Neste post, você verá:
Auditoria de Fornecedores: O que é e como aplicar?
A auditoria de fornecedores veio para verificar o cumprimento das bases legais, a respeito do fornecimento de produtos e serviços de uma empresa.
É importante ressaltarmos que a auditoria de fornecedores é realizada não somente por empresas terceirizadas, mas aquelas que atuam internamente, também!
Podemos definir a auditoria de fornecedores como uma “base”, a fim de que todos os processos que aceram a gestão de fornecedores sejam cumpridos e exercidos conforme o estipulado por leis e princípios.
O que é uma auditoria de fornecedores?
A auditoria de fornecedores é realizada a fim de garantir que “tudo está dentro do padrão de qualidade”, que foi planejado estrategicamente para que a empresa não cometa erros.
Deste modo, o departamento de compras poderá responder se os custos da área de fornecedores possuem o melhor custo-benefício para empresa ou se há riscos.
Além disso, o princípio de uma auditoria é que as leis sejam cumpridas conforme o previsto!
✔ Confira abaixo uma relação dos 6 princípios da auditoria de fornecedores:
Apesar de, de fato, parecerem que são muitos fatores a serem ponderados, esta é a melhor forma para garantir que tudo está correndo de acordo com as normas estabelecidas – e evitar que terceiros prejudiquem o seu trabalho.
? Segundo a Consultoria ISO, a auditoria de fornecedores é realizada através da avaliação de contratos, prestação de serviços e de outras atividades, a fim de garantir que as relações estabelecidas estejam de acordo com as práticas estipuladas pela ISO 19011.
Quais são seus benefícios?
Dentre os principais benefícios de uma auditoria, destacam-se:
- Proteção da imagem e dos produtos da empresa;
- Garantia de condições de trabalho seguras em sua rede de fornecedores;
- Identificação de potenciais riscos de qualidade que podem afetar diretamente os produtos e serviços da empresa;
- Garantir que os produtos adquiridos são produzidos e/ou extraídos de acordo com as normas ambientais, de qualidade, de saúde e segurança, dentre outras;
- Otimizar a gestão interna;
- Obter uma vantagem competitiva.
Etapas de uma auditoria
A auditoria de fornecedores ocorre por parte de três lineares, sendo elas:
- Homologação de fornecedores;
- Avaliação do desempenho;
- Monitoramento e reavaliação de certificados.
Homologação de fornecedores
No processo de homologação de fornecedores a empresa impõe condições, a fim de garantir o fornecimento dos produtos/serviços.
Neste ponto é envolvido as diretrizes e a criação de ações predefinidas, que visam a otimização do tempo e recursos para garantir que o contrato esteja firme.
Dentre as principais funções de uma homologação, destacam-se:
- Vistoria para o cumprimento dos prazos nas entregas;
- Vistoria para o cumprimento dos requisitos de qualidade das matérias-primas, insumos e demais produtos fornecidos;
- Adequação às obrigações fiscais do setor de atuação;
- Adequação de preço atraente;
- Atualização de pedidos conforme a solicitação do comprador;
- Assegurar apoio técnico quando necessário.
E como ocorre a homologação?
Em regra, esse processo deve passar por três etapas. Sendo elas:
- Pré-cadastro: Momento em que o fornecedor estabelece o primeiro contato com a empresa;
- Homologação: Verificação dos requisitos de adequação, a fim de saber se o fornecedor tem capacidade de atender a demanda e os critérios criados individualmente para essa relação;
- Cadastro: Aqui, os dados dos fornecedores que passaram inicialmente na verificação, são lançados no sistema da empresa.
Avaliação de desempenho
A avaliação de desempenho dos fornecedores auxilia todas as empresas que querem garantir um negócio eficiente e dentro da lei.
Com essa avaliação, muito provável que possíveis prejuízos sejam previstos antes de ocorrerem.
Realizar uma avaliação regular é um dos pilares para que a empresa mantenha a qualidade da entrega de seus produtos e serviços sem desapontar seus clientes.
Para realizar uma avaliação de desempenho, antes de mais nada é preciso observar e compilar quais indicadores são compatíveis com seus produtos/serviços.
Somente dessa forma será possível avaliar o desempenho de seus fornecedores!
Compilamos 6 principais indicadores para que você possa entender melhor:
- Nível de entregas;
- Taxa de devolução;
- Tempo de resposta;
- Saving financeiro;
- Tabela de preço;
- Pesquisa de satisfação.
Segundo o diretor da DPSS (Consultants Ray Center) é possível avaliar os fornecedores a partir da metodologia de 10 C’s:
- Competency – Competência;
- Capacity – Capacidade;
- Commitment – Compromisso;
- Control – Controle;
- Cash – Dinheiro;
- Cost – Custo;
- Consistency – Consistência;
- Culture – Cultura;
- Clean – Limpeza;
- Communication – Comunicação.
Monitoramento e reavaliação de certificados
O monitoramento é essencial para a auditoria de fornecedores funcionar.
É o monitoramento que será responsável por atestar que o fornecedor cumprirá com os requisitos propostos como o cumprimento de prazos, compras de acordo com o pedido e compatível com a nota fiscal, qualidade do material e entre outros requisitos fundamentais.
Também poderá ser avaliado durante o monitoramento questões como atendimento, garantia, posição no mercado, preço e a localização.
Além de todo o processo de monitoramento, é essencial que a empresa realize a reavaliação de certificados dos fornecedores.
Essas avaliações são de extrema importância para que os documentos possam provar novamente que os fornecedores realizam o trabalho em conformidade.
? As reavaliações acontecem, na maioria dos casos, de forma anual ou semestral.
Algumas empresas podem definir suas datas e métodos de forma personalizada, mas o importante é que realizem esse registro sempre que possível.
Depois do monitoramento e da reavaliação de certificados, as informações poderão demonstrar uma análise bastante aprofundada sobre os riscos.
Assim, é possível que a empresa construa planos para melhoria de todas as definições de metas e também indicadores.
Conclusão
Todo mundo, em algum momento da vida enquanto consumidor, já passou pela situação de entrar em uma loja e ouvir do vendedor que o produto que procura está em falta no estoque.
Essa deficiência no estoque pode ser ocasionada por diversas situações, uma das causas mais comuns é a gestão de fornecedores pouco organizada.
Por isso, a auditoria de fornecedores se torna algo cada vez mais necessário para empresas que desejam cortar custos, aumentar a produtividade e garantir melhor qualidade ao cliente final de seu produto ou serviço oferecido.
Nesse contexto, é possível entender que uma demanda com bons fornecedores causa impacto na qualidade e comprometimento com o cliente.
É necessário contratar fornecedores com segurança, ao realizar todos os processos possíveis dentro da gestão, para que a melhor contratação seja feita e reflita diretamente na produtividade e também na satisfação de todos os clientes da empresa.
Além disso, conciliar uma boa pesquisa de fornecedores pode evitar que a imagem da organização seja comprometida.
Boas parcerias,
Abraço!
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