O planejamento de compras é uma das mais importantes competências a serem desenvolvidas ao montar uma empresa. Isso não é surpreendente, visto que as compras envolvem a produção de produtos ou serviços, e das próprias vendas em si.
Vale lembrar que o planejamento de compras é apenas um dos muitos processos necessários ao funcionamento de uma empresa, mas certamente é o que mais carece de cuidado antecipado e estratégias acertadas de execução. Cada empresa apresenta sua própria demanda em relação ao volume de mercadoria, bem como frequências e prazos.
Além disso, a depender do tamanho da empresa e de suas necessidades constantes em relação aos clientes, pode ser necessário ter mais de um fornecedor. Isso gera ainda mais um fator, que é fazer o gerenciamento das relações e operações entre empresa e fornecedores.
Além de verificar todas as variáveis e prever ao máximo as circunstâncias contrárias, que podem prejudicar o processo de compras e trazer qualquer prejuízo, é necessário monitorar tudo. Em suma, planejamento de compras também significa manter todos os dados relativos às compras atualizados. Assim, é possível identificar gargalos e flexibilizar os processos internos para que estes acomodem novas, mais eficazes estratégias.
Por essas e outras, o planejamento de compras deve ser compreendido como apenas o início de um longo processo. Aliás, de um longo ciclo, pois tudo relacionado às compras da empresa deve ser pensado como uma tarefa infinita, que se renova a cada próxima época de compras.
Para realizar compras em sua empresa de forma otimizada e com redução de riscos e despesas, descubra quais são os 9 passos para montar o seu próprio planejamento de compras.
Neste post, você verá:
9 Passos para montar o Planejamento de Compras do seu business
O planejamento de compras define, na prática, um saudável equilíbrio de seu estoque. Entre as entradas e saídas, o mais importante é estabelecer uma linha de base para que não faltem ou sobrem itens. Ambas as situações são péssimas para uma empresa, pois implicam em perda de oportunidade de venda, no caso da falta, ou perda de dinheiro, no caso do excesso.
Quando o estoque é bem gerido, todos os setores da empresa passam a funcionar com otimização. É possível até mesmo mobilizar as equipes de marketing e venda para que as saídas dos produtos sejam impulsionadas nas épocas certas. Quando ocorre esse alinhamento entre os setores, isso é um fator positivo para que o fluxo do estoque seja constante.
Com os 9 passos que você verá a seguir, cada uma das possíveis debilidades da gestão de estoque é localizada e consertada, de forma que se tornam em forças. Desde a criação de uma estrutura para todo o processo até as etapas de análise de resultado, tudo ajudará na otimização de todo o processo.
Tenha um processos estruturado
Para qualquer empresa bem sucedida, não é uma surpresa que o primeiro passo seja um processo estruturado. Em outras palavras, criar estrutura é o mesmo que lançar os alicerces para sustentar, dar lógica, a todo o processo de compras. É a essência do planejamento de compras em si. Sem uma estrutura sólida para realizar as compras, toda essa jornada perde o sentido.
Mas como lançar as bases? Se você realiza compras para sua empresa apenas quando é época de promoção ou quando o estoque esvazia completamente, isso indica falta de estrutura. Para ter um processo estruturado é preciso, antes, levantar informações determinantes a um planejamento de compras padronizado, capaz de trazer o fluxo de estoque saudável a qualquer empresa.
Mesmo que uma empresa seja diferente da outra em muitos aspectos, certos princípios não mudam. É a partir daí que o processo de compras eficiente é montado. É preciso estabelecer, escrever, planejar e treinar funcionários para que a estrutura seja prática. Use os dados levantados acerca de:
- Histórico de vendas desde o começo da empresa
- Previsão de vendas, isto é, como o estoque se comporta ao longo do ano
- O intervalo entre uma compra e outra
- Orçamento do setor de compras
- Listagem e homologação de fornecedores
- Uso de ferramentas (softwares) de análise e gestão de compras
Mesmo que essa etapa faça parecer que o processo todo sofrerá atrasos, ela é crucial. Toda a estrutura das compras repousará sobre as respostas oferecidas para cada uma das demandas levantadas. Quanto mais dados obter, melhor serão as conclusões e estratégias de estruturação.
Faça um levantamento sobre suas demandas internas
Enquanto a estrutura do planejamento de compras resulta de analisar questões generalizadas, as demandas internas sempre variam de empresa para empresa, isto é, mostram suas particularidades. Só o gestor sabe o quanto é necessário comprar e quando.
Sendo assim, com base nas informações levantadas para criar a estrutura, descubra quais são as demandas do setor de compras em específico. Qual é a quantidade calculada de produtos a serem comprados, é um exemplo. Em quanto tempo será necessário renovar o estoque, também conta como uma demanda. Qual item sai mais e precisa receber reposição em intervalo menor, exemplifica questões com respostas específicas.
Quanto mais precisas forem as informações, mais “cirúrgicos” serão os investimentos. Será como injetar dinheiro, tempo e energia em demandas reais, que geram receita para a empresa. Esse é um dos fatores que determinam o crescimento de um negócio.
Defina a frequência ideal para realizar suas compras
Essa etapa diz respeito ao conhecido giro de estoque. A ideia de que uma empresa nunca para é atada diretamente com o fato de que o consumo nunca para. Infelizmente, para muitos, pode até parecer que as vendas pararam, mas em uma empresa que sabe se comunicar e vender bem para o cliente, isso não é verdade.
É necessário transformar o estoque em uma máquina, sempre pronta a ejetar produtos para que sejam rapidamente vendidos. Em outras palavras, o estoque de uma empresa deve funcionar em sintonia com a manifestação das demandas do consumidor. Isso significa que um grau elevado de previsão faz parte do controle de estoque.
Um bom planejamento de compras estabelece, antes do ano começar, as datas exatas de reposição dos itens, pois o plano mostra que esse ou aquele item está previsto para acabar nesta ou naquela época. Tal previsão só é possível ao levantar dados sobre as estratégias de marketing, os hábitos de consumo dos clientes, preço e valor de cada item.
Mas o mesmo cálculo que prevê também deve produzir um planejamento de compras flexível o bastante para sofrer mudanças eventuais, quando necessário. Por exemplo, uma campanha de marketing focalizada e agressiva pode gerar mais demanda por produtos. Talvez seja preciso repor o estoque antes do que seria a época tradicional.
Defina o orçamento
Quanto uma empresa investe em produtos é uma informação que deve surgir desde o estabelecimento da estrutura e demandas internas. Dessa forma, o setor de compras age de forma inteligente e evita surpresas.
É preciso ter em mente que o setor de compras é quem negocia com os fornecedores. Como é possível negociar sem saber quanto se tem de dinheiro disponível? Não há exceções aqui: o orçamento deve ser informado antes de qualquer ação relacionada à compra.
Faça uma qualificação de fornecedores
Empresas de médio e grande porte, e até algumas de pequeno porte, carecem de mais de um fornecedor. Não apenas para obter vantagens de preço, mas simplesmente para obter um escopo maior e variado de mercadoria. Mas é da relação com um número múltiplo de fornecedores que problemas podem surgir.
Cada fornecedor é diferente do outro, o que pode ser vantajoso, mas é necessário, através do estudo cuidadoso das demandas internas, estabelecer parâmetros de qualidade para os fornecedores.
Questões como qualidade dos produtos, pedido entregue sem erros, prazo de entrega cumprido, condições boas de pagamento, entre outras, são as principais na hora de escolher um bom fornecedor.
Na prática, você tem que obter uma lista extensa de potenciais fornecedores e colocá-los na “peneira”, com base nos parâmetros citados. Levantamento de documentos e de informações sobre a situação jurídica da empresa fornecedora, bem como sua reputação pode ajudar a chegar até os fornecedores escolhidos para que sua empresa possa trabalhar com eles a longo prazo.
Estruture sua cadeia de suprimentos com múltiplos fornecedores
Tenha mais de um fornecedor para cada item. Mesmo que isso soe exagerado, a realidade é que o seu processo de compras não pode ser interrompido por conta de um fornecedor que falhou em suas obrigações. Ainda que seja qualificado e de confiança, erros, acidentes e eventos fora do controle podem acontecer. A consequência disso é a perda para a sua empresa.
Ao invés de correr o risco do negócio desandar por conta de algum problema com determinado fornecedor, tenha mais de um para cada tipo de produto. Se um deles faltar com a obrigação, por exemplo, a pontualidade da entrega, ao menos você terá o outro e não ficará com o estoque em falta de itens.
Claro que a qualificação dos fornecedores deve ser padronizada para todos. Não pense em um fornecedor como “reserva” de outro. É vital homologar todos eles, para que o seu planejamento de compras siga sem problemas.
Monitore o recebimento, armazenagem e utilização de recursos
Um estoque é muito mais do que um simples local onde armazenar produtos. De fato, o armazenamento em si, é apenas uma etapa das operações realizadas pelo setor de compras. Portanto, o monitoramento deve ser realizado em cima de cada fase do giro de estoque.
Monitore a entrada, ou seja, realize o registro de cada dia, hora e quantidade de produtos que entraram de uma vez. Separe também os produtos por categoria. O registro deve ser feito também na saída, com as mesmas especificações. Assim, será possível calcular o intervalo entre a entrada e saída de cada produto.
Deixar de registrar é o pior erro a se cometer, pois sem os dados corretos e atualizados, não há como identificar problemas e fazer melhorias no planejamento de compras. Inclusive, é essencial para estabelecer o orçamento.
Defina metas e KPIs
As metas os KPI’s têm a ver com o monitoramento das compras e do estoque. De fato, esses fatores ajudam a tornar a análise mais profunda. A ideia é que ao estabelecer um objetivo, as métricas extraídas do registro posicionam a sua empresa em termos de eficiência e crescimento. É a “barra” a ser atingida. É possível medir níveis de sucesso ao saber se sua empresa está mais perto, ou mais distante, dos objetivos traçados já na fase do planejamento.
Os KPI’s, por sua vez, são os indicativos, ou seja, os parâmetros-base que demonstram se sua empresa vai bem. São KPI’s, por exemplo, os custos de produção, tempo gasto na produção, tempo que os produtos permanecem no estoque, entregas feitas e pendentes, etc
Forneça feedbacks e otimize seus processos
O feedback é essencial no planejamento de compras, pois muito embora haja liderança na gestão, é preciso informar aos colaboradores e fornecedores acerca dos progressos e das falhas. Trabalhar com pessoas sempre é melhor quando a comunicação é eficaz, quando o recado é dado.
Ao invés de só passar uma diretiva, demonstre a realidade para que eles possam tomar iniciativa e oferecer ideias de como melhorar todo o processo de compras. Dessa maneira, uma equipe se forma, sólida em seus princípios e flexível em suas estratégias, e a consequência é um estoque cada vez mais otimizado.
CEO da Cadastro Empresa – PMP – Bacharel de Sistemas de Informação pela UFSC, apaixonado por empreendorismo e sempre em busca de novos conhecimentos para melhorar a organização de processos e métodos por meio da tecnologia.
