Ao fazer o pedido dos materiais, é necessário pedir o orçamento detalhado para ter o controle financeiro e de outros fatores essenciais. Afinal toda empresa necessita de insumos para produzir seus produtos e vende-los para o consumidor final.
Mas, você pede o orçamento detalhado de todos os insumos ao contratar os serviços de uma empresa? Afinal, por que você deve fazer isso? Entenda melhor abaixo.
Neste post, você verá:
O que é um orçamento detalhado?
Um orçamento detalhado é uma relação de custo por cada insumo (material, equipamentos ou serviço prestado). Ele deve ser feito antes do trabalho ser iniciado e documentado pela pessoa ou empresa responsável pela execução. Esse orçamento ajuda você a se organizar financeiramente para ter controle do que está sendo pago.
O orçamento detalhado é imprescindível para monitorar todos os passos a serem seguidos e ter maior segurança sobre o investimento a ser feito.
Como realizar um orçamento detalhado?
Um orçamento detalhado deve percorrer três etapas para ser inciado da forma certa: análise, documentação e decisão. Suponhamos que o cliente precisa da prestação de serviço de uma empresa para construir a casa deles do absoluto zero. Para isso, querem saber quanto custa, quais os insumos são necessários, como será feito e quanto tempo dura.
Mesmo que os clientes entendam bem sobre o assunto, o certo é o profissional que irá executar o serviço ir até o local para entender as necessidades do cliente e sua expectativa para alinhar com o custo. Analisar o que precisa ser feito, verificar a extensão, considerar o tempo e ter ideia do investimento mínimo.
Como se trata de uma construção completa para suspender uma casa do zero, na primeira etapa irá precisar arcar com fundação da casa para ser uma estrutura forte.
A fundação é uma etapa onde exige um bom investimento, mas não é possível visualizar muita mudança estética. Por esse motivo, o engenheiro deve explicar o que será feito, quanto tempo demora e, principalmente, o porquê desses gastos altos com materiais.
Para isso um orçamento detalhado é a solução para que o cliente consiga acompanhar e entender sua própria obra. Ao terminar a análise do local, o orçamento deve ser documentado e enviado para ser aprovado pelos clientes antes de começar a execução. Em meio a esse processo, eles podem pedir para alterar algo ou explicações.
O terceiro passo é a decisão. Ao relatar os valores estimados os clientes podem pedir desconto, e a decisão é do profissional oferecer uma segunda opção ou manter da forma que está justificando a importância dos insumos. Outros elementos podem ser trocados pelo simples fato de preferência, mas no caso da fundação não há tantas possibilidades assim.
Cada empresa tem uma forma de trabalhar, umas fazem orçamentos por etapas, faz o orçamento completo apenas da fundação da casa, por exemplo. Outras elaboram o projeto como um todo e subdividem as partes da casa, como suspensão das paredes, parte elétrica, hidráulica e acabamento. Depende muito do que o cliente deseja e a verba disponível para isso.
O que são os insumos?
É comum haver confusão entre o termo matéria-prima e insumos. Matéria-prima é todo elemento usado para produzir algo, já os insumos são todos os materiais utilizados para produção, mas não precisa ser usado diretamente na produção ou fazer parte dele.
Ou seja, matéria-prima pode ser madeira para fabricar um móvel e o insumo pode ser a máquina, verniz, as ferramentas e outros materiais utilizados para a fabricação.
Entenda que a matéria-prima pode estar inclusa no insumo, mas o insumo não está incluso na matéria-prima. Saiba como encontrar fornecedores para insumos e matérias-primas!
Como realizar orçamento detalhado de insumos?
Nesse orçamento detalhado, devem estar elencados os materiais, mão de obra e equipamentos.
Cada etapa do serviço necessita de insumos diferentes, os quais um profissional habilitado consegue definir quais serão necessários.
Se considerar o exemplo da construção da casa, já conhecemos o serviço que será feito de início que é a fundação. A partir dessas informações, o próximo passo é definir os insumos que serão utilizados para isso. Exemplo: areia, mão de obra do pedreiro, cimento, arame, vergalhão, pedra, estribos, tijolos, entre outros.
Esse exemplo foi de alguns custos diretos, mas os custos indiretos não podem ser esquecidos. Uma construção não é feita sem energia elétrica, água, locação de equipamentos. Muitas vezes os custos indiretos são desconsiderados no orçamento inicial e surpreendem ao iniciar a execução do projeto.
O profissional irá calcular a quantidade necessária e quanto cada um desses insumos custa. Após fazer o levantamento de custo e quantidade, chegou a hora de organizar tudo isso para documentar. O ideal é utilizar uma planilha, dessa forma fica mais fácil de entender e identificar cada item.
Separe os insumos com nome, identifique o tipo de material, quantidade necessária de cada um deles, valor unitário, valor total. Uma boa ferramenta para te ajudar a elaborar essa planilha é o Excel, mas há outras alternativas como Power Point e Word. Lembre de usar um linguajar simplificado para garantir o pleno entendimento.
A melhor forma de apresentar o orçamento detalhado é marcar uma reunião presencial ou videoconferência. Além da planilha, é possível criar um slide no Power Point para mostrar os pontos principais do projeto. Evite colocar informações desnecessárias, vá direto ao ponto.
Essa é uma ótima forma de demonstrar comprometimento, tirar dúvidas do cliente e mostrar que o projeto é realizável. Apresentar o orçamento é a oportunidade de vender e convencer o cliente que essa é a melhor decisão a ser feita.
Ele deve estar com logotipo, telefone, e-mail e identificação do responsável para facilitar o contato entre profissional e cliente.
Qual importância do quantitativo no orçamento detalhado de insumos?
O quantitativo serve para que os clientes consigam verificar os gastos e notar que seu dinheiro está sendo bem investido. Além disso, evita desperdícios de materiais por não ter determinado antecipadamente o que é necessário.
Imagina que para cinco metros quadrados, é necessário um saco de cimento. E no orçamento colocaram apenas 40 reais. Não especificou a marca, quantos quilos tem e quanto irá precisar para o projeto como um todo.
O cliente fica confuso e não sabe o significado desses 40 reais no orçamento. Pode ficar até frustrado e achar que foi enganado. Por isso, o levantamento quantitativo precisa ser claro e objetivo.
Outra situação é aprovar um orçamento sem detalhamento e no meio do caminho precisar parar, pois, não foi especificada o quantitativo de insumos, o que pode atrapalhar o andamento e aumentar os custos mais que o previsto.
Orçamento deve ser seguido a risca, para que tudo ocorra como o planejado. Os clientes devem fazer parte dessa equipe, de modo a acertar todos os detalhes e atingir as expectativas.
Nem todas as pessoas possuem uma quantia para emergência, atente-se a esse fator.
Na reunião para determinar se o orçamento será aprovado pelos clientes, tenha certeza que eles leram, assinaram os documentos necessários e receberam uma cópia física ou digital.
Desse jeito você se assegura que esclareceu as dúvidas e tem provas para se precaver se houver futuros desentendimentos. Saiba como se proteger contra isso!
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