(KYS) Know your Supplier: O que significa?

Conhecer a política de Know your Supplier (KYS), ou seja, conhecer o seu fornecedor e compreender, é de extrema importância.

Não somente para entender como aplicá-la, mas para que os benefícios sejam apresentados.

Ter conhecimento a respeito dos seus parceiros dentro do mercado e dos seus fornecedores é essencial para a prevenção de inúmeros riscos e na troca de informações com os mesmos.

E é justamente para isso que servem as políticas de Know your Supplier – KYS – que envolvem os principais riscos que podem ser provocados por um fornecedor.

Em conjunto com diversas outras ferramentas e formas, o seguimento desta política estabelecida tem como o seu objetivo principal a busca pela identificação de riscos e a prevenção de atos ilícitos.

Para alcançar sua principal meta, realiza-se um processo de análise preventiva entre todas as pessoas e as empresas envolvidas com o seu negócio, além da observação constante dos fornecedores.

Neste artigo, você verá:

    O que é Know Your Supplier (KYS)?

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    O Know your Supplier (KYS) é um processo realizado que visa mitigar, ou suavizar, todos os riscos do seu negócio em relação aos fornecedores.

    Essa política de mitigação de riscos apresenta relação direta com a ISO 9001:2015.

    Essa resolução tem o objetivo de afirmar o papel do seu negócio perante a determinação e a aplicação de diferentes critérios para avaliar, selecionar e monitorar o desempenho e a avaliação de fornecedores.

    Isso porque, é necessário que os resultados desta avaliação estejam de acordo com a capacidade de fornecimento dos seus próprios produtos/serviços com todos os requisitos necessários.

    O uso da política de Know your Supplier se torna essencial em todos os negócios, tendo em vista que essas parcerias com os fornecedores apresentam um grande impacto na rotina da sua empresa.

    Não só isso, também tem relação direta com o desenvolvimento dos processos internos do seu negócio.

    E é por isso que ao realizar a seleção de fornecedores da sua empresa, os mesmo devem ser avaliados de forma crítica antes mesmo de fechar a parceria.

    Entenda a importância de conhecer seu fornecedor

    É evidente que toda empresa apresenta exposição a riscos, independente do seu nicho dentro do mercado.

    Entretanto, quando há a aplicação eficiente da política de Know your Supplier, estes riscos podem ser calculados e reduzidos.

    Conhecer o seu fornecedor é fundamental para que a sua empresa cresça com a mitigação de riscos, e para isso deve-se realizar a avaliação de fornecedores, em busca de atos ilícitos em seu passado ou atividades suspeitas, como por exemplo:

    • Condenação por atos ilícitos ou improbidade administrativa;
    • Lavagem de dinheiro
    • Fraudes;
    • Presença de dívidas;
    • dentre outros fatores negativos.

    Quando há o correto levantamento de todas essas informações, a empresa consegue realizar um bom levantamento e uma avaliação aprofundada do fornecedor que será contratado.

    Dessa forma, se reduz os riscos e promove um crescimento promissor.

    Como funciona o processo KYS?

    O processo de Know Your Supplier deve ser aplicado com os critérios bem definidos, que devem ser analisados criteriosamente para permitir a melhor contratação possível dos novos fornecedores para a sua empresa.

    O principal cuidado deve ser ao se relacionar com os fornecedores, de forma que seja garantido que todos os princípios éticos e morais da sua empresa sejam seguidos conforme necessário.

    Além disso, essas práticas devem ser adotadas não só para os fornecedores como também para outros prestadores de serviços.

    O principal objetivo não é só evitar eventuais riscos, como também práticas ilegais dos demais parceiros.

    O processo ocorre em três etapas: avaliação inicial, monitoramento de desempenho e reavaliação da empresa.

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    Para iniciar todo o processo de Know your Supplier devemos responder duas perguntas principais: qual é o tipo de serviço ou o tipo de produto que será oferecido?

    O tamanho da empresa é equivalente ao preço negociado? Diante disso, se dá início ao processo com diferentes etapas:

    • Verificar a integridade da empresa e mapear os riscos: aqui, se utiliza diferentes táticas e protocolos para verificar e analisar as condições do fornecedor, antes de se firmar qualquer tipo de parceria ou de acordo. 

    Nesse caso, observamos toda a situação legal, financeira e ética da empresa, envolvida com análise na sua situação fiscal, no quadro societário e nas táticas de prevenção à lavagem de dinheiro ou de corrupção.

    • Procurar referências feitas ao fornecedor: é essencial analisar toda a reputação do fornecedor dentro do seu nicho específico de mercado. Para isso, se faz pesquisas em redes sociais ou em portais de notícias, além de consultar outras empresas do setor para verificar se há irregularidades ou não em seu histórico.

    Mesmo após a contratação de determinado fornecedor, outro passo importante dentro desse processo é realizar inúmeras reavaliações periódicas dos fornecedores, com o objetivo de analisar se houve alguma mudança nas informações fornecidas previamente.

    Essa etapa deve ser feita em conjunto com o responsável pela empresa, para que o mesmo esteja ciente e possa selecionar quais informações ou documentos serão analisados neste momento.

    • Realizar auditorias periódicas: dessa forma, a empresa avalia todas as atividades feitas pelos fornecedores, através de inúmeros mecanismos de controle interno para averiguar a integridade de todos os contratos fechados. 

    O principal objetivo de se realizar auditorias na política de Know your supplier é de identificar e avaliar possíveis desvios de conduta e ética por parte dos fornecedores, ou irregularidades nas suas atividades, de forma que caso haja se realize investigações para averiguar os fatos.

    • Verificar se o fornecedor é capaz de prestar o serviço contratado: por último, se faz uma verificação para monitorar a qualidade do serviço ou dos produtos fornecidos pela empresa, para confirmar que tudo está nos conformes.

    Qual o impacto do KYS no processo?

    Para o crescimento de uma empresa com o mínimo de futuros riscos e conforme a atual legislação e regras do setor, é necessário que haja uma organização de inúmeras políticas internas

    Não somente para auxiliar no relacionamento com os seus futuros fornecedores. Mas também para assegurar possíveis contratempos ou problemas.

    De acordo com isso, os principais objetivos e pontos das ações dentro da filosofia do Know your Supplier se referem a diferentes requisitos que a sua empresa adotará.

    De acordo com a ISO 9001:2015, para a devida seleção, contratação, monitoramento e gerenciamento de contratos de todos os fornecedores do seu negócio.

    Uma vez que seu papel fundamental é estabelecido ao seguir todos estes requisitos estabelecidos, a sua empresa encontrará fornecedores confiáveis e aptos para realizarem o serviço no qual foram contratados.

    Além disso, cada empresa é responsável por adotar seus próprios princípios e requisitos dentro da política de Know Your Supplier.

    Assim ela se tornará um processo responsivo, a fim de escolher bons fornecedores, que melhor atendem o que a empresa precisa no momento. 

    Impactos e benefícios do KYS

    Aplicar a política e a estratégia de Know your Supplier na sua empresa tem inúmeros impactos positivos e benefícios para o seu negócio.

    Não só momentâneos como também no futuro da companhia: afinal, é graças a esse cálculo de riscos que se evita grandes perdas e imprevistos no decorrer da jornada.

    Além disso, é graças a essa filosofia que você se torna capaz de escolher fornecedores de sucesso para o seu negócio.

    Profissionais aptos a entregarem seus serviços e produtos no prazo estipulado, com a qualidade que você e a sua empresa merecem.

    Diante disso, podemos observar diversos impactos positivos após a implementação da política de Know you Supplier, tais como:

    • A qualidade do produto ou do serviço fornecido;
    • O prazo de entrega;
    • Redução dos custos.

    Ao aplicar esse método, toda a sua cadeia de abastecimento com fornecedor se torna otimizada, devido ao conhecimento que se tem do seu parceiro de negócios.

    Ao conhecer bem o fornecedor, seu negócio se afasta de oportunidades vazias daqueles que apresentam um péssimo histórico ou reputação dentro do seu nicho de mercado.

    Outro ponto positivo é que, com essa aplicação, você não só otimiza todo o seu processo de abastecimento, como também consegue fugir de problemas judiciais, financeiros e de inúmeros riscos reputacionais. 

    Por fim, também há a prevenção de possíveis fraudes que possam vir a ocorrer por meio destes fornecedores.

    Através do controle e da visibilidade que a empresa ganha acerca das negociações feitas, o Know your Supplier permite que:

    • A adoção de procedimentos extremamente eficazes para conhecer os fornecedores e seu histórico;
    • Garantir a segurança judicial com a legislação e com regulamentos;
    • Garantir um bom e imparcial relacionamento com os fornecedores;
    • Garantir que todos os fornecedores cumpram com o código de ética da empresa;
    • Prevenir comportamentos ou condutas ilícitas;
    • Permitir a parceria apenas a contratação de fornecedores sem o envolvimento com atividades ilegais e com um bom histórico dentro do mercado.

    Verdade seja dita, é através da política de Know your Supplier que a sua empresa se torna capaz de realizar boas parcerias, com fornecedores aptos a oferecer o melhor serviço ou produto para a sua empresa, com a qualidade que ela merece.

    Conclusão

    Em suma, a política de Know Your Supplier ajuda a garantir mais segurança para todo o processo de gestão interna e de fornecimento da empresa.

    Com ele, você se torna capaz de escolher os melhores fornecedores do mercado por meio da avaliação de critérios, que garantem um bom histórico, com prevenção de riscos e livre de futuras fraudes ou comportamentos ilícitos.

    Enfim, saber aplicar este método e como escolher seu fornecedor, de acordo com os critérios sugeridos pelo mesmo, promove uma extrema otimização no funcionamento do seu negócio e uma grande mitigação de riscos no futuro do mesmo.

    Está esperando o que para aplicar essa política no seu negócio? Compreenda-a e aplique para garantir a melhor qualidade possível no fornecimento da sua empresa!

    Bons negócios,

    Abraço!

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