Em um mundo onde a tecnologia é cada vez mais presente no ramo corporativo, a melhor forma de fazer esse controle é através do digital.

Os dados de uma empresa não são apenas volumosos, mas estão espalhados por todos os setores.

Fazer a monitoria de cada informação de maneira individual redundaria em uma enorme perda de tempo para o empreendedor.

A principal consequência disso é ineficácia da gestão, o que gera despesas e prejuízos maiores.

Todo bom negócio existe a partir do princípio da adaptabilidade!

Em outras palavras, é sempre recomendada a tarefa de analisar os dados de modo a realizar melhorias, implantar estratégias no ambiente interno e externo da empresa.

Além de corrigir erros que não são perceptíveis previamente à análise dos dados.

O Software ERP permite que todos os setores de uma empresa sejam integrados e examinados às minúcias a partir de uma única ferramenta.

Logo, a eficácia da gestão leva à tomada de decisões mais acertadas. Assim, a empresa corre menos riscos em suas operações.

A tarefa da gestão pode ser otimizada através do Software ERP.

Os gestores que ainda não conhecem as propriedades do ERP ainda não puderam usufruir de suas inúmeras vantagens.

Confira a seguir em maiores detalhes a origem do Software ERP, sua conceituação, utilização, em quais situações deve ser aplicado e, por fim, os benefícios que traz.

O que é ERP?

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O Software ERP, ou Enterprise Resource Planning é, de fato, um sistema de gerenciamento integrado.

Suas origens remetem ao século passado, quando gestores perceberam a necessidade de um método mais eficiente, único, de planejamento das atividades empresariais.

Esse programa passou por alguns estágios de evolução até chegar ao que é hoje.

Primeiramente, não se chamava ERP, mas EOQ (Economic Order Quantidade), com a finalidade de vistoriar, analisar e programar a produção.

Décadas depois, mudou para MRP (Material Requirements Planning), que era uma versão computadorizada e mais completa do que o primeiro.

O que começou como o ímpeto de gestão da produção, cresceu para um sistema complexo de administração de diversos setores de uma empresa.

Essa mudança expressiva ocorreu na década de 1980, até que no ano de 1990 o ERP tomou a forma conhecida dos tempos atuais.

É necessário fazer uma ressalva sobre as transformações dos sistemas de gerenciamento.

O Software ERP continua em evolução, dado que as demandas internas de uma empresa também mudam constantemente.

Para que serve um sistema de ERP?

Quando as informações de todos os setores ficam disponíveis a partir de um só programa, os funcionários têm a oportunidade de realizar o trabalho de forma integrada.

A disponibilidade de informação permite que os colaboradores rendam mais, o que torna todo o negócio mais dinâmico e traz bons resultados.

Moldado para a gestão de recursos, com a visibilidade do volume de produção, despesas, custos e ganhos, o Software ERP se torna uma ferramenta de gerenciamento poderosa.

Em seu resumo podemos atribuir como principal benefício o diagnóstico empresarial aprofundado sobre redução de custos e aumento de produtividade.

É a visão panorâmica da empresa por dentro. Do fornecimento de produtos até sua venda!

Logo, o gestor com maior visão, terá também os melhores planos de ação, execuções e, por conseguinte, resultados.

O sistema ERP trata de diversos processos internos, quais sejam:

  • Gerenciar projetos;
  • Monitorar a produção;
  • Atividade fiscal;
  • Controle de estoque;
  • Gestão de Fornecedores;
  • Planejamento de compras;
  • Gestão financeira;
  • Gestão de pessoas.

Como se nota, as decisões de administração empresarial, como um todo, não dizem respeito apenas à produção.

Com o software ERP é possível entender a fundo sobre cada setor, desde o financeiro até o de RH.

Benefícios de um Software ERP

Há um motivo para o software ERP ser tão requerido no meio empresarial: é a sua capacidade ímpar de sistematizar dados que, de outra forma, seriam confundidos, perdidos ou desperdiçados.

É possível listar cada benefício específico trazido por esse revolucionário programa.

Proteção de Dados

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A informação é a base para o crescimento de qualquer empreendimento.

Logicamente, a proteção de informação segue essa tendência, em especial devido à profusão de dados possibilidade pela transformação digital.

Quando uma empresa tem à disposição um Software ERP de qualidade, torna-se capaz de proteger os próprios dados e os dos clientes, o que colabora nas estratégias em relação à competição e perpetua a sua boa reputação.

Um Software ERP mais avançado trabalha no ambiente da nuvem.

Esse requisito é especialmente valioso para as empresas de grande porte, que lidam com dados o tempo todo, em grande quantidade, e precisam garantir que não serão vazados.

Automação de Processos

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Quando uma empresa retira de seus funcionários mais competentes a carga das atividades mecânicas, que não requerem muito esforço intelectual, mas que leva muito tempo, tudo funciona mais rápido.

O ERP uniformiza os processos burocráticos e os realiza mais rapidamente. Isso traz maior colaboração entre setores e agilidade em suas respectivas tarefas.

Redução de custos

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Esse benefício é uma consequência do primeiro.

O uso contínuo do software ERP promove diminuição de despesas, pois oferece ao gestor uma visão panorâmica dos custos, de forma cirúrgica, sem perda de tempo.

As decisões tomadas serão mais seguras e as chances de acerto crescem. Em outras palavras, quando for hora de investir em novas abordagens, isso será feito com menor gasto de energia e recursos.

A maior finalidade de um ERP, no que diz respeito de custos, é aumentar a produção de uma maneira sustentável, ao cortar o excesso de materiais.

Esse esforço deve ser somado ao de ter o chamado estoque mínimo, de forma que os produtos estejam em constante fluxo, corresponde à demanda precisa.

Esta última recebe o melhor cálculo a partir do sistema integrado de dados.

Monitoramento das vendas

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Através do software ERP, o gestor consegue descobrir qual produto, em qual segmento, gera mais lucro.

Em outras palavras, é possível entender a proporção correta entre oferta e demanda de cada produto.

Por meio do uso de dados oferecidos pelo ERP, é possível investir nos produtos que saem com mais frequência e melhorar aqueles que não foram bem recebidos, bem como manter o estoque mínimo e programar os pedidos de forma mais prática e objetiva.

Aumento de produtividade

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Devido a redução de custos e otimização de processos, será possível notar o aumento de produtividade.

Tanto no setor de estoque, compras, quanto vendas!

Será necessário o monitoramento e análise de processos internos, mas acredite, os resultados serão escaláveis e superiores ao “esperado”.

Softwares ERP gratuitos

Mesmo que uma empresa não se compare com as grandes corporações no que tange o porte, isso não significa renunciar a um sistema de gestão integrado.

Já existem uma variedade de softwares ERP em versões gratuitas que podem ser aplicados imediatamente.

Sige Lite

Esse ERP é gratuito e possibilita que a empresa emita notas fiscais mesmo em modo offline.

Atua na área de contas a pagar e receber, registros e gerência de ordens de serviço, cadastro de pessoas, produtos e administração das vendas.

Esse Software ERP é ideal para empresas de pequeno e médio porte.

Tem a grande vantagem de ser integrado ao Mercado Livre, o que facilita na criação de anúncios e no contato com os clientes.

Apache OFBiz

Já esse programa é voltado para a gestão das atividades de TI de uma empresa.

Funciona em módulos, dentre os quais são: contabilidade, fabricação, RH, administração de estoque, E-Commerce, inventário, indústria e CRM.

Estes módulos permitem que a empresa faça a administração dos produtos, especialmente nas vendas, com catálogos, promoções e preços, além de analisar o controle de suprimentos.

Ademais, a ferramenta possibilita a gestão financeira, relacionada a contratos, pagamentos e cobranças.

Blueseer ERP

O Blueseer traz em seu sistema uma integração de funções, tais quais a visão completa do inventário e a administração dos setores de vendas, produção, compras e envios.

No que tange às vendas, o programa trabalha através de gráficos e relatórios de análise dos principais dados envolvidos em cada operação.

Ademais, este Software ERP vem com um sistema de scanner de código de barras.

Como utilizar um Software ERP?

O primeiro mito a ser derrubado é que o Software ERP é customizado para atender necessidades apenas de grandes empresas.

A gestão empresarial deve ser otimizada em todos os casos, independente do escopo de atuação de um empreendimento no mercado.

Mas, é preciso realizar uma atividade de observação profunda dos processos internos e conversar com os funcionários antes de escolher qual ERP é o ideal.

Ademais, é importante “ter o pé no chão” e saber que a realidade econômica da empresa também é um critério de escolha.

Escolher a opção mais rentável e prática, que trará resultados a curto, médio e longo prazo é a forma mais inteligente de começar o uso de um software ERP.

Confira a forma de uso de cada ERP de acordo com a necessidade de cada empresa.

Para pequenas empresas

Uma empresa pequena existe com a finalidade de crescer. Logo, o investimento inicial é o motor por trás da aquisição de um ERP.

Esse software será empregado com intuito de entregar recursos que correspondam à fase inicial de crescimento do negócio.

Isso permite que o empresário e gestor pague somente pelo que utilizar; o que evita desperdícios.

O ERP promoverá uma visão em tempo real acerca dos estoques, das vendas e da situação financeira para que a expansão seja propícia.

Para médias empresas

Uma empresa de porte médio vive menos emergências financeiras do que as menores, no sentido de que já está mais estabelecida.

Encontrou-se sua identidade e seus processos internos estão padronizados. Já passou por fases de tentativa e erro e já aprendeu a se planejar melhor e com isso colher bons resultados.

Agora, é o tempo de embarcar em soluções mais inteligentes de gestão, para que o crescimento continue.

Na prática, a ênfase estratégica a partir da coleta de dados e análises que prevejam as próximas ações mais adequadas e menos arriscadas.

Nessa fase, o Software ERP é especialmente utilizado para otimizar e melhorar a experiência dos usuários internos e externos.

A integração deve ser marcada, onde cada setor colabora com o outro.

O de gestão de pessoas deve ser parceiro do setor de compras, assim como os colaboradores do financeiro atuam em conjunto com os de gestão de produtos.

Esse movimento e fluxo constante entre setores promove a unidade e força de um empreendimento.

Tudo isso é conquistado quando ocorre a automação dos processos burocráticos e a melhor percepção do negócio como partes ligadas a um todo, fornecidos pelo ERP.

Para grandes empresas

A realidade de uma empresa grande é a expansão massiva para mercados novos, e a manutenção dos clientes fiéis.

O software possibilitará essas ações através da implementação de ferramentas de TI, cada vez mais avançadas e conhecidas entre as grandes corporações.

  • Deep learning – é o mesmo que uma “imitação” da mente humana por parte do programa. Isso torna o seu processo de aprendizagem ainda mais sofisticado.
  • Smart Data Discovery – somente coletar dados não é mais o suficiente. Com essa aplicação, é possível estudá-los a fundo para que os relatórios saiam de forma automática, o que acelera a operação.
  • Aprendizado não supervisionado – serve para reunir as características padronizadas de um determinado grupo. Muito usado para estudar o público consumidor.
  • Análise preditiva – as grandes empresas trabalham com a previsão de eventos que são feitas pelos ERPs através de algoritmos que analisam dados. 

Seja uma empresa grande, média ou pequena, o uso do software ERP é altamente recomendado, pois só através dele, a possibilidade de crescimento e expansão se torna uma realidade em um mercado tão concorrido.

Agora que você já conhece as possibilidades de ter uma empresa cada vez mais eficiente a partir do Software ERP, a próxima tarefa é fazer o autoexame.

De forma cautelosa, planejada, sem queimar etapas, busque entender a identidade e a realidade de seu empreendimento.

Uma vez adquirido esse conhecimento, procure um bom Software ERP que se adéque às necessidades de sua empresa, tanto para uma manutenção saudável quanto para uma evolução viável.

Conclusão

A partir da centralização das informações obtidas, o fluxo de dados corporativos ser torna muito mais “fluído”.

Com isso, será possível manter uma base única e personalizada, com a “cara” do seu negócio!

Seus resultados serão assertivos e seus insights serão valiosos, tanto para sua equipe de marketing, quanto vendas.

A tomada de decisões terá maior número de conversões e estratégias de vendas serão otimizadas!

Espero que este conteúdo tenha sido enriquecedor para seu aprendizado.

Bons negócios!


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