Ter um processo de compras eficiente é essencial para garantir que sua empresa tenha bons resultados no mercado. Independente do seu nicho de atuação, compreender como se comprar materiais da melhor maneira possível é uma área de interesse de todos os comerciantes.
Com o passar dos anos, muita coisa mudou e evoluiu diante do cenário econômico. E, com mudanças cada vez maiores e mais drásticas no modo de consumo, é importante destinar recursos para compras que vão surtir efeito, além de otimizar toda a gestão interna de uma empresa.
Dessa forma, é possível garantir uma maior vida ao negócio e aproveitar melhor cada recurso obtido. Por isso, entender essa etapa é essencial se levarmos em conta como estão as exigências dos clientes na atualidade.
Neste post, você verá:
Como funciona o processo de compras eficiente?
O processo de compras eficiente funciona através de estratégias que tentam fazer a aquisição de todos os recursos necessários para o andamento do negócio da maneira mais eficiente possível. Logo, uma empresa que entrega algum tipo de trabalho ao cliente, precisa de fatores que possibilitem a construção do produto ou serviço.
Para isso, as empresas vão “às compras” e obtêm todo o material necessário para o seu trabalho. Com o processo de compras eficiente, estuda-se diversas áreas do negócio e é possível entendê-lo com um maior grau de profundidade.
Etapas do processo de compras eficiente
Como você pode notar, o processo de compras eficiente é cheio de detalhes importantes. Por isso, para facilitar seu entendimento, separamos algumas etapas para explorar melhor cada uma das características importantes a respeito das compras.
Identificar as necessidades do negócio
Saber quais são as necessidades do seu negócio possibilita um tratamento mais objetivo com seus fornecedores e delimita um foco para agir. Esses dois pontos são capazes de organizar completamente o seu processo de compras e para saber as necessidades, leve em conta os seguintes pontos:
- Os setores que seu negócio atua;
- Qualidade de estoque;
- As avaliações dos clientes;
- Opiniões dos colaboradores da empresa.
Levar em consideração os setores que seu negócio atua é importante para ter uma noção geral de todas as necessidades possíveis de surgirem com os trabalhos. Logo, todas as áreas precisam ser nutridas para conseguirem gerar os resultados necessários. Por isso, tenha sempre um meio de verificar como andam as produções nos diferentes setores de seu negócio a fim de não deixar que recursos faltem para a boa harmonia do local.
As avaliações de clientes também são fatores indicativos das necessidades do seu negócio. Com esses dados, é possível saber como o produto está chegando ao consumidor e se as etapas desse processo são positivas ou precisam de melhorias urgentes.
Por fim, pedir por opiniões sinceras aos colaboradores da empresa sobre possíveis melhorias que poderiam ser feitas no negócio vai revelar a você os pontos de correção. Além disso, essa conversa incentiva uma relação mais próxima entre os funcionários.
Pesquisar por variedades
Pesquisar por diversas disponibilidades de preço e de produtos é algo aprendido nas compras comuns do cotidiano e que se repete nas compras empresariais. A pesquisa revela a variedade de coisas existentes e de produtores daquela mesma coisa procurada. Com essas duas ideias, sua empresa pode julgar a qualidade de vários fornecedores e notar qual deles é o que mais possui chances de atender as expectativas do negócio.
Já pensou investir na compra de uma ferramenta extremamente cara e, no dia seguinte, navegar pela internet e encontrar outra com mais funcionalidades e um preço menor? Esse é um acontecimento bastante comum e uma boa pesquisa também reduz ao máximo as chances disso acontecer.
Boa conversa com os fornecedores eficientes
Conversar bem com o fornecedor e entender como ele pode sanar as necessidades de seu negócio vai te prevenir de surpresas desagradáveis e proporcionará um negócio mais amplo. Fornecedores trabalham diariamente com a entrega de recursos que empresas precisam para se desenvolver e, por isso, conhecem muito bem as tendências de funcionamento dos clientes.
Para classificar a qualidade dos fornecedores, é interessante levar em conta toda a experiência dele no mercado e a reputação que ele possui. Observe se, durante o contato, ele demonstra competência e disposição para auxiliar no crescimento do seu negócio para fazer uma avaliação mais precisa.
Portanto, a maneira mais eficiente da atualidade ao considerar todo o seu contexto é o contato com bons fornecedores. Através deles, é possível tanto garantir a qualidade dos produtos exigidos como uma boa quantidade deles, o que proporciona uma segurança maior.
Gestão inteligente de recursos
Sem a gestão de recursos, não é possível ter um processo de compras eficiente justamente por não existir um planejamento de como utilizar os recursos disponíveis da melhor forma. Dessa forma, é possível evitar desperdícios de investimentos que poderiam ser destinados a outras áreas do negócio.
A necessidade de economizar é um fator muito importante na atualidade. Pelo fato do cenário econômico sempre envolver diversas incertezas, aplicar com o maior grau de segurança possível evitar possíveis colapsos que a empresa venha a ter, seja por fatores previsíveis ou imprevisíveis.
Não confunda, no entanto, uma gestão inteligente com o não gasto de recursos. É preciso determinar um limite de gastos e, se necessário, só passar dele em momentos de muita urgência. A otimização de tempo, por sua vez, é outro item que precisa ser bem explorado a fim de tornar a empresa mais produtiva.
Uma empresa que vende produtos relacionados a queijo, por exemplo, tem grande necessidade por artigos de leite e aparelhos capazes de conservar os produtos a baixas temperaturas. Quando ela vai buscar por um novo fornecedor, ela precisa levar em conta se o profissional consegue atender essas necessidades e só investir caso haja comprovação.
Preparação do local para receber a compra
Ter locais ideais para o recebimento de mercadorias é uma parte importante pois garante a preservação da compra e mostra compromisso profissional com o fornecedor. Caso você seja dono de um negócio que vende frutas, por exemplo, é necessário ter um local apropriado para que as mercadorias sejam depositadas sem grandes problemas.
O fato tanto promove uma boa relação com os vendedores, já que você se preparou para recebê-los, como abre brechas para o recebimento de produtos melhores. Isso garante um maior grau de satisfação dos clientes e, como você pode notar, gera um ciclo de coisas positivas ao negócio.
O local de entrega também precisa levar em consideração as características do produto recebido. Caso o seu negócio seja relacionado a comidas frias, por exemplo, garanta que a energia do local de armazenamento esteja nos conformes para manter o funcionamento do freezer.
Encerrar positivamente a negociação
Encerrar a compra de maneira positiva é uma das etapas do processo de compras eficiente de uma empresa que envolve tanto falar sobre a qualidade do serviço prestado como dar brechas a novas negociações. É interessante obter avaliações da sua equipe para verificar a qualidade do processo de compras com aquele fornecedor e julgar a qualidade dele.
Cabe comentar que encerrar positivamente também pode ser interpretado como cortar relações com fornecedores ruins. Caso sua equipe e, os próprios clientes, relatem problemas no produto fornecido ou a comunicação com o fornecedor não seja adequada, a melhor saída para otimizar tempo e se poupar de problemas é cortar o contato.
Observe que todas essas etapas listadas não somente influenciam nas compras, mas sim em toda a forma que o negócio lidará no decorrer do tempo. Todo esse controle pode ser nomeado também de gestão de compras e é uma das exigências das empresas de sucesso.
Como é o fluxograma do setor de compras?
O fluxograma do setor de compras é representado por desenhos que mostram de maneira simples como ocorre todo o processo das aquisições de uma empresa. Geralmente, as informações que costumam ser levadas para a construção do desenho são:
- Etapa da compra realizada;
- Setas que indicam o avanço de cada etapa;
- Itens extras que sinalizam outras coisas.
A partir dos dois primeiros itens é possível entender como as compras são feitas e em qual sentido a operação cresce através da seta. Os itens extras podem ser formas geométricas, cores diferentes ou qualquer outro sinal de escolha do criador do fluxograma que seja capaz de comunicar informações diferentes para os leitores do material.
Como dito, esses desenhos precisam mostrar os pontos mais cruciais das compras de um negócio que permitem visualizar com mais facilidade todos os acontecimentos do processo. A forma que o desenho será construído só deve seguir os padrões comunicativos estabelecidos pela comunidade.
A cara do fluxograma, no entanto, varia de cada profissional. Assim como existem fluxogramas que se tratam de retângulos com nomes dos processos e setas, existem os fluxogramas mais sofisticados e cheios de detalhes. O objetivo de ambos precisa ser o mesmo já estabelecido: comunicar processos de maneira simples.
Como fazer cronograma de compras?
Para fazer um bom cronograma de compras, é interessante entender os períodos de necessidades da sua empresa e observar os momentos que os preços estão mais adequados.
Portanto, para fazer isso é necessário realizar uma boa análise de estoque e avaliar a situação dos itens armazenados da empresa. A análise de estoque envolve três pontos principais:
- A verificação da quantidade de itens disponíveis;
- A velocidade com a qual o estoque será gasto;
- Qualidade dos itens estocados.
Verificar a quantidade de itens é o primeiro passo para observar como a empresa está em relação a disponibilidade de serviços. O levantamento pode ser feito com planilhas ou programas inteligentes capazes de evitar erros humanos.
A velocidade com a qual os itens vão ser utilizados, por sua vez, dirá mais a respeito dos recursos que precisam ser direcionados para a manutenção daqueles itens. Em épocas de Semana Santa, por exemplo, o mais recomendado para os donos de supermercados é realizar a compra de vários peixes para o estoque antes do mês da comemoração. Tanto há uma maior procura na data como se tem um lucro garantido, já que a compra foi feita antes.
É notável como o controle da velocidade de gasto dos itens em estoque está relacionado ao grau de popularidade do produto em questão. Portanto, você pode realizar a contagem da quantidade de itens disponíveis e, simultaneamente, verificar o quão rápido eles serão consumidos pelos clientes. Esse é um ponto interessante de se observar, principalmente ao conversar com fornecedores.
Por fim, verificar a qualidade dos itens em estoque é necessário para observar se existem descartes necessários e entender o produto que os clientes entrarão em contato. Essa etapa é importante não só para registrar quantos itens precisam ser repostos, como também avaliar qual é o grau de comprometimento que os fornecedores desses itens têm com o seu negócio.
A partir de todos os conteúdos apresentados, você conhece todas as etapas do processo de compras eficiente. Durante o texto, ficou provado como ter bons profissionais para oferecer bons materiais é essencial para compras mais produtivas e interessantes à futura estabilidade do seu negócio.
Por isso, não deixe de conhecer todos os recursos de pesquisa de fornecedores que o Cadastro Empresa oferece. Através da plataforma e de um banco de dados que contém, informações sobre todas as empresas do Brasil, você consegue buscar por qualquer tipo de fornecedor através dos filtros que determinam a atividade e região de atuação, por exemplo.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
