Todo negócio possui uma lista de fornecedores para adquirir as mercadorias para repor o estoque. Quando um não tem o que deseja, você consegue realizar o pedido em outro. No início da empresa, podemos nos empolgar e ter diversos contatos armazenados, os quais se desatualizam com o tempo, ou você nem lembra mais que existe. Em alguns casos, nunca foi utilizado.
Sente que sua lista de fornecedores está cheia de contatos que não precisa? Aprenda a limpá-la de modo eficiente e descubra como fazer isso passo a passo.
Neste post, você verá:
Lista de fornecedores: como realizar sua melhor gestão?
Uma empresa eficiente guarda todos os dados de seus fornecedores para facilitar contato e ter registrado outras informações que servem para a melhor gestão.
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É necessário gerenciar o estoque, gastos com insumos e lucro para manter o equilíbrio financeiro de uma companhia. Organize todas essas informações em planilhas, uma com dados dos fornecedores e outra com os gastos e pedidos realizados.
Importância da gestão de fornecedores e relacionamento
Ao negociar e fechar negócio, todos estão felizes. Mas a falta de comunicação e um relacionamento ruim costumam atrapalhar muito o processo. A experiência mais frequente é solicitar as mercadorias, realizar o pagamento e ser bem atendido no primeiro momento, logo após começam os problemas.
Por isso, é importante saber a reputação de cada empresa e selecionar as melhores para trabalhar. Assim, evita desentendimentos futuros e prejuízos financeiros.
Tecnologias na gestão de fornecedores
Use a tecnologia para monitorar a sua lista de fornecedores. Há muitos anos, precisávamos anotar tudo a mão ou usar máquina de escrever. Mas agora, podemos digitar, editar, copiar e colar, o que economiza tempo e facilita a organização.
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Empresas menores podem usar planilhas no Excel, e quando se desenvolverem podem adquirir um software para gestão onde armazena todos os dados necessários para analisar com eficiência e rapidez quando quiser.
Não esqueça de fazer backup ou salvar em algum dispositivo como: HD externo, pen drive, SSD ou nuvem. Isso garante que os documentos não sejam perdidos futuramente e possam ser consultados.
Como avaliar os fornecedores de sua empresa?
A avaliação dos fornecedores é feito através do método 10 C’s apresentado por Ray Carter em um artigo. Veja a seguir quais são os C’s que ajudam você a analisar todas as perspectivas ideias.
Competência
Verifique se o fornecedor possui produtos e serviços qualificados, que se adaptam a sua necessidade. Pesquise e converse com outras pessoas para saber mais sobre o histórico dela.
Os fornecedores podem ter uma lista de produtos ou materiais, com isso, você precisa explorar a gama de produtos disponíveis e comparar com outros existentes no mercado.
Além disso, preste atenção no processo de atendimento da empresa e veja a eficiência da corporação em resolver pequenos problemas para medir como eles lidariam com os grandes. Você não vai querer deixar um problemão na mão de quem não consegue assumir com a responsabilidade, não é mesmo?
Capacidade
Esse fornecedor é capaz de se adaptar a mudanças? Tem negociações flexíveis? Possui capacidade para te entregar em menor tempo se necessário? Todas essas perguntas devem ser verificadas.
Existem fornecedores de pequena e larga escala. Os menores não conseguem atender altas demandas por ter uma estrutura pequena e menor quantidade de máquinas, logo, são mais indicados para pequenos negócios locais, proporcionais ao que eles podem oferecer.
Os de larga escala produzem para grandes empresas, que já estão estabelecidas no mercado e possuem número elevado de vendas. Podem até exportar para outros países, atender centenas de empresa sem alterar a qualidade e prazo de entrega.
Compromisso
Quando fechamos negócio com alguém, confiamos nos acordos feitos e assinamos o contrato. Porém, nem sempre temos o mesmo compromisso de cumprir os deveres em ambas partes.
Procure ter contato telefônico de uma pessoa que se responsabilize pelos problemas que possam ocorrer e se prontifique a resolver para você. É um diferencial que deve ser valorizado e permite conexões de longo prazo.
Comunicação
Imprevistos acontecem, e para esses momentos, o indicado é ter um meio de comunicação eficaz para esclarecer dúvidas. Telefone e e-mail são imprescindíveis para negociação e resolução de imprevistos.
Veja quais meios de comunicação o fornecedor dispõe para resolver os seus problemas e preste atenção para o prazo de resposta que ele dá para o seu chamado.
Se um fornecedor antecipar o atendimento e entrar em contato com você para apresentar uma solução para um problema sério na sua empresa, guarde e estude esse contato como ouro, pois ele mostrou eficiência e comprometimento em trabalhar com você.
Controle
Guardar notas fiscais, pedidos e contratos digitalizados auxiliam no controle de gastos e monitoramento de sua empresa. Fique atento em guardar documentos importantes! Você nunca sabe quando eles podem ser necessários.
Para isso, analise como os fornecedores guardam as informações referentes ao seu atendimento e veja se eles estão atualizados perante às últimas conversas/negociações da empresa.
Custo
Esse é um fator decisivo para empresas na hora de escolher um bom fornecedor. Aliás, eles visam o lucro que terão ao vender o produto final, logo, o pensamento é o seguinte: quanto mais barato, melhor. Mesmo sendo importante, não deve ser um fator isolado para tomar a decisão final.
Analise os custos fixos, variáveis e margem de venda estipulada. Junto a isso, verifique os outros 9 C’s.
Cash
Observe como vai à saúde financeira do seu fornecedor. Apesar de não parecer relevante, influencia no produto final que te oferece, armazenamento e logística. Se ele está bem, você terá um serviço de qualidade também.
Consistência
Procure trabalhar com quem cumpre o que foi prometido. Óbvio que outros fatores podem influenciar, mas a consistência do trabalho é indispensável.
É fundamental ser rigoroso com os prazos e produção para não prejudicar a empresa contrante. Pois, não adianta ter um mês com tudo e ordem e no outro parar de funcionar. Um negócio próspero não sobrevive sem suas matérias-primas.
Cultura
É quando a empresa que solicitou o serviço (ou produto) e o fornecedor possui valores, princípios e propósitos muito parecidos com o da sua empresa. Desse modo, é fácil chegar um acordo e estabelecer os padrões de qualidade já que o empreendimento de vocês tem uma missão semelhante.
Clean
Seu fornecedor segue as normas? Tem um local nas condições de limpeza ideais? Possui as embalagens ideais? Essas são algumas dúvidas que você precisa tirar, como uma forma de garantir a qualidade da mercadoria que você deseja adicionar a sua loja.
Como fazer higienização da lista de fornecedores com boa gestão?
A lista de fornecedores ajuda a organizar os contatos de uma maneira fácil de ser visualizada. Ao estabelecer sua empresa no mercado, é normal que se identifique com alguns fornecedores e outros não.
Sua visão sobre princípios e qualidade, já estão formadas. A partir disso, você deve excluir os fornecedores que não atingiram suas expectativas, seja em relação a custo, serviço, prazo de entrega, entre outros.
Mantenha apenas os melhores contatos e os que precisa em sua lista. Se eles não agregam algum valor para sua empresa, descarte-os.
Não se compare, cada negócio possui uma forma de trabalhar, pois o fornecedor H pode ser bom para você e não oferecer as condições ideias para outra empresa.
Objetivos da sua empresa
Uma empresa é constituída por princípios, planos estratégicos e bom gerenciamento. Independente do mercado que atua, esses três elementos andam juntos. Para obter o que deseja, é preciso alinhar os seus objetivos aos parceiros que podem fornecer os materiais para isso acontecer.
Relacionamento com fornecedores
Ter um bom relacionamento com seus fornecedores ajudam a alavancar o seu negócio, pois eles são seus parceiros e contribuem para ter as melhores mercadorias. A partir dessa conexão mais próxima, você pode negociar valores e outras questões que sejam vantajosas para ambos.
A estratégia mais conhecida é fechar contrato de exclusividade para obter maior desconto e oferecer preços melhores que o da concorrência. Converse sobre as formas de pagamento em relação a parcelamentos e as taxas cobradas.
Não se empolgue logo de início, o pós-venda é uma área negligenciada com frequência nas empresas. Já imaginou se algum produto vem errado ou danificado? O que você irá fazer se não existir a equipe de pós-venda para resolver? Essa equipe dá suporte para esse tipo de problema que pode surgir.
Lembre-se que em alguns momentos precisa recuar para obter mais ganhos no futuro, esteja aberto a propostas. Elimine as que não estão adequadas a sua demanda ou não sejam tenham um serviço de qualidade.
Gostou? Então não esqueça de compartilhar nas redes sociais e acessar os outros artigos da página. Se você quiser continuar com os seus estudos para saber como negociar com fornecedores, eu recomendo que você acesse os seguintes artigos:
Quais são os tipos de fornecedores?
Prospecção de Fornecedores: Como encontrar fornecedores?
Cálculo de Depreciação: O que é e quais são as fórmulas?
10 Critérios para seleção de fornecedores
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