Todo empreendedor experiente sabe qual é a verdadeira importância do departamento de compras para a sobrevida e crescimento de uma empresa, pois é através desse setor que o negócio mantém os seus estoques abastecidos das matérias-primas ou produtos certos, no tempo certo.
A importância do departamento de compras é imensa, tanto para empresas de produção, como as fábricas, quanto para as empresas de distribuição, como as atacadistas e varejistas. Quando o departamento de compras é bem estruturado, é possível melhorar o ritmo de todas as operações, extrair o melhor dos colaboradores e diminuir os custos cada vez mais.
Uma boa gestão no departamento de compras implica em uma série de estratégias que devem ser implementadas na empresa, de maneira que se tornem uma verdadeira cultura, pois quanto mais enraizadas forem essas práticas, maior será o sucesso das compras e do relacionamento com os fornecedores.
Veja a seguir as necessidades e importância do departamento de compras para a empresa e para a estratégia de vendas, além de conferir o que fazer para ter um departamento de compras mais eficiente e o quanto isso é importante no meio corporativo.
Neste post, você verá:
Quais necessidades e importância do departamento de compras das empresas?
Uma empresa necessita de comprar suas matérias-primas ou produtos em tempo hábil, isto é, que seja compatível com a estratégia traçada em seu plano de ação. Se o departamento de compras apresenta falhas, isso pode significar problemas na cadeia de suprimentos e de produção, bem como falta de produtos nas vendas. Todas as operações sofrem quando o setor de compras deixa a desejar.
O que antes era visto como um setor de burocracia e atividades rotineiras, hoje é comprovadamente parte vital da logística de qualquer empresa.
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O fato é que a importância do departamento de compras se revela na conexão deste setor com todos os outros. Por exemplo, para que uma empresa realize promoções para seus clientes, o setor de compras deve estar alinhado perfeitamente com o de marketing e o de vendas.
Sem esse alinhamento, o grande objetivo de uma empresa, que é operar com baixos custos e ter grandes retornos financeiros, torna-se extremamente prejudicado, quiçá impossível.
Importância do departamento de compras para estratégias nas vendas
Se partirmos do pressuposto que o objetivo das vendas é atender a necessidade de um cliente, a empresa deve estar sempre pronta para cumprir com suas promessas, de modo que os consumidores não sofram com a falta de um produto, ou com sua má qualidade, logo, é necessário que o setor de compras esteja em pleno funcionamento.
Em outras palavras, a importância do departamento de compras é controlar o processo de vendas a partir da aquisição das matérias-primas ou produtos, para que a empresa fique habilitada a entregar exatamente aquilo que seus clientes precisam.
Para isso, o departamento de compras precisa conversar constantemente com o setor de vendas para entender quais são as principais demandas dos clientes e calcular qual que é a quantidade exata de produtos/serviços/matéria-prima que terão que ser adquiridos para manter o controle de estoque da empresa saudável.
Dessa forma, a importância do departamento de compras está em garantir que a empresa sempre tenha os recursos necessários para continuar com as suas atividades, sendo um fator crucial para o crescimento da corporação.
Como deve funcionar um departamento de compras eficiente?
Visto que a importância do departamento de compras se revela em todos os setores da empresa, não é uma surpresa que seja necessária uma visão sistemática das compras. Logo, é preciso atuar em várias frentes e executar várias estratégias de forma simultânea.
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Para que o departamento de compras funcione de maneira significativa e eficiente, é necessário cuidar de aspectos que passam pelo ciclo de compras, análise, cotação de preços, escolha dos fornecedores, observância dos prazos de entrega, dentre outros.
9 Dicas para otimizar o departamento de compras
Veja agora 9 dicas para direcionar as funções do departamentos de compras para conseguir otimizar o funcionamento desse setor tão importante para o desenvolvimento da sua empresa.
1. Ciclo de compras
O ciclo de compras demonstra de maneira bem ampla a importância do departamento de compras, pois é um processo que permite uma gestão eficaz das aquisições de uma empresa.
Já que uma empresa é caracterizada por atividades e operações contínuas, no setor de compras não é diferente.
O ciclo de compras passa por várias etapas, que vão desde a análise das compras até a aprovação do recebimento e do pagamento. Através desse processo, é possível que uma empresa esteja sempre apta a atender as necessidades do cliente.
2. Análise das compras
A análise de compras é a primeira etapa do ciclo, a qual geralmente é feita pelo colaborador que mais entende sobre o uso do produto ou serviço pretendido. Para isso, é necessário identificar, além das especificações do produto ou matéria-prima, qual é o local e a data da entrega.
3. Escolha um bom relacionamento com fornecedores
Dentre todos os elementos relacionados à importância do departamento de compras, a escolha dos fornecedores jamais pode ser subestimada.
É preciso ter critérios rigorosos, como saber acerca dos prazos e se o fornecedor entrega seus produtos com qualidade e integridade, além de que questões sobre transporte, quantidade e preço também devem ser analisadas.
Um bom relacionamento com fornecedores é duradouro, o que implica em boas parcerias, preços e posicionamento estratégico da empresa para que ambos sejam beneficiados.
4. Realização de cotações de preços
A cotação de preços deve ser feita quando há uma compra volumosa de mercadoria, pois é necessário buscar preços melhores para produtos em grande quantidade.
Através de um orçamento enviado a vários fornecedores, é possível conseguir bons preços para obter lucros maiores.
5. Negociação de preços com promoções e descontos
Mais um fato que revela a importância do departamento de compras é o relacionamento duradouro com os fornecedores.
Uma empresa necessita de parcerias contínuas para se colocar em posição de obter melhores condições de negociação com seus fornecedores, afinal, muitos benefícios mútuos são atingidos através da confiança de um relacionamento empresarial de longo prazo.
6. Organização e emissão dos pedidos de compras
Nessa etapa do processo de ciclo de compras, as aquisições são, de fato, legitimadas, pois os pedidos de compras são documentos.
Esse pedido expressa todas as especificações da relação comercial entre a empresa e seus fornecedores, como especificações do produto e prazo de entrega.
7. Prazo de entrega e segurança no envio
Um dos fatores que mais demonstra a importância do departamento de compras é o prazo. Através das ações coordenadas desse setor, uma empresa corre menos riscos de não ter um produto ou serviço que o cliente deseja.
Empresas que trabalham por encomenda, por exemplo, devem ter atenção dobrada, pois a relação com o cliente envolve combinar um prazo para a entrega de um produto.
Através do departamento de compras, é possível escolher um fornecedor que seja fiel e pontual com suas entregas.
8. Aprovação do recebimento das compras
Outra importância do departamento de compras é a de monitorar a chegada dos pedidos, pois uma vez que a mercadoria chega na empresa, é necessário verificar se ocorreu alguma falha, como um defeito ou falta de algum produto.
Quando o volume do pedido é muito grande, essa função é ainda mais delicada, e o departamento de compras deve realizar o procedimento através de critérios e protocolos já estabelecidos e comprovados em sua eficácia.
9. Aprovação do pagamento das compras
Essa etapa é acionada quando a fatura do fornecedor chega. A partir daí, o procedimento é comparar documentos, que são a declaração de recebimento, o pedido e a fatura em si.
Se todas as informações presentes nos três documentos forem coerentes, então o departamento de compras aprova o pagamento. Caso contrário, as incoerências devem ser endereçadas e resolvidas.
Importância do departamento de compras para saúde das empresas no meio corporativo
Muitas pessoas ainda pensam no departamento de compras como um setor totalmente burocrático e rotineiro de uma empresa. Porém, isso é um erro, já que esse departamento é, na verdade, parte vital do posicionamento estratégico da empresa.
Por isso, tenha em mente que o departamento de compras deve funcionar plenamente, para que haja relacionamento com fornecedores, baixo custo de aquisição de mercadorias ou matérias-primas, boas negociações e eficácia dos processos internos.
A importância do departamento de compras é tamanha que a falha desse setor afeta de maneira direta nos ganhos da empresa, pois o mau funcionamento deste setor pode levar a perdas de tempo, baixa produção e, em última análise, custos desnecessários que impactam negativamente nos lucros sobre a venda de cada produto.
Por isso, não deixe de investir tempo e dinheiro na estruturação do departamento de compras da sua empresa. Conte com o Cadastro Empresa para construir os processos e ter acesso as ferramentas necessárias para fazer a gestão administrativa da sua empresa.
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