Muitas empresas, embora precisem comprar, deixam de lado o ato de organizar o setor de compras. Qualquer empresa, seja qual for, tem que comprar insumos para seus produtos ou para seu funcionamento rotineiro.
O setor de compras será o responsável direto por comprar produtos que serão utilizados como matéria prima, materiais de trabalho ou até mesmo produtos para revenda, como é o caso de supermercados e lojas. Mas você já pensou em organizar o setor de compras de sua empresa e qual a importância deste ato?
Organizar o setor de compras é imensamente importante, pois também irá impactar no lucro líquido da empresa, especialmente para negócios do ramo varejista, por exemplo, que lidam com compras de diversas categorias e com produtos de diversas características.
Para essas empresas, organizar o setor de compras é ainda mais importante. Hoje entenderemos mais sobre como organizar o setor de compras, o que fundamenta a sua importância e porque este deve ser considerado fundamental para aumentar o rendimento da sua instituição. Confira!
Neste post, você verá:
Como organizar o setor de compras de uma empresa?
Como mencionado, qualquer empresa de qualquer categoria em algum momento de sua vida útil, especialmente nos primeiros dias de funcionamento, deve comprar alguma coisa. Nem que seja os materiais mais básicos para trabalhar, uma cadeira, um computador e outras ferramentas essenciais.
Mas a tendência geral da maioria esmagadora das empresas é ter sempre objetos para comprar ao longo de toda a sua trajetória, na verdade, ao longo de sua rotina diária. Toda empresa tem gastos, e grande parte desses gastos são compras que essas empresas fazem rotineiramente.
Para conseguir organizar o setor de compras o primeiro passo é entender suas necessidades, afinal isso será uma demanda particular de cada empresa. Em seguida você deverá:
- Determinar parceiros comerciais: vale fazer uma planilha com todos os fornecedores de produtos ou serviços necessários para o funcionamento da empresa e seus valores atualizados;
- Estabelecer a organização de estoque: considere investir na automatização do controle de estoque, para evitar erros e desorganização que levem a compras desnecessárias, principalmente se for uma empresa de revenda, que lida com muitas compras;
- Entenda a demanda de compras: é importante saber exatamente o que você precisa comprar e em que quantidade para determinado período, então avalie o que está sendo utilizado para entender a necessidade de reposição;
- Faça pesquisa de mercado: mesmo que você considere que tem bons parceiros comerciais (e óbvio que sempre é bom manter perto quem sabemos que faz um bom trabalho), busque oportunidades com frequência, pois você pode encontrar melhores custo-benefícios;
- Mantenha uma lista de indesejados: é bom saber com quem contar na hora de comprar, mas saber quem evitar também é fundamental. Claro que empresas que não se ajustaram ao seu negócio no passado podem melhorar, mas é bom evitar dores de cabeça, não é?
Com esses passos em mente você já pode ter mais facilidade em seu setor de compras, afinal que empresa se dá o luxo de não comprar? Pois é, é impraticável movimentar qualquer negócio sem o mínimo de investimento em outros produtos ou serviços. Mas como se dá organização de suas compras?
Qualquer empresa tem muito bem definida suas vendas, o que vendeu, quando vendeu, para quem vendeu e em que condições vendeu. A venda é geralmente muito bem pontuada e observada por uma estrutura comercial e é, digamos, a “parte boa do negócio”.
Mas e as compras? As compras, mesmo que sejam um elemento que as empresas não queiram levar muito em conta, ainda fazem parte da estrutura de uma empresa e são igualmente importantes.
Tomemos como exemplo uma empresa do ramo industrial. As compras desse negócio não são apenas um mero detalhe de rotina, e sim uma peça chave para que toda a indústria funcione corretamente. Sem comprar a matéria prima, uma empresa do ramo industrial estará de mãos atadas, não terá como produzir o material que se propõe a comercializar.
E podemos ainda levar o mesmo raciocínio para empresas de outros segmentos, como uma empresa do ramo do varejo, que compra inúmeros produtos de diversas categorias, e lojas variadas que estão sempre comprando produtos em atacado para alimentar o seu estoque.
E engana-se quem pensa que empresas prestadoras de serviço estarão fora desse combo, afinal até os materiais de escritório e outros elementos precisam ser constantemente repostos para que a rotina de trabalho não seja prejudicada.
Quando pensamos assim fica clara a necessidade de organizar o setor de compras de todas essas empresas. Para que a empresa se previna de inúmeros erros, desde erros de estocagem de mercadorias, de falta de mercadorias e, principalmente, os causados pela própria desorganização.
Ter em mente todos os detalhes a respeito da sua organização para comprar é essencial. Especialmente para que a empresa esteja sempre preparada financeiramente para suas compras, e para que também não seja vítima de investimentos mal realizados em itens desnecessários ou supervalorizados.
Quando falamos em organizar o setor de compras de uma empresa temos que considerar diversas características, como a sua demanda, a sua capacidade de estoque, a forma de estocar, seus depósitos e principalmente suas reservas financeiras.
Todos esses aspectos devem ser pensados, ponderados e, por fim, utilizados como informações úteis por uma equipe responsável por organizar o setor de compras da empresa.
Qual a importância do setor de compras para uma empresa?
Como comentamos, há uma importância ímpar no setor de compras de uma empresa e na forma como ele deve ser organizado. É o setor de compras quem irá comprar, obviamente, portanto sua importância já começa em fornecer os insumos, a matéria prima e os materiais que uma empresa precisa para funcionar.
E não para por aí, é o setor de compras de uma empresa que irá definir o que será comprado e quando, em que condições e de quem. Tudo isso é relevante para a empresa, pois são aspectos que fazem a diferença, especialmente no valor que a compra irá dispender.
Uma empresa precisa ter seu setor de compras organizado, caso contrário suas compras poderão sair do controle muito facilmente e não terá absolutamente ninguém para controlar esse estrago. Sem organizar o setor de compras, uma empresa estará se colocando conscientemente em risco.
Quais são as principais atividades do setor de compras?
Vimos bastante sobre como organizar o setor de compras é importante, e quais são os riscos que uma empresa se expõe ao deixar de lado esse assunto. Mas, na prática, como isso tudo funciona?
Bem, vamos analisar então de perto quais são as atividades concretas que um setor de compras realiza dentro de uma estrutura empresarial.
- Planejamento das compras levando em conta diversas informações como demanda, caixa, necessidade concreta, fornecedor e até mesmo planejamento sazonal;
- Criar vínculo comercial com os melhores fornecedores, assim como pesquisar no mercado as melhores opções de compra;
- Negociar todas as compras com os fornecedores para conseguir o melhor preço;
- Organizar o relatório completo de todas as compras que forem realizadas, observar também em que condições está aquilo que foi comprado e comparar com o que foi previamente acordado no negócio;
- Observar aspectos como o transporte das compras, onde serão armazenadas e em que condições;
- Verificar possíveis despesas em relação ao transporte da compra e sua estocagem;
- Realizar uma vistoria e relatório a respeito das compras que foram feitas;
- Organizar notas fiscais e atualizar tabelas de custos.
Por essas atividades que são essenciais para o setor de compras fica claro a necessidade de ter uma equipe dedicada para este ramo, não é mesmo?
Como o setor de compras deve trabalhar em conjunto com os outros setores da empresa?
A começar pelo mais básico, um setor de compras deve estar a todo momento em contato com o setor de produção de uma empresa. Afinal, quando consideramos as empresas que produzem, essas devem relatar ao setor de compras a sua necessidade para matéria prima e outros insumos utilizados em sua produção, garantindo que não faltem.
Um setor de compras também deve estar sempre aliado com o almoxarifado de uma empresa, já que é o profissional de almoxarifado que irá relatar as necessidades de diversos produtos para o setor que, por fim, irá comprá-los.
Outro setor que está sempre trabalhando em parceria direta com o setor de compras é o setor de estoque, que irá relatar para o setor de vendas todas as necessidades e as condições do estoque para que as compras possam ser realizadas com mais cuidado e qualidade.
E, por fim, temos o setor de finanças, esse sim um dos mais importantes, que deve sempre estar em contato com o setor de vendas para mantê-lo informado a respeito das reservas financeiras que a empresa está dispondo no momento e dizer se está liberado ou não realizar determinadas compras.
4 Dicas para ajudar a organizar seu setor de compras
Falamos bastante sobre organizar o setor de compras de uma empresa, mas agora vamos ainda mais fundo e dar dicas de como realizar essa organização! Anote então nossa ajudinha e tente implantar em sua gestão, confira!
Começando pelo começo: planejamento!
O começo para organizar o setor de compras com efetividade é planejar muito bem. Mesmo a compra no ambiente doméstico sempre é planejada, imagine então a necessidade desse mesmo planejamento para o setor comercial! Não é brincadeira, esse planejamento deve ser muito bem feito, pensado até nos últimos detalhes.
E não é apenas as compras que devem ser planejadas, o próprio setor que irá realizá-las também. O gestor deve criar uma equipe muito bem organizada, com as melhores cabeças que podem agarrar essa missão e realizá-la com louvor.
Além disso, a equipe deve ser orientada a trabalhar de maneira harmônica com todos os outros setores, como já mencionamos, esses setores são imensamente importantes para que as compras de uma empresa saiam em ordem.
Fornecedores e parceiros corretos
Comprar é um verbo transitivo direto, quem compra algo de alguém. Ou seja, nessa equação temos pelo menos 3 elementos sempre. A compra em si, a empresa que está comprando e quem está vendendo. Logo, ter todos os 3 elementos em boa situação é o que poderíamos chamar de compra ideal.
É de responsabilidade do setor de compras prezar justamente por isso, encontrar no mercado os melhores fornecedores, e não só isso, mas fornecedores que tem o melhor produto com bom preço. Um setor de compras nunca deve descansar até encontrar essa síntese perfeita, ou pelo menos uma síntese quase perfeita que una o melhor produto com o melhor parceiro comercial e o melhor fornecedor.
Algo que pode evitar erros de muitas empresas e equipes de vendas, é entender que nem sempre o melhor produto é vendido pelo melhor fornecedor. Digamos que exista um produto de imensa qualidade vendido pelo vendedor X, mas este é um vendedor que constantemente atrasa suas entregas, ou que entrega o produto fora das especificações.
Nessa situação há um problema claro, o produto é bom, mas o fornecedor não. O setor de compras de uma empresa deve lidar exatamente com esse problema, tentando chegar a melhor resposta possível para esta situação, afinal compromisso e estabilidade são ideias nas parcerias comerciais.
Use as melhores ferramentas do mercado
Hoje em dia o que não falta no mercado são tecnologias com o poder de auxiliar empresas a realizar toda a sua administração de maneira muito mais facilitada. Toda empresa tem acesso a um mercado de softwares imenso, com os melhores programas para conseguir organizar diversos setores destas, inclusive alguns softwares destinados a organizar o setor de compras.
Então não deixe de aproveitar softwares de gestão para conseguir organizar seu setor de compras. Aposte em bons softwares para armazenar alguns dados, tanto sobre suas compras quanto sobre seus clientes, seus fornecedores e outros dados relevantes para o setor de compras e para outras equipes da empresa.
Rotinas, fluxo e parâmetros
É impossível atingir a excelência, ou ao menos é muito difícil, sem comparar resultados. E faz parte do ato de organizar o setor de compras, definir rotinas, criar metas, parâmetros, observar o fluxo, enfim, ter um quadro panorâmico onde se pode verificar a qualidade de suas compras.
Esse fluxo deve conter todas as informações e necessidades do setor de compras, a vistoria do estoque ou da situação do estoque, por exemplo, a vistoria do transporte, a necessidade das compras, a necessidade da demanda, etc. Tudo isso são informações relevantes que o setor de compras deve considerar.
Agora que já sabe mais sobre como organizar o setor de compras de uma empresa, não deixe de incrementar nossas dicas na sua gestão e acompanhe uma gestão mais assertiva com lucros mais substanciais!
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
