Carta de pedido de orçamento: 5 passos para fazer a sua!

A carta de pedido de orçamento é muito importante hoje em dia, pois informar somente o preço ou produto de um serviço já não é mais tão bem aceito. Essa carta é um documento que detalha quais são os produtos ou serviços que serão contratados, bem como as exigências sobre as especificidades deles.

Uma carta de pedido de orçamento tem valor tanto para o comprador interessado quanto para a empresa que deseja fechar a venda. Muitas vezes, somente as informações dadas pela propaganda não são o bastante. É preciso detalhar o máximo possível, pois essa prática traz informações que podem aumentar a percepção do valor de um produto ou serviço.

Além do produto ou serviço em si, a percepção sobre o valor da empresa também aumenta. Todo empresa atenta nota o capricho nos detalhes e a preocupação em oferecer informações adequadas que demonstrem o grau de profissionalismo de uma empresa.

Além de dar a entender que se tem autoridade em seu posicionamento, uma boa carta de pedido de orçamento mostra que a empresa se preocupa com a imagem que ela passa para as demais pessoas.

Ademais, é preciso lembrar que todo processo de venda, por mais bem planejado que seja, pode sofrer com alguns imprevistos. No entanto, a maioria das quebras de expectativa acontece por falta de informação, e a carta de pedido de orçamento serve para dar segurança e o máximo de previsibilidade ao fornecedor.

Veja a seguir tudo sobre carta de pedido de orçamento, quando pedir e quais são os dados essenciais que devem estar presentes neste tipo de documento.

Quando é solicitada carta de pedido de orçamento?

A carta de pedido de orçamento é solicitada quando há uma manifestação clara, da parte do interessado, em adquirir um produto ou serviço de uma empresa. A carta não reflete à compra, mas a intenção de fazer negócio.

Quando é solicitada carta de pedido de orçamento
Fonte/Reprodução: original

Portanto, quando há um interesse por um produto ou serviço oferecido por uma empresa, é preciso entrar em contato com a mesma e pedir informações. Em seguida, oferecer os dados pessoais e de contato para que a empresa envie todas as informações importantes na carta de pedido de orçamento.

Quais são os dados essenciais da carta de pedido de orçamento? Confira o passo a passo de como fazer a sua!

Agora, é preciso entender que o fechamento de uma venda é apenas a etapa final de todo processo, o qual pode começar pela carta de pedido de orçamento. Se uma empresa se dedica e entrega um bom orçamento, o cliente se torna mais propenso a fechar negócio.

Dados essenciais da carta de pedido de orçamento Confira o passo a passo de como fazer!
Fonte/Reprodução: original

Atualmente, as cartas de pedido de orçamento costumam ser enviadas por e-mail, devido à rapidez desse meio. Confira agora os 5 passos para você fazer a sua:

1- Dados da empresa e do cliente

Pensar na carta de pedido de orçamento como um demonstrativo de uma futura compra é correto, por isso devem estar contidas nelas informações que denominam às duas partes dessa relação.

É preciso que a carta contenha o nome do vendedor com quem o cliente fez o contato, e seus dados, como e-mail e telefone. Assim, o cliente poderá retornar caso se interesse pelo orçamento, sem qualquer transtorno.

Já o nome do cliente serve para que a empresa tenha um registro rápido, à mão, que pode ser usado caso o consumidor não retorne. Neste caso, vale a pena que a empresa entre em contato com o cliente que pediu o orçamento para oferecer mais informações e, de repente, novas condições de negociação.

2- Data do orçamento e valores detalhados dos serviços ou produtos

Esses são os dados mais importantes em uma carta de pedido de orçamento, uma vez que detalham os valores e a data.

É preciso detalhar os valores dos produtos ou serviços. Os serviços de um pacote, por exemplo, devem ser diferenciados. Já o orçamento de produtos precisa conter o valor por unidade. Saiba mais sobre diferentes tipo de fornecedores!

Colocar a data é importante para informar o fornecedor de possíveis atualizações, bem como para entrar em contato no tempo certo após o pedido do orçamento.

3- Contatos da empresa, ponto de retirada ou prazo de entrega

O contato da empresa, assim como do vendedor, é essencial para abrir um canal de comunicação com o cliente interessado. É importante que a empresa tenha telefone, e-mail, site, rede social, entre outros canais de comunicação.

Já a retirada e a entrega devem ser detalhadas em termos de local, para a retirada, e custas, para a entrega.

4- Tempo de conclusão em casos de serviços ou validade de produtos

Essa informação é vital para conseguir atender as expectativas do cliente. É preciso informar se um produto leva um tempo determinado para ser produzido, o que vale também para os serviços.

Além disso, produtos contém validade, a qual precisa ser informada previamente no orçamento.

O que vale é ter em mente que o cliente, assim como a empresa, se planeja para comprar conforme o surgimento de suas necessidades. A empresa que entrega o produto de qualidade, no prazo combinado, é tida como uma resolvedora de problemas, não uma causadora.

5- Gastos extras e formas de pagamento aceitas

Por fim, é necessário ter atenção a possíveis custos extras. Valores a mais devem ser informados ao fornecedor na carta de pedido de orçamento.

Ademais, as formas de pagamento também devem ser informadas, pois o cliente também planeja o próprio pagamento e ficará decepcionado caso a empresa recuse a sua. Ele precisa saber de antemão esse tipo de informação, para poder se planejar e manejar suas expectativas.

Serviços com carta de pedido de orçamento diferenciadas

Algumas cartas de pedido de orçamento devem conter informações adicionais às já mencionadas, que são típicas dos orçamentos comerciais. Confira a seguir os principais modelos.

Carta de orçamento da área de saúde

Em um pedido de carta de orçamento de tratamentos de saúde ou consultas, é preciso informar o nome e o registro do profissional segundo as instituições competentes. Também é importante incluir exatamente quais serviços serão feitos, assim como o preço de cada um, o horário de atendimento e o tempo do serviço.

Carta de orçamento da área educacional

Já o pedido de carta de orçamento para escolas, faculdades, cursos, palestras, entre outros, deve incluir informações da instituição ou do profissional, preço do pacote ou mensalidade e valor do material didático.

Também é interessante a inclusão de um pouco da história da instituição, e seu diferencial no mercado educacional.

Carta de orçamento de serviços advocatícios

Para os serviços de advocacia, as cartas de pedido de orçamento são simples, porém precisas. Devem conter o nome de cada profissional envolvido, bem como seus respectivos registros na OAB, além de incluir todos os serviços prestados, com despesas adicionais e honorários.

Carta de orçamento de agências de viagens

No que diz respeito ao pedido de carta de orçamento para serviços turísticos, todas as informações da viagem ou passeio devem ser incluídas. Um roteiro com locais, horários, hotéis, especificações dos passeios, informações de seguranças, entre outras, é absolutamente necessário.

No caso do orçamento feito por agências de viagens, o uso de imagens para ilustrar como será o destino é primordial. É preciso lembrar que, para o comprador de um pacote turístico, o prazer e o apelo estético de um local e de suas atrações são fatores de relevância.

Uma vez que são conhecidas todas as características de uma boa carta de pedido de orçamento, torna-se fácil criar o modelo para sua empresa. É possível personalizar, acrescentar as cores da identidade visual da marca, entre outros elementos. Já para o cliente, quanto mais detalhes oferecidos, mais próximo estará da decisão de comprar!

Agora, estude um pouco mais sobre planejamento financeiro e estratégias direcionadas para realizar melhores negociações com fornecedores.

Além disso, para encontrar os melhores fornecedores da sua região, basta acessar o Cadastro Empresa que você estará a um clique dos melhores produtos e serviços que você procura! Até mais!

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