Veja 8 dicas para gerenciar contratos com fornecedores

Conhecer a importância de gerenciar contratos com fornecedores é vital para manter a sobrevivência e o crescimento de qualquer empresa.

A empresa funciona como uma unidade complexa, um organismo vivo, no qual cada setor é um órgão que funciona plenamente. Se alguma célula for comprometida, todo o sistema será afetado progressivamente.

No caso de gerenciar contratos com fornecedores, o que está em jogo é a manutenção do setor de compras da sua empresa, que deve prezar por corte de custos e despesas para aumentar a receita disponível para novas negociações.

Gerenciar contratos com fornecedores afeta diretamente outros setores da empresa e, por isso, é tão importante controlá-lo. Por exemplo, para realizar uma campanha de marketing adequada a empresa depende de fornecimento adequado para produzir o material, seja de produtos, matéria-prima, insumos ou serviços.

A boa notícia repousa no fato de que existem critérios bem específicos para gerenciar contratos com fornecedores de maneira eficaz. Eles atingem desde a organização da empresa até a agilidade em seus processos internos.

Conheça a seguir a importância de gerenciar contratos com fornecedores e descubra como evitar erros para extrair o melhor possível do seu departamento de compras. Saiba também como negociar boas compras com fornecedores!

Como gerenciar melhor os contratos com fornecedores?

É possível trazer melhorias significativas ao gerenciar contratos com fornecedores a partir de ações que devem ser implementadas na empresa de forma rotineira. É preciso ressaltar que a relação ideal com os fornecedores é uma de longo prazo, onde a parceira é sólida. Isso faz com que todos os planos de ação da empresa sejam feitos com precisão, já os processos são agilizados.

Como melhor gerenciar contratos com fornecedores

Fonte/Reprodução: original

Organização

A organização aqui diz respeito aos contratos em si. Visto que a relação de parceria entre uma empresa e seus fornecedores é longa, a papelada pode acumular rapidamente. É preciso especificar tanto os direitos quanto às obrigações mútuas, gerando cláusulas específicas.

Ademais, ao longo da parceria, necessidades podem surgir, termos podem ser revisados e novas condições serão necessárias. Para que a relação seja eficaz, vantajosa e ágil tanto para a empresa quanto para o fornecedor, é necessário ter o contrato sempre à mão, de forma muito organizada.

Dispor de um software que possa organizar todos os contratos de uma só vez, de maneira que possam ser acessados com apenas uns cliques, é ideal no dia a dia de uma empresa.

Aspectos financeiros

Todas as cláusulas que dizem respeito aos direitos e obrigações de natureza financeira devem ser observadas várias vezes. As garantias monetárias, condições de pagamento e prazos de pagamento são alguns dos elementos mais importantes para gerenciar contratos com fornecedores.

Renovação

Por natureza, os contratos são temporários, ainda mais quando são feitos entre uma empresa e seus fornecedores. É preciso ter muita atenção quanto ao prazo de validade do contrato, pois o termino dele normalmente coincide com uma revisão sobre a parceria.

Além disso, verificar a renovação é uma forma de excelente de saber se tudo o que estava no contrato foi cumprido.

Não importa se o contrato será encerrado ou renovado, a ação recomendada é anexar o documento antigo, de forma que haverá uma prova legal da existência e cumprimento do contrato. É uma forma simples de prevenir a empresa contra qualquer problema judicial posterior.

Agilidade nos processos internos

Gerenciar contratos com fornecedores de maneira inteligente certamente envolve os processos internos. Um contrato com fornecedores aborda diversas áreas da empresa, que pode passar pelos gestores de suprimento ou diretores do setor de compras, por exemplo. Isso significa que fazer um acordo não é um serviço rápido, que envolve apenas digitar as cláusulas.

É preciso que vários setores da empresa concordem com o que for estipulado no contrato. Assim, ter agilidade nos processos internos é uma das melhores formas de gerenciar contratos com fornecedores. Veja como planejar as compras da sua empresa!

Qual a importância de gerenciar contratos com fornecedores?

A importância de gerenciar contratos com fornecedores está nos detalhes. Ainda que seja necessário investir mais energia ao elaborar ou observar um contrato, a longo prazo isso significa economia de tempo para a empresa.

Quando ocorre qualquer erro na elaboração do contrato, isso pode levar a contratempos reais com o fornecedor.

Qual a importância do bom gerenciamento de contratos com fornecedores
Fonte/Reprodução: original

Também pode ocorrer uma leitura rápida demais dos termos de contrato, o que talvez gere má interpretação. Somente isso já pode causar problemas na parceria com os fornecedores.

Podem ser questões operacionais, como o cumprimento de um prazo ou uma alteração na quantidade de mercadoria, mas também ser algo mais grave, que requeira uma solução judicial.

Como evitar erros no contrato com fornecedores?

Em primeiro lugar, é preciso ter um conhecimento profundo do próprio negócio, de forma que qualquer termo contratual não condizente seja identificado rapidamente. A segunda dica é o detalhamento máximo de todas as atividades esperadas por ambas as partes do contrato.

A terceira coisa a ser feita é a mais óbvia, pois envolve a assinatura de todas as vias. Já a quarta atitude a ser tomada é de vital importância, pois envolve os juros de mora. É preciso tê-los em mente, e gravados no sistema, para que a empresa não pague esse tipo de juros.

Por fim, é importante que toda execução prevista no contrato seja acompanhada de perto, independente de qual segmento a empresa faz parte.

Como gerenciar melhor os contratos com fornecedores?

Uma vez conhecida a importância de gerenciar contratos com fornecedores da forma adequada, é preciso mostrar como fazer isso, na prática.

Escolha do fornecedor

Atualmente, as empresas veem fornecedores não apenas como parceiros de transação, mas como verdadeiros ativos. Quanto mais valor um fornecedor traz aos processos, melhor será a parceria. Por isso, antes mesmo de fazer um contrato, é preciso fazer uma extensa triagem.

É preciso lembrar que os fornecedores já conhecem o mercado, portanto devem ser vistos como aliados no crescimento de uma empresa. Saiba como encontrar fornecedores de maneira rápida e fácil!

Gerenciamento de risco de suprimentos

Por mais que a empresa tenha excelentes colaboradores e um processo interno otimizado, sempre há o durante a produção e entrega dos itens. Não há como controlar tudo, isso se chama o risco de suprimentos.

Para lidar com a imprevisibilidade nos suprimentos, é preciso criar equipes específicas para lidar com as estimativas dos riscos. A ideia é definir quais são os riscos específicos da empresa e do mercado.

Uma vez definidos os riscos, é preciso fazer análises quantitativas, de forma a determinar o tamanho dos riscos para a aquisição de cada item.

A equipe, por sua vez, deve ter um método próprio de gerenciamento de riscos, que deve ser considerado sempre que a empresa estiver na iminência de fechar um contrato com fornecedores.

Gerenciamento informativo do fornecedor

Basicamente, é a premissa de conhecer bem com quem se negocia. É preciso buscar informações sobre quem é cada fornecedor no mercado, por informações dos locais, certificações, classificações de desempenho e dados de remessas. Também é necessário verificar quais são os recursos de cada fornecedor, bem como suas pontuações de risco.

Desempenho do fornecedor

Esse método é essencial para desenvolver boas parcerias que podem durar anos. Basta que a empresa organize seu próprio score, isto é, um sistema de pontuação, de fornecedores. A ideia é criar métricas, com base em critérios específicos à empresa, de forma que é possível verificar o desempenho de cada fornecedor ao longo de períodos específicos. 6 passos para avaliar fornecedores!

O quadro de pontos auxilia na visualização do desempenho dos fornecedores. Isso gera mais uma ferramenta de análise para gerenciar contratos com fornecedores para realmente escolher aqueles que agregam valor à empresa.

Conclusão

Muitas empresas não aliviam as despesas, e consequente, diminuem a receita por não entenderem a importância de gerenciar contratos com fornecedores. De fato, é preciso calma, atenção, criação de métodos e um empenho geral dos colaboradores que atuam nessa área. Mas, certamente, os frutos da boa relação com os fornecedores farão com que o trabalho valha a pena.

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