Neste post, você verá:
Departamento de compras: Como funciona e como estruturar?
O departamento de compras é um dos setores mais importantes de um negócio.
Para ter ainda mais lucratividade e agilidade em suas atividades, toda empresa necessita estruturar suas necessidades de compra e pedidos na medida certa, através de fornecedores de qualidade.
Um grande erro cometido por empresas de todos os tamanhos, atualmente, é deixar o departamento de compras de lado.
É por meio de um departamento de compras que, por exemplo, você consegue empenhar atividades cruciais para que as operações da companhia.
Seja acompanhada de custos baixos na compra de insumos, quanto para a maximização de todos os lucros e processos internos.
Além de conciliar bons fornecedores para a sua empresa, é necessário que o seu departamento de compras esteja capacitado e apto à receber e suprir a necessidade de materiais ou serviços, de modo a mantê-la em funcionamento.
Como funciona um departamento de compras?
O departamento de compras atua como um setor responsável pela compra de materiais e mercadorias, com a utilização de métodos sistematizados.
Com sua atuação, a empresa é capaz de reduzir gastos desnecessários e aumentar a agilidade de entrega dos seus serviços e produtos produzidos.
Dentre os principais objetivos de atuação do departamento de compras de uma empresa, podemos citar:
- Compra de mercadorias com a utilização de critérios de qualidade, quantidade necessária e seus custos;
- Busca contínua de serviços e melhores entregas de fornecedores confiáveis;
- Criação de estratégias para oferecer negócios a parceiros e fornecedores.
Deste modo, podemos determinar que o departamento de compras trabalha com administração de todo o processo que envolve compras dentro da empresa em que está inserida.
São vários os negócios que precisam de tal controle de mercadorias, por isso se torna algo essencial para que a entrega aconteça conforme a proposta.
O departamento de compras realiza um ciclo construído em etapas, para que funcione conforme o determinado. O ciclo acontece nas seguintes etapas:
- Análise de todos os pedidos e recebimento de compras: Isso consiste numa solicitação de produtos para compra, feita pelo colaborador final. É esse colaborador que consegue ter percepção de todas as necessidades de demanda de produtos. A solicitação realizada pelo colaborador deve conter informações de identificação de requisitantes e também características de todos os materiais comprados, com as datas, locais e também dados de entrega.
- Seleção de fornecedores: Esta parte demanda atenção aos cuidados por toda a equipe envolvida no departamento de compras da empresa. Uma escolha mal executada pode gerar grandes atrasos e também custos para a companhia, por isso, é necessário escolher os fornecedores com o maior cuidado possível.
Para selecionar os fornecedores, o departamento realiza uma lista com todos os que são qualificados para garantir os produtos e serviços necessários.
Também são descritas as alternativas, caso aconteça problemas durante o processo com os fornecedores.
Para a criação da lista, o departamento de compras leva em consideração fatores como feedback de consumidores, preço e prazo de entrega;
- Cotações: Para as aquisições em um volume maior, é preciso optar por cotações. Essas cotações são muito conhecidas, pois consistem em solicitações e documentos oficiais que demonstram orçamentos realizados conforme o número de objetos adquiridos. Normalmente os números são significativos, por isso é necessário realizar as cotações para direcionar para melhores ofertas;
- Lançamento de pedidos para compras: Para ter legitimidade, o processo de compra precisa passar pela fase de pedidos. Através desta emissão, os fornecedores e compradores podem ver os prazos estipulados, valores e também a possível entrega.
- Aprovação e recepção de mercadorias: Com os pedidos realizados, toda a mercadoria terá que passar pelo processo de análise no setor de recepção da companhia. Se for determinado algum caso de dano ou erro nos produtos, o departamento de compras é requisitado para que realizem o procedimento padrão para esse tipo de acontecimento;
- Pagamento do fornecedor: Quando a fatura do fornecedor é emitida, o departamento de compras fica encarregado de fazer as avaliações necessárias de acordo com três documentos: o documento que determina o pedido da compra, a fatura com os dados dos custos e a declaração que certifica o recebimento conforme o pedido foi feito.
O departamento de compras fica responsável para que nenhum erro nesses documentos passe despercebido.
Caso encontre, é preciso solucionar com os métodos possíveis para solucionar a discrepância.
Para que todos esses objetivos do departamento de compras sejam realizados e tragam o resultado esperado.
É necessário a realização de atividades que consigam definir todas as características de aquisição e também administração das solicitações de mercadorias e emissão.
Responsabilidade e importância do departamento de compras
Em relação a outros setores existentes em uma empresa, o departamento de compras é o menos falado e considerado.
Isso porque muitas pessoas devem confundi-lo com um setor que apenas realiza atividades rotineiras, porém, não é bem assim na prática.
Basicamente, a principal atividade do setor de departamento de compras é adquirir todos os insumos, serviços essenciais e bens que fazem a empresa operar.
Entretanto, realizar essa atividade não é nada fácil.
Antes de realizar as compras necessárias para que a empresa opere e ofereça seus serviços e produtos para o consumidor final
É preciso que o departamento de compras identifique de forma efetiva o melhor método de aquisição.
É necessário desempenhar essa atividade sem sobrecarregar outros setores da companhia e manter um bom ritmo de todas as atividades até que a produção chegue em sua etapa final, ou seja, as vendas ao consumidor.
É preciso que o departamento de compras seja extremamente estruturado para exercer suas atividades, que devem causar uma otimização dos processos da empresa, gastos mais baixos e lucros cada vez maiores.
Como estruturar um departamento de compras?
Existem 4 etapas essenciais para um bom funcionamento do departamento de compras de uma empresa.
Esse setor, deve passar por todos eles para obter os resultados esperados por sua atuação.
As 4 etapas do departamento de compras são:
- Planejamento;
- Gestão de Fornecedores;
- Negociação;
- e por fim a avaliação.
Cada uma dessas etapas essenciais no processo de estruturação do departamento de compras, oferece subdivisões que sustentam todo o setor da empresa e procuram garantir de forma eficiente toda aquisição de serviços e produtos necessários.
Confira a seguir as características e como cada uma das 4 etapas é composta para trazer os resultados esperados.
Planejamento
O planejamento é essencial em qualquer operação realizada dentro de uma empresa, pois ele serve como ponto de partida para que as atividades se desenvolvam.
Por isso, no setor de estruturação do departamento de compras ele também está presente.
Nessa primeira etapa, deve-se criar uma definição da política interna de uma empresa.
Nessa parte, é aconselhado estruturar as diretrizes capazes de reger todos os departamentos internos da companhia e estabelecer toda a conduta e capacitação dos contratados.
A próxima coisa a se fazer nessa etapa é desenhar todos os objetivos que o departamento de compras deverá passar.
As definições desses objetivos deverão seguir alguns pontos essenciais, são eles:
- Encontrar fornecedores de confiança e criar vínculos promissores;
- Comprar serviços e produtos com custos baixos, na quantidade exata e boa qualidade;
- Procurar por melhores opções de serviços e produtos;
- Realizar o gerenciamento de todos os processos internos e se comunicar com os fornecedores.
Depois de realizar todos os objetivos propostos no início, a última coisa a se fazer na parte de planejamento é definir as responsabilidades e funções.
Ou seja, determinar os critérios para a seleção de fornecedores, realizar negociações e especificar as aquisições.
Gestão de Fornecedores
Considerada uma das etapas mais difíceis de se atuar, a gestão de fornecedores envolve a operação com terceiros. Na etapa de gestão de fornecedores podemos encontrar as fases:
- Administração de possíveis riscos de fornecedores: Essa administração de riscos de fornecedores compreende certificar as falhas do processo compreendido como “compliance”. É necessário que esse processo não traga prejuízos na companhia;
- Qualificação de fornecedores: O processo de qualificação de fornecedores é basicamente uma análise de governança e também “compliance” de todos os fornecedores. Ele atua para que todos os dados sejam coletados e documentados, de modo a garantir que os fornecedores operem em conformidade com órgãos fiscais, legislação, órgãos tributários e também trabalhistas.
- Manutenção e listagem de fornecedores: Essa manutenção e listagem de fornecedores consegue comprovar o “compliance” em todo o processo para qualificação. Além disso, nessa etapa, é possível concluir se os fornecedores estão de fato aptos para trabalhar com a sua empresa. Também inclui o monitoramento e toda a manutenção necessária do serviço dos fornecedores.
Como vimos, na gestão de fornecedores é necessário trabalhar com alianças formadas estrategicamente e todos os riscos que podem ocorrer devido a potenciais parceiros comerciais.
Negociação
Como terceira etapa temos a negociação. É nessa etapa que é preciso organizar todas as tarefas que envolvem a negociação com os fornecedores escolhidos.
É difícil encontrar empresas que só tenham um fornecedor, pois isso pode ser bastante arriscado. Com vários fornecedores, é preciso que a empresa construa um orçamento para cada um deles.
É a partir desse momento que se torna possível realizar negociações para encontrar menores preços e que isso não seja arriscado para o padrão de qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa e sua política.
Avaliação
A quarta etapa é a de avaliação. Nessa etapa, o departamento de compras levanta todas as considerações que envolvem o pedido de novas compras.
Uma dessas considerações é a do Lead Time!
Além desse Lead Time, também é preciso pensar em todos os produtos requisitados, seus prazos para realização do pagamento e os chamados KPI para compras.
Os KPI’s (Key Performance Indicators) são indicadores de desempenho.
Eles são utilizados pelo departamento de compras da empresa para indicar e analisar toda a atuação dos fornecedores escolhidos e os pedidos que já foram e estão sendo entregues conforme o fluxo de toda a produção feita na empresa, sem queda na qualidade e atrasos no fornecimento.
Ao seguir essas 4 etapas, o setor de departamento de compras de toda empresa poderá tomar decisões nas estratégias de compras de serviços e produtos.
Além disso, também executará o ato de monitoramento da cadeia de suprimentos necessários, desde sua entrada até a saída dos produtos.
Para melhores resultados, é necessário utilizar ferramentas inteligentes, que podem melhorar a otimização dos processos e também toda a execução das atividades que envolvem o setor do departamento de compras.
Todo departamento de compras incluído em uma empresa deve ter seus processos realizados com definição e execução fiel, só assim ele poderá influenciar de modo positivo ao negócio.
É importante que a empresa invista nos treinamentos de seus colaboradores da área do departamento de compras.
Atualmente, é possível afirmar que gestores mais capacitados para entregar resultados cada vez melhores fazem a diferença na equipe de profissionais. Para isso, é necessário ensino e aprendizagem constante para capacitar cada vez mais os profissionais dessa área.
É necessário que esses profissionais encarregados do departamento de compras estejam preparados para lidar com erros de todos os tamanhos, desafios dentro do mercado e ambientes cada vez mais complexos, incertos e que lutam diariamente com a ameaça da concorrência.
Conclusão
Conciliar um sistema de gestão que atue dentro do departamento de compras da sua empresa, além de proporcionar maior eficiência, você como empreendedor poderá notar a organização e fluidez do seu negócio!
Vimos a necessidade de estabelecer vários processos e controlar vários números ao longo das nossas dicas para dominar a gestão de compras.
Alguns pontos essenciais são necessários para que seu estoque e vendas não sejam prejudicados e diminua a eficiência do seu negócio!
Até semana que vem com mais dicas.
Abraço!
CEO da Cadastro Empresa – PMP – Bacharel de Sistemas de Informação pela UFSC, apaixonado por empreendorismo e sempre em busca de novos conhecimentos para melhorar a organização de processos e métodos por meio da tecnologia.
