Saiba quando fazer o downsizing com fornecedores da sua empresa [5 passos para otimizar os processos internos]

Você sabia que, em muitos casos, as empresas deixam de crescer ou até mesmo sofrem para fazer mais lucros simplesmente porque ainda não aplicaram o downsizing? Essa técnica empresarial diz respeito à redução de processos, a fim de tornar a empresa mais ágil e menos burocrática como um todo.

A eficiência na rotina interna de uma empresa, de qualquer segmento, deve ser eficiente e rápida. Em outras palavras, é a conhecida otimização. Acelerar processos e aumentar a produtividade é uma necessidade cada vez maior, não apenas porque uma empresa enxuta e eficiente cresce melhor, mas pela concorrência intensa.

O mundo do consumo já não é mais o mesmo, em vista da transformação digital, as pessoas compram mais por causa da facilidade que a internet traz; isso tanto no uso dos motores de busca e redes sociais, como também no próprio e-commerce.

Tanta liberdade de compra e informação sobre produtos ou serviços deve ser explorada pelas empresas.

Por todos esses motivos o downsizing é importante. É uma prática que teve início ainda na década de 1970, nos Estados Unidos, mas que hoje é popular no Brasil e ao redor do mundo. As empresas praticam esse “achatamento” de processos e funções para obter um ambiente de trabalho com pouca burocracia, mais rápido e prático, onde todos os processos são beneficiados com a maior fluidez das operações.

Outro aspecto do downsizing, o qual configura um dos principais objetivos de uma empresa, é conferir maior autonomia a todos os colaboradores, em seus respectivos setores. Com isso, o poder de tomar decisões aumenta, bem como a criação de um ambiente propício para treinar colaboradores a ocuparem cargos de liderança no futuro.

Conheça a seguir em detalhes o que é downsizing, para que serve, e como funciona todo o processo. Veja como deve ser feito e como pode ser aplicado em sua empresa. Conheça também as vantagens dessa prática empresarial e se já é o momento de fazê-la!

O que é o Downsizing?

Podemos nos referir ao downsizing de uma maneira bem simples como “diminuir o tamanho”. Mas isso não significa diminuir o tamanho de influência ou resultados de uma empresa. Muito pelo contrário, esse achatamento fala sobre a redução de processos que se tornaram obsoletos ou que se provaram custosos demais para a rotina diária das operações.

Em muitos casos, os processos podem ser eliminados, desde que a sua ausência seja benéfica para o funcionamento da empresa.

O que é o Downsizing
Fonte/Reprodução: original

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Na época do surgimento do downsizing, que ocorreu na década de 1970, entre as empresas norte-americanas, a prática era tida como um plano de contingência. As empresas que estavam falidas ou à beira da falência lançavam mão desse processo, pois não tinham capital para manter uma estrutura complexa demais.

O Brasil, por exemplo, adotou o downsizing nos anos 80, uma década depois. Nessa época, a prática já estava mais refinada e já não era mais pensada como uma medida de cortes desesperada.

Hoje em dia, a prática é vista longe desse prisma. O downsizing indica uma nova forma de planejar e estruturar a empresa para que funcione melhor: uma estrutura mais simples, enxuta, com menos processos e funções.

A transformação digital afetou a vida do consumidor e também revolucionou a forma como as empresas operam em seu ambiente interno. Isso significa que, hoje em dia, o downsizing tem a ver com o uso de ferramentas tecnológicas.

Quanto mais os processos são automatizados, mais eles dão espaço para que os colaboradores trabalhem em aspectos mais criativos e menos técnicos. A automatização também permite que um maior volume de informações sejam obtidas e visualizadas, de forma que é possível que os líderes e colaboradores tomem decisões melhores e que inclusive sejam capazes de agir na integração de setores.

É possível entender ainda melhor o que é downsizing ao observar como essa prática de recursos humanos funciona na prática e qual sua finalidade.

Para que serve e como funciona o Downsizing?

De fato, é preciso mencionar que o downsizing se constitui de uma série de decisões difíceis, especialmente a curto prazo. É necessário ter em mente que haverá reduções de custos e despesas, além do achatamento das hierarquias, a reestruturação da organização e até mesmo remanejamento de cargos e demissões.

Esses movimentos devem ser muito bem pensados, pois as consequências são não apenas inevitáveis, como também mudam o destino de uma empresa. Mas isso não deve ser visto como um impeditivo para fazer downsizing, pelo contrário. Quando uma empresa cresce bastante e se vê de repente “inchada” em seus processos e burocracias, é o momento de analisar e refazer o funcionamento da empresa em todos os setores.

Uma vez estabelecidas as consequências do downsizing a curto prazo, certamente vale a pena falar da melhor parte: as transformações a médio e longo prazo, tanto na rotina quanto nos resultados da empresa.

O primeiro objetivo, inegavelmente, é a diminuição da burocracia. Essa finalidade, por sua vez, deságua em outras. Para começar, a empresa entra em um ritmo onde é possível alcançar o crescimento sustentável durante muitos anos. Com isso, todos os processos internos mostram sinais de crescimento, o que chega até o aprimoramento dos produtos e serviços, bem como do processo de vendas.

Podemos elencar de uma forma resumida todos os efeitos positivos que uma empresa sofre com o downsizing:

  • Diminuição de custos
  • Diminuição ou extinção de determinadas rotinas burocráticas
  • Extinção de cargos desnecessários ou de hierarquias obsoletas que já não servem mais à empresa.
  • Melhora da clareza na comunicação entre gestores e colaboradores
  • Maior número de informações para tomada de decisões mais rápidas e assertivas
  • Respostas rápidas para qualquer movimento da concorrência
  • Sinergia dos processos entre equipes e integração de setores
  • Maior foco nas demandas reais dos clientes e do mercado.

Obviamente, todos esses efeitos são sentidos conforme o downsizing é implementado na empresa, e conforme as rotinas são modificadas. A empresa por inteiro se torna um só corpo de hierarquia horizontal, processos mais simples e clientes mais satisfeitos.

Quando deve ser feito o Downsizing?

Após compreender cada um dos benefícios do downsizing, é preciso enfatizar que essa prática contempla empresas quando estas chegam a uma determinada fase de sua evolução.

Não é qualquer negócio que pede um downsizing, e não é qualquer momento. É preciso verificar se sua empresa se encontra dentro dos critérios para que possa aproveitar todos os benefícios dessa prática.

Quando deve ser feito o Downsizing
Fonte/Reprodução: original

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O primeiro critério, que deve ser visto como indicativo, é se o nível de produtividade da empresa está mais baixo do que o normal, e sem sinal de aumentar. Outro indicativo é mais simples e está ligado à lucratividade da empresa.

Há motivos, como a sazonalidade, que podem levar uma empresa a lucrar menos por um determinado tempo, mas passada essa circunstância, a empresa logo se reergue. Agora, quando os lucros baixos se tornam um evento constante, e nem mesmo a mudança das circunstâncias externas melhoram isso, pode ser um caso que pede o downsizing.

Esses fatores, especialmente a baixa de lucros sem estimativa para aumentar, devem ser vistos como alerta para uma mudança massiva, que atinge as estruturas da empresa de forma profunda.

A decisão de implementar o downsizing na empresa é uma decisão muito complexa, a qual precisa de um extenso planejamento. Requer, também, um estudo da própria empresa: como era antes, qual a situação de hoje, e onde é possível chegar com essa prática.

Como fazer na sua empresa?

Uma vez que o downsizing é um processo tanto complexo quanto extenso, é necessário ter reuniões com os gestores a fim de mostrar quais serão os benefícios, com o máximo de riquezas de detalhes possíveis. É preciso enfatizar que essa prática mexe com a estrutura da empresa ao nível profundo.

Isso significa que todos os setores, com seus respectivos líderes e colaboradores, estão envolvidos na prática do downsizing.

Quanto mais os gestores compreendem o contexto da implementação do downsizing, mas assertivas serão as decisões de todos a partir desse momento. Aliás, é de vital importância que os líderes compreendam tudo sobre o processo, pois só assim saberão passar as novas orientações aos colaboradores de suas áreas.

É claro que ao aplicar o downsizing em sua empresa, você deve observar todas as particularidades de seu próprio negócio. Mas existem algumas orientações que devem ser seguidas em qualquer contexto da prática, para empresas de todos os ramos do mercado. São elas:

  • Fazer uma profunda análise tanto dos custos operacionais quanto dos custos de produção, e elencar cada um de acordo com seu grau de importância.
  • Realizar uma substituição, ou completa eliminação, dos custos que se tornaram inúteis, ou pouco significativos, para as operações e finalidades gerais da empresa.
  • Tornar a estrutura organizacional a mais simples possível, o que inclui deixar a hierarquia mais enxuta e, se precisar, reduzir e extinguir cargos.
  • Cortar cargos que não somam para o crescimento da empresa.
  • Tornar o trabalho entre os líderes mais sinérgico, isto é, aproximá-los em suas rotinas para eles atuarem mais em conjunto a fim de atingir os objetivos da empresa.
  • Dar mais autonomia, isto é, responsabilidade aos colaboradores, de forma a integrar as equipes e os processos.
  • Aplicar várias métricas relacionadas à produtividade, tais quais as avaliações de desempenho periódicas.
  • A partir do estabelecimento de metas, e da aplicação das métricas, fazer a correta monitorização do desempenho de cada colaborador, com intenção de extrair o máximo de seu potencial de trabalho.
  • Quando necessário e possível, terceirizar todos os serviços que não dizem respeito à atividade-fim da empresa, como a segurança, zeladoria, etc.
  • Investir o quanto puder em ferramentas tecnológicas, seja na área de produção, ou no operacional, para automatizar o máximo de atividades possíveis, de maneira a aliviar a carga dos colaboradores e acelerar todas as tarefas diárias.

De todas as ações mostradas, merece todo destaque o uso da tecnologia, especialmente dos softwares de gestão interna e de relacionamento com o cliente.

Passo a passo para fazer o Downsizing com fornecedores na empresa:

Veja a seguir 5 passos para você aplicar o processo de Downsizing com fornecedores:

1. Determine o número de fornecedores que sua empresa possui atualmente;

2. Identifique os fornecedores que estão fornecendo produtos ou serviços que não são mais necessários para a sua empresa;

3. Notifique os fornecedores selecionados da sua decisão de encerrar o contrato;

4. Encerre o contrato com os fornecedores selecionados;

5. Redija um novo contrato com os fornecedores que permanecem na sua lista;

Essa é uma ótima forma de otimizar seus processos e higienizar sua lista de fornecedores para manter apenas os melhores contatos para o seu empreendimento!

Existem vantagens em fazer o Downsizing?

Após ver tantos critérios e fatores que devem ser levados em conta, pode ser que ainda permaneça a pergunta: o que o Downsizing pode trazer para a minha empresa? A verdade é que existem uma série de vantagens nessa prática. Dentre as quais destacamos:

  • O valor agregado
  • Todo o operacional se torna mais eficaz
  • Consequente redução de custos operacionais em todos os setores da empresa
  • Decisões pautadas em maior número de informações, e com mais velocidade.
  • Avaliações de desempenho dos colaboradores com resultados mais positivos
  • Cadeia produtiva com otimização
  • Escalabilidade de operações
  • Foco nas demandas e dores reais dos clientes
  • Clareza de comunicação, tanto no ambiente interno quanto externo da empresa.
  • Processos reavaliados e revitalizados

Assim como o downsizing é um grande processo, é preciso ter em mente que todos esses resultados positivos também são alcançados somente a longo prazo.

Devo fazer?

O downsizing só deve ser feito quando há uma necessidade de mudar a estrutura da empresa, já que esse é um processo demorado e custoso para o dia a dia da empresa. Então, tomar essa decisão meramente porque os lucros não vão bem pode ser um caminho muito precipitado.

Por exemplo, terceirizar serviços que são essenciais para a empresa e diminuir o quadro de funcionários sem um bom planejamento prévio acarreta, inevitavelmente, na queda dos volumes e qualidade de produção.

É preciso pensar no Downsizing como um plano cujo objetivo é fazer a empresa “respirar” melhor. Essa circunstância ocorre quando é necessário condensar para crescer. Assim como uma empresa pequena precisa investir em aumento das operações, uma empresa mais estabelecida precisa reavaliar as operações e tomar decisões estratégicas.

O downsizing certamente é uma das melhores estratégias que existem para o gerenciamento de grandes negócios, mas também é um processo de aplicação muito específico. Por isso, descubra quais são as reais necessidades de sua empresa, e veja se essa prática poderá, de fato, trazer melhoria de processos para você, e assim, uma nova onda de crescimento.

Quando não deve ser feito o Downsizing?

Downsizing não deve ser aplicado dentro de uma empresa quando a demanda por produtos ou serviços está aumentando, mesmo que os lucros estejam caindo. E também não deve ser aplicado se a empresa estiver enfrentando dificuldades financeiras ou estiver em risco de falência, já que o processo é extremamente frágil e desgastante.

Além disso, o Downsizing não deve ser usado como um substituto para medidas de longo prazo para melhorar a eficiência ou aumentar a produtividade de apenas poucos setores dentro da corporação.

Quais são as desvantagens de realizar o Downsizing em uma empresa?

As principais desvantagens de realizar o downsizing são:

  • Aumento do nível de stress entre os funcionários remanescentes;
  • Diminuição da produtividade;
  • Perda de talentos;
  • Impacto negativo na imagem da empresa;
  • Riscos trabalhistas;

Agora que você já conhece mais sobre os dois lados do Downsizing, estude o melhor momento de aplicá-lo na sua empresa caso ela tenha a necessidade disso. E lembre-se, apenas se houver uma necessidade real!

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