Em uma empresa, é necessário fazer uma boa gestão de compras para que o negócio tenha um bom desenvolvimento e alcance o sucesso. Para se tornar referência nessa área demora um tempo, aliás, nenhum empresário bem sucedido obteve o sucesso sem anos de trabalho árduo.
Todos os esforços estão concentrados em fazer o negócio trabalhar de maneira eficiente, sem esquecer das boas práticas.
Nesse artigo, mostraremos algumas sugestões para você implementar em seu negócio, mesmo que seja iniciante.
Neste post, você verá:
O que é uma boa gestão de compras?
A gestão de compras consiste em planejar as compras e também deixar esse processo mais organizado.
Para isso ser possível, a primeira etapa é identificar qual é a demanda, responsável por reconhecer a quantidade de vendas de cada produto. Entender isso ajuda a tomar a melhor decisão antes de repor o estoque.
Leia também: O que é gestão de estoque e por que minha gestão de compras depende disso?
Outros fatores como bons fornecedores, preço e vendas, ajudarão no quesito de quantidade e tempo para reposição de mercadorias. Ao decorrer do texto, explicamos por etapas como funciona.
Quais responsabilidades da gestão de compras?
O intuito da gestão de compras é conservar a empresa em normal funcionamento, ainda evita que falte qualquer recurso.
Ela impacta diretamente no financeiro, pois a organização desse setor permite separar fornecedores que oferecem serviço de qualidade e no prazo correto. Assim, possibilita a manter o bom preço e qualidade esperada pelo seu público.
O valor do investimento pode ser reduzido se fechar parceria com antecedência, e uma boa administração do dinheiro permite que esse valor traga resultados e não prejuízos.
O investimento deve ser feito no momento pré-estabelecido, para não sobrecarregar os outros segmentos. O setor de gestão de compras também é responsável por: registrar as informações de compra e venda; fazer um relatório; negociações; e emitir os pedidos.
Qual a importância de ter boa gestão de compras para a empresa?
Uma empresa só cresce se fizer bons investimentos, e é nesse momento, que entra a gestão de compras, para avaliar onde e como fazer bom uso do orçamento disponível.
Não saber o que precisa e quando precisa, te leva a fazer escolhas erradas e de última hora, o que costuma aumentar os gastos e leva a tomar decisões equivocadas, ao comprar produtos que não precisavam ou não possuem alta demanda, que acabam esquecidos em um canto, ou é simplesmente feito uma queima de estoque para que alguém os compre.
Leia também: Os 6 principais cuidados com suas listas de fornecedores que você precisa ter!
Gastos excessivos podem se acumular e ser praticamente irreversíveis a ponto de precisar fechar o seu empreendimento, e a falta de suprimentos pode levar a mesma direção, já que os consumidores têm uma expectativa sobre o seu negócio, e esperam adquirir o que precisam em seu estabelecimento.
Como realizar gestão de compras e tornar-se uma referencia?
Além de uma equipe preparada, existem outros elementos primordiais na hora de realizar a gestão de compras.
Para se tornar uma referência, requer muita atenção em cada detalhe para efetuar esse processo com eficiência. Por isso, atentem-se as dicas abaixo para seguir o caminho correto:
Definição de demanda e quantidade
Definir os suprimentos necessários para sua empresa funcionar é o passo substancial, além de saber o que precisa para fabricar seus produtos ou quais produtos comprar, caso já os venda prontos.
Registre tudo o que é imprescindível para obter os produtos e a movimentação de vendas em uma planilha, para dimensionar seu lucro e conseguir comparar com os seus gastos. Essa é a maneira mais viável para tomar uma decisão correta e aumentar a chance de acertar a quantidade que irá ser vendida.
Sua planilha deve ser atualizada com frequência, e ter uma para cada mês, ajudará no controle sobre as flutuações de vendas e média de ganho durante os meses. Ajuda também a mensurar se uma estratégia de venda obteve resultados positivos ou não.
Além da sua demanda, é preciso investigar se o fornecedor pode supri-la. Por isso, não deixe de perguntar.
Pesquisa de fornecedores
Manter seu estoque reabastecido e com mercadorias de qualidade depende de um bom fornecedor. Para encontrá-los, peça indicações a amigos do mesmo ramo, frequente eventos importantes no seu nicho e veja a experiência que outras pessoas tiveram por comentários na internet (em fóruns, redes sociais e sites da própria empresa).
O bom de receber indicações de quem você já conhece é que são indicações mais sinceras, e às vezes tem um bônus junto, como um desconto ou preço mais acessível.
Certifique-se dos valores, prazo, tipo de serviço e outros termos que precisam ser acordados antes de fechar parceria. Anote todas as sugestões e analise todos os critérios que deseja em um fornecedor para organizá-los em ranking de prioridade.
Comparação de preços dos orçamentos
Ao organizar os fornecedores que atendem suas necessidades, chegou a hora de solicitar os orçamentos.
Dentro desse orçamento, terá os produtos que serão disponibilizados, preços, prazo de entrega, entre outras especificações.
Sua missão é analisar, comparar e tirar todas as dúvidas diretamente com o fornecedor. Observe as letras pequenas também, pois às vezes existem algumas desvantagens ou condições para caso aconteça quebra de contrato. Por isso, fique atento para não precisar lidar com prejuízos futuros e inesperados.
Não feche parceria antes de esclarecer tudo. Não deixe se levar apenas pelo preço, essa costuma ser uma das maiores armadilhas para inciantes no mundo das negociações.
Negociação de valores
Depois de organizar e selecionar as melhores opções para o seu negócio, chegou a hora de negociar os valores. Para isso, seu orçamento máximo deve estar pré-estabelecido, antes mesmo de tentar negociar, pois ele que irá nortear o seu caminho, e seu dever é ficar dentro dele.
Pergunte sobre as condições de pagamento e desconto para compras de maior quantidade.
Nesse momento, quanto mais você souber sobre a qualidade do produto e preço de mercado, maior a sua chance de elaborar bons argumentos para pedir um desconto. Ainda pode chegar em um acordo bom para ambos da negociação.
Organização e planejamento de compras e pagamentos
Nessa etapa, a organização de fornecedores está concluída e a demanda de mercadorias bem definida.
Após escolher qual o fornecedor que deseja trabalhar, não descarte os outros, mantenha esses contatos salvos para um futuro imprevisto.
Ao chegar em um valor dentro do orçamento planejado, é hora de negociar a forma de pagamento mais viável. Pergunte sobre pagamento a prazo, juros e parcelamento, e fique atento, para não exceder o orçamento prévio de gastos mensais. Se você quiser saber mais sobre como gerenciar contratos com fornecedores, clique aqui!
Os pedidos devem ser feitos segundo a demanda e produtos que mais tem vendas. Algumas empresas fazem reposição mensal e outras preferem realizar compras maiores para manter o estoque abastecido por mais tempo.
Averígue a validade dos produtos em caso de grandes compras, pois produtos fora da validade precisam ser descartados.
Esses são pontos que devem ser discutidos com toda equipe após as análises dos meses anteriores, para estabelecer a melhor alternativa e evitar a repetição de erros.
Mantenha bom relacionamento com fornecedores
Procure ter um meio de comunicação eficaz entre você e o seu fornecedor, pois esse meio irá aproximar a relação profissional de vocês e permitirá a resolução de problemas de maneira mais rápida. Não só isso, mas também uma negociação de preços mais vantajosa para ambos os lados.
Dessa forma, nos dias que houver uma urgência e precisa de mercadoria extra, terá como recorrer a esse contato.
Uma situação que gera apreensão é quando o pedido atrasa e não há notícias sobre o dia da entrega. Além desse contato do fornecedor, também pergunte sobre o número da equipe de pós-venda para outros imprevistos.
Sistema de registro e planilhamento de compras
Com os avanços tecnológicos, chegou a hora de desapegar de métodos antigos e aderir a novas soluções tecnológicas para gerir uma empresa, pois elas nos ajudam a verificar, guardar e atualizar informações com maior facilidade e rapidez.
Por isso, as grandes empresas contam com um software para gestão de compras, a fim de manter tudo em ordem. Essa solução automatizada é mais eficiente do que planilhas feitas manualmente, já que auxiliam no monitoramento de vendas e do estoque.
Além disso, elas ajudam a economizar tempo para realização de compras, pois depois de configurado, é possível fazer compras com apenas poucos cliques.
Não podemos esquecer que o histórico de pedidos fica armazenado, para ser acessado a qualquer momento, perfeito para relembrar o custo de cada item negociado anteriormente, o que serve para conseguir valores mais interessantes.
Vale a pena conhecer os softwares de gestão de compras disponíveis no mercado para obter esses benefícios.
Como reduzir os custos com a gestão de compras?
Do mesmo jeito que gastos trazem aflição, a economia gera uma emoção prazerosa de missão cumprida. Reduzir os custos é uma tarefa complicada, principalmente quando o orçamento é reduzido.
Mesmo assim, essa redução é possível, e com as orientações a seguir, você conseguirá atingir o seu objetivo:
Metas e objetivos
Já discutimos sobre a importância de analisar a demanda de produtos e armazenar as informações das vendas em planilhas, pois a partir disso, podemos determinar metas a serem cumpridas mensal ou semanalmente.
Um negócio de sucesso visa a expansão e aumento do faturamento. Com isso, vem outras obrigações como:
- Montar estratégia para aumentar venda;
- Investir em marketing digital;
- Reduzir custos desnecessários.
Todas essas questões devem estar inclusas na discussão do planejamento.
As metas devem ser realistas e baseadas em dados anteriores para diminuir a margem de erro. Não há espaço para equívocos quando se trata de negociações, pois qualquer ação deve ser bem analisada antes da aplicação.
Alinhamentos de setor de compras e estoque
Antes de fazer novas compras, é necessário ir ao estoque e conferir as mercadorias que estão lá para não desperdiçar o investimento.
Averígue se a quantidade de vendas está alinhada a quantidade de itens que saíram do estoque. Mesmo que as chances sejam mínimas de ocorrer algum erro no software de gestão de compras, essa inspeção não pode ser negligenciada, por isso, defina uma frequência para essa tarefa ser efetuada.
Ter mercadorias no estoque por muito tempo significa maiores custos de armazenamento, além de arriscar perder alguns deles devido à data de validade expirada. O ideal é manter essas duas áreas bem alinhadas e com monitoramento em dia.
Análise das vendas da empresa
Guardar as métricas anteriores e fazer uma análise mensal do desenvolvimento de vendas é essencial para traçar novas metas. Nela, consta as mercadorias que mais foram vendidas e o tempo necessário para essas vendas ocorrerem.
Com base nessas informações, consegue-se:
- Prever a quantidade de vendas para o próximo mês;
- Criar estratégia para aumentar os resultados;
- Definir novos objetivos;
- Saber a quantidade dessa mercadoria é necessário ter no estoque;
- Quando fazer um novo pedido para o fornecedor.
Todos esses dados devem ser a base para qualquer decisão que precisa ser tomada em seu negócio. Assim, investirá seu orçamento com maior segurança e maior sabedoria para reduzir os custos quando necessário sem alterar a qualidade de seu serviço.
Estude todas essas orientações sobre a gestão de compras dadas e aplique de maneira inteligente para obter ótimos resultados.
Agora que você viu nossas dicas para fazer o gerenciamento de compras da sua empresa, não esqueça de acessar o site Cadastro Empresa para encontrar novas parcerias para o seu negócio. Estamos aqui para divulgar o seu empreendimento e impulsionar suas negociações.
Mas, se você quiser continuar com os seus estudos, tudo bem! Eu recomendo que você acesse os seguintes artigos:
Quais são os tipos de fornecedores?
Prospecção de Fornecedores: Como encontrar fornecedores?
Cálculo de Depreciação: O que é e quais são as fórmulas?
10 Critérios para seleção de fornecedores
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