A comunicação entre compras e estoque, diferentes setores de uma companhia, é fundamental para conseguir uma otimização nos resultados, em especial na produção. Tanto as compras como o estoque formam a base do sucesso nas vendas e se houver erros em sua comunicação com certeza haverá prejuízo dentro da empresa a longo prazo.
Para evitar esses ruídos que atrapalham na comunicação e podem impactar de modo negativo toda estrutura de produção e vendas, existem certas estratégias, técnicas e cuidados importantes. Aprender quais são garantirá para sua empresa muito mais sucesso em sua rotina de produção, como também mais lucro.
Neste post, você verá:
Por que a comunicação entre compras e gestão de estoque é crucial?
O estoque é altamente dependente das compras de uma empresa, então sua comunicação é essencial. E não é apenas o estoque que depende do setor de compras, a própria venda de uma empresa depende da produção, que por sua vez está condicionada pelo estoque. Ou seja, a cadeia de atividades de uma companhia começa pelas compras.
Quando não há comunicação entre compras e estoque, a empresa não sabe exatamente o quanto pode comprar sem sobrecarregá-lo e nem o quanto precisa comprar para não faltar na produção a fim de evitar ruptura nas vendas. As duas situações são erros que precisam ser evitados. E são apenas alguns exemplos, entre as vantagens trazidas pela comunicação entre os dois setores estão:
- Falta de itens básicos para sua produção;
- Superlotação do estoque;
- Falta de controle de suas próprias finanças;
- Prejuízos causados por matérias-primas que estragam;
- Falta de disponibilidade de produtos.
Por isso, investir em uma boa comunicação entre compras e estoque é fundamental para que toda a produção da sua empresa consiga ser realizada com competência e dentro das metas e objetivos. Ao conseguir implementar uma boa comunicação entre os dois setores, seu negócio só tem a ganhar.
Dicas para melhorar a comunicação entre esses dois departamentos.
Para auxiliar a conseguir implementar a comunicação entre compras e estoque separamos algumas dicas que são fundamentais. Com elas a comunicação entre os dois departamentos, assim como todas as equipes dentro da empresa, será ainda mais forte e poderosa. Você não precisará mais se preocupar com diversos problemas!
Não se esqueça que para colocar as dicas em prática é importante conscientizar todos os envolvidos nos dois setores, reunir as equipes e falar sobre como é necessário a comunicação. Quanto mais os colaboradores estiverem envolvidos com a produção e empresa, melhor será para todo negócio.
Implemente rigoroso controle de entrada e saída
O primeiro passo para conseguir ter uma comunicação entre compras e estoque de qualidade é ter um rigoroso controle sobre o que sai e entra de matéria-prima e insumos de produção. Todo o estoque depende desse controle, que é igualmente fundamental para que as compras possam ser feitas de maneira consciente.
Quando a entrada e a saída de produtos é incrementada, o vínculo mais fundamental entre compras e estoque é criado. É nesse apoio em que ambos os setores se sustentam, e este é o fator mais essencial de sua comunicação. Esse controle deve ser realizado por profissionais muito bem amparados por ferramentas de gestão e controle.
Tenha um lugar adequado para o estoque
De nada adianta ter uma comunicação entre compras e estoque que funcione de maneira efetiva sem um bom espaço para o estoque. Esse espaço deve ser criado de maneira a favorecer a proteção das mercadorias e sem isso os bens, insumos e matéria-prima podem ter a sua integridade ameaçada, o que causa prejuízo.
Para que o estoque funcione é necessário que o lugar escolhido tenha as mínimas condições de segurança como proteção a incêndios. Também depende de estar preparado para receber as mercadorias, por exemplo, empresas que trabalham com produtos em baixa temperatura devem investir em câmaras frias.
Utilize aplicativos e softwares de gestão
Softwares de gestão são ferramentas excepcionais na mão de profissionais de compras e estoque. Esses softwares permitem inúmeras atividades importantes que podem auxiliar a controlar todo o fluxo de mercadorias, de compras, de vendas e ainda realizar muitas outras atividades como:
- Facilitar a comunicação entre profissionais dos dois setores;
- Uma visualização do que existe no estoque em tempo real;
- Programar para anunciar quando há falta de determinado produto;
- Visualização dos números do estoque;
- Controle de inventário.
Como comentamos, esses softwares e aplicativos podem ser utilizados pelos dois setores, ambos grupos de profissionais podem fazer uso do aplicativo. A tecnologia é aliada da comunicação e da gestão e também será fundamental para controlar o estoque e as compras da empresa.
Faça uma boa gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores é fundamental para conseguir manter o estoque em bom estado e esta é uma atividade do setor de compras. Para que o setor de compras possa contratar bons fornecedores é essencial verificar as necessidades da empresa, sua produção e sobretudo do estoque, o que faz da gestão de fornecedores necessária.
E para encontrar bons fornecedores e não errar na hora de implementar a sua gestão dentro da empresa, não há lugar melhor do que a plataforma Cadastro Empresa. No site é possível encontrar um catálogo diferenciado de fornecedores de bens e serviços, todos prontos para serem prospectados pelo setor de compras.
Lá é possível criar filtros avançados para encontrar exatamente o que precisa em qualquer lugar do Brasil. Tudo isso com uma plataforma intuitiva e muito fácil de utilizar. O Cadastro Empresa é um serviço sem igual que oferece vantagens essenciais para você controlar suas compras e estoque!
Padronize o recebimento
O recebimento é parte importante da garantia de controle e também uma peça fundamental para a comunicação entre compras e estoque. Quando o recebimento é padronizado, as mercadorias são cadastradas no estoque de maneira correta, o que permite ao setor de compras controlar bem o que acontece na empresa.
A padronização do recebimento também é essencial para a segurança das mercadorias, que são imediatamente levadas até seu estoque, sem ficarem ao relento. Uma ótima maneira de garantir esses processos essenciais é contar com um time de profissionais capacitados e colaboradores treinados.
Otimize a cadeia interna de transporte
Dentro da empresa, as mercadorias e insumos de produção têm a sua própria rotina e cadeia de transporte quando o produto do estoque é levado para a criação de um bem ou serviço. Essa cadeia deve ser otimizada para atender os critérios tanto do estoque quanto das compras, em especial para o controle.
Os profissionais responsáveis por esse transporte fazem bem ao corresponder sempre com os dois setores, pois essa informação é fundamental para conseguir criar uma comunicação entre compras e estoque. Quando os profissionais dos setores são informados sobre o quê está sendo utilizado e em que momento, fica mais fácil planejar outros detalhes da gestão.
Tenha uma boa equipe de estoque
Não há como manter uma boa comunicação entre ambos setores sem bons profissionais envolvidos. Ter uma boa equipe é o sustento de uma boa comunicação, gestão e de um procedimento otimizado e padronizado. Os profissionais devem ser capacitados para cuidar bem do estoque e conhecê-lo de modo suficiente.
Não só isso, também é fundamental que esses profissionais estejam conscientes da necessidade de manter a comunicação com o setor de compras em dia. Isso irá auxiliar muito em todos os processos fundamentais da gestão de estoque.
Padronize a descrição de produtos no estoque
O estoque deve estar padronizado com a descrição correta de itens, matérias-primas e recursos de maneira clara. Também é importante que os profissionais envolvidos tanto com o estoque quanto com as compras conheça de maneira completa toda essa nomenclatura utilizada pela empresa, para conseguir se situar nos processos.
Essa padronização deve ser a mais completa possível, e estar tanto nos aplicativos de gestão e no ambiente digital quanto no ambiente físico. A criação de mapas de estoque também é uma ótima ferramenta e serve para situar os profissionais que já trabalham na área e também para treinar os novos colaboradores da empresa.
Estude o fluxo de vendas
O fluxo de vendas é o que pauta grande parte das necessidades de venda e estoque, portanto o seu estudo diz coisas preciosas sobre a quantidade de itens que devem ser estocados e comprados. A realização desse estudo é ótimo e produz boas considerações sobre a comunicação entre compras e estoque.
Por meio do estudo do fluxo de vendas é possível saber quando comprar, o que comprar e qual a periodicidade dessas ações. Não só isso, também é melhor para entender como um produto deve ser armazenado para favorecer o seu uso. Tudo isso é ótimo para garantir que os dois setores, compra e estoque, funcionem de maneira correta.
Cuidado com produtos frágeis
Existem produtos que naturalmente são mais frágeis que outros, esses devem ter um cuidado muito maior por parte da gestão de estoque. O mesmo vale para o setor de compras, que deve avisar sempre para o outro departamento quando esses produtos estiverem próximos de chegar, para que assim sejam bem estocados.
Há várias medidas que podem ser implementadas para garantir a segurança desses objetos, como um local especial, câmaras fechadas de PAR (Produto de Alto Risco), as já citadas câmaras frias e muito mais. É importante garantir um local adequado a esses itens para não haver nenhum prejuízo para a empresa.
Realize vistoria humana
Os softwares de gestão e outros procedimentos automatizados são importantes para que tanto o setor de compras quanto de estoque funcionem de maneira correta. Entretanto, a vistoria humana não deve ser subestimada e serve como uma medida de precaução para caso qualquer erro seja cometido pelas ferramentas digitais.
É interessante manter uma vistoria diária, seja no fim do expediente ou no começo. Há empresas que realizam contagens em diferentes turnos para garantir que o estoque está bem organizado. Outra medida importante para a segurança, controle e boa comunicação entre compras e estoque são os inventários semanais, mensais ou até mesmo anuais.
Exemplos de como melhorar a eficiência empresarial através de uma comunicação eficaz entre compras e gestão de estoque
Ter uma comunicação eficiente entre compras e estoque é um passo essencial para melhorar não apenas cada um desses setores, mas todos os processos de uma empresa. Quanto melhor for a comunicação entre essas duas áreas, mais sua empresa ganha como um todo. E há formas de melhorar esse aspecto em sua gestão.
Uma empresa que investe em comunicação é mais autoconsciente de seus processos e, portanto, capaz de realizar uma série de atividades com mais eficiência. Entre as grandes vantagens trazidas pela comunicação interna estão:
- Menos prejuízo e desperdício;
- Maior otimização no tempo de produção;
- Vendas nunca atrasam;
- Cadeia de produção não conta com atrasos;
- Acidentes são evitados;
- Compras com mais economia podem ser realizadas.
Tudo isso é fundamental para manter a sua empresa com mais lucro e mais sucesso! E para conseguir implementar e incrementar essa comunicação, conte com a Cadastro Empresa, a plataforma ideal para buscar por novos fornecedores. Por lá você pode comprar e garantir um estoque recheado com mais economia e praticidade.
A comunicação entre compras e estoque é uma atividade que irá trazer para seu negócio os melhores benefícios. Não deixe de apostar nessa comunicação para garantir à sua empresa mais otimização na produção e vendas, e conte com a Cadastro Empresa para tornar suas compras bem sucedidas.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
