Se você faz parte do mundo do empreendedorismo, sabe que aumentar a produtividade no setor de compras é algo fundamental. Isso porque o que faz a máquina girar é, exatamente, a relação entre o tempo e a capacidade de produção, tendo em vista que o objetivo final é trazer resultados positivos para o seu negócio.
A produtividade de um setor é sinônimo de eficiência e, consequentemente, lucro. Logo, o seu aumento reflete de forma direta na receita da sua empresa. Pensando nisso, separamos aqui 6 dicas para você aumentar a produtividade no setor de compras do seu empreendimento. Acompanhe as sugestões e garanta maior eficiência para o seu time!
Neste post, você verá:
O que é aumentar a produtividade no setor de compras?
Aumentar a produtividade no setor de compras é consequência de trazer uma harmonia entre os setores que fazem parte da empresa, porque é quase impossível existir crescimento ou aumento de produtividade se não tiver um desenvolvimento intersetorial.
Por exemplo, um setor como o comercial irá funcionar perfeitamente, se faltar itens básicos como papel, impressora, materiais de escritório, que parecem simples, mas que são essenciais para um fechamento de contrato? Claro que não!
Leia também: Como achar fornecedores de qualidade com o Cadastro Empresa?
Logo, se o setor que é responsável pelas compras desses itens básicos falhar, com toda certeza irá atrapalhar futuras grandes negociações e o bom funcionamento da empresa.
Caso sua equipe esteja entregando resultados negativos quanto ao esperado, é importante observar e encontrar a raiz do problema. Caso seus funcionários estejam desmotivados com o setor, é preciso encontrar uma solução, já que não há bons resultados com uma equipe desmotivada.
Assim entendemos que o grande só ocorre se o pequeno for gerado, nada irá nascer ou se estruturar com um passe de mágica e é preciso ter uma base sólida para gerar a produtividade que toda empresa busca.
Por esse motivo, estamos aqui para ajudar você, que precisa que sua empresa cresça, com algumas dicas úteis e que vão servir de auxílio para aumentar a produtividade no setor de compras.
6 dicas de como aumentar a produtividade no setor de compras
Se o seu objetivo é aumentar a produtividade no setor de compras, algumas dicas podem ser úteis. Mas, primeiramente, é necessário definir o que esse conceito traz consigo e como você e a indústria entendem dele. Essa etapa é fundamental, já que a resposta pode variar conforme os objetivos de cada empresa.
Respondida essa questão, agora será possível deliberar quais serão os indicadores utilizados para medir e contribuir nesse processo. Desta forma, é possível observar se o que foi proposto tem sido seguido firmemente e, caso não esteja, é necessário buscar o que pode ser feito para mudar essa situação e otimizar esse contexto.
No setor de compras, os parâmetros servem para analisar a efetividade da operação, trazendo assim uma visão ampla e transparente para o trabalho. Como esse setor requer agilidade, é importante e de grande relevância ter clareza quanto às informações e números exatos, pois isso possibilita correções ágeis para gerar uma eficiência no trabalho.
Entendendo esses pontos iniciais, confira abaixo seis dicas de como aumentar a produtividade no setor de compras quando aplicadas:
Análise e estudo dos fornecedores
Tudo começa com um bom direcionamento do setor de compras, e isso se inicia com o mínimo de planejamento. Às vezes, para que os materiais básicos sejam repostos, é preciso que o funcionário, que tenha observado a falta dos mesmos, inclua entre as suas tarefas avisar o setor responsável para que essa reposição seja realizada.
Por exemplo, se você percebe que no banheiro da empresa está faltando papel higiênico, você deve comunicar ao setor de limpeza, que é o responsável pela reposição desse material, pois as vezes, na correria do dia a dia, talvez eles não tenham se atentado em repor esse produto nos banheiros.
Sendo assim vemos, num simples exemplo, como é fundamental o diálogo entre os setores, não como cobrança, mas como um auxílio. Outro ponto desse item é o de saber administrar as compras que estão sendo realizadas — se são feitas em quantidades adequadas para as necessidades reais da empresa.
Se algo está faltando por diversas vezes durante o mês, é de suma importância aumentar a quantidade na compra mensal e, assim, evitar preocupações que poderiam ter sido resolvidas com o mínimo de planejamento.
Por fim, uma dica valiosíssima é selecionar de forma criteriosa os fornecedores, no intuito de diminuir problemas pelo caminho e assim otimizar negociações futuras. Dessa maneira, a escolha de um bom fornecedor irá lhe demandar muito tempo — mas um tempo essencial para aumentar a produtividade no setor de compras.
No início, você pode acabar gastando mais tempo do que gostaria, mas para que não ocorra problemas futuros, que irão consumir não somente o tempo, como dinheiro, esse ponto precisa de atenção.
Nesse aspecto, a criação de uma relação de confiança entre a sua empresa e o fornecedor é indispensável para que a demanda seja executada da melhor forma, sem geração de atrasos, entrega de produtos de má qualidade, perda de produtividade e outros problemas que uma má administração acaba trazendo.
Alinhar comunicação entre os setores
Manter um diálogo aberto entre os setores irá trazer o resultado que buscamos, que é o de aumentar a produtividade no setor de compras. Mas você pode estar se questionando: como é possível alinhar essa comunicação entre os setores?
A resposta para isso é começar com uma simples programação de reuniões semanais entre os funcionários, fazendo com que eles se conheçam e acabem gerando vínculos que serão importantes para o fortalecimento da equipe.
Outra possibilidade é o agendamento de encontros com os fornecedores, nos quais se estabeleçam metas que precisam ser alcançadas e, nessa reunião, determinar como vocês podem chegar ao objetivo. Com essa resposta em mãos, você irá inserir nas reuniões dos funcionários os objetivos que eles precisam alcançar, mantendo sua equipe motivada e unificada em torno desse propósito.
O alinhamento, a antecipação de soluções e a união entre funcionários e fornecedores são fatores fundamentais para aumentar a produtividade no setor de compras. Já que, quando pensamos num bom gerenciamento de uma parte da indústria, é de suma importância que tais ações sejam conversadas por outros membros da equipe, em reuniões ou eventos, assim como também nos casos de falhas pontuais que precisam ser resolvidas.
Toda empresa precisa alinhar os processos e comunicar as pautas pertinentes em reuniões ou numa simples conversa geral. A criação de um espaço, onde se possa fazer anotações sobre questões de alterações nos preços, falta de recursos e atrasos com os fornecedores, é essencial para não ocorra linguagens diferentes dentro da mesma empresa.
A partir desse alinhamento e com uma linguagem unificada, fica mais simples de aproveitar e antecipar oportunidades e soluções para questões que poderiam vir como impactos negativos para o negócio — mas que agora serão minimizados. Como resultado final, você garante maior valor para a empresa, cooperando para a eficiência da cadeia produtiva.
Treinamento e qualificação da equipe
Esses dois pontos farão aumentar a produtividade no setor de compras de forma coletiva e também fará com que os erros sejam minimizados, fazendo com que o tempo seja otimizado. Por esse motivo, formule um plano que consiga trazer treinamento e qualificação para sua equipe, com assuntos relevantes para seus funcionários.
Engajamento e soluções de tarefas
Envolva os funcionários que melhor se adéquem na tarefa que você busca resultados e que estejam focados em fazer a empresa crescer, não subjugando ninguém, mas capacitando e delegando responsabilidades.
O funcionário engajado aumenta consideravelmente a produtividade no setor de compras, o que pode ser decisivo para os resultados da empresa.
O objetivo aqui é fazer com que o funcionário, vendo isso, tenha mais confiança na realização da tarefa que lhe foi incumbida, gerando assim um aumento de produtividade no setor e na empresa. Isso faz com que o funcionário que não foi escolhido, busque se qualificar para que, na próxima vez, seja ele o responsável para resolver algum problema. Um ponto importante aqui não é gerar disputa entre os funcionários, mas reconhecer aquele que se engajou mais nas resoluções de problemas da empresa.
Para que não ocorra essa disputa, tente trabalhar com uma linguagem amigável e fazer um rodízio entre a equipe, dando a oportunidade para cada funcionário ser testado e obter sucesso em suas responsabilidades.
Planejamento estratégico
O planejamento estratégico se dá no ato de você conseguir integrar fornecedores, que são os seus parceiros de negócios, com a sua força motriz, que são os seus funcionários. Assim você gera rapidez e eficiência no negócio.
O ideal para que o planejamento estratégico funcione é aplicar metas, que podem ser de curto, médio ou longo prazo, junto com uma lista de tarefas que precisam ser levadas em consideração para o sucesso do resultado. Ao invés de focar somente nele, é preciso se atentar aos detalhes durante o percurso.
Uso de ferramentas e tecnologias
No mundo moderno que vivemos hoje, é quase impossível atingir um nível satisfatório de excelência e produtividade sem que seja por meio da tecnologia ou pelo menos com grande ajuda dela.
Pois a tecnologia veio para permitir um controle mais efetivo de toda operação de uma empresa, através do compartilhamento de informações, monitoramento dos resultados, automatização e muitos outros indicadores e serviços importantes para o crescimento da empresa.
Por isso, para aumentar a produtividade no setor de compras, invista em ferramentas e tecnologias que facilitem o trabalho da equipe.
Essas dicas são o ponto inicial para que você possa aumentar a produtividade no setor de compras e podem ser ajustadas de acordo com as necessidades da sua empresa e equipe.
Quais as vantagens em procurar aumentar a produtividade no setor de compras?
Quando se dedica a aumentar a produtividade no setor de compras, você acaba declarando que busca um controle de custos, a melhoria da eficiência e também da rentabilidade no seu empreendimento. E quando pensando ainda mais alto, num estágio mais maduro, você demonstra que está na busca de aprimorar as experiências de compra e uso dos clientes.
Ao chegar nesse nível, a empresa alcança uma postura estratégica, onde vemos alinhamento entre os processos que envolvem diversos departamentos, parceiros e sobretudo, pessoas — gerando engajamento entre todos eles.
Assim, podemos dizer que chegamos na conclusão para aumentar a produtividade no setor de compras, com o objetivo de garantir o foco e o esforço coletivo, gerando uma base sinergética, capaz de se manter alinhada a tudo na busca constante de se manter excelente no que for produzir, seja em grande ou pequena quantidade.
Nessa leitura vimos que produtividade no setor de compras é algo totalmente possível de ser alcançada, basta você aderir as dicas mencionadas nesse post. Esperamos que tenham sido claras a ponto de você conseguir organizar as ideias e, assim, aplicá-las de forma certeira no seu time de funcionários!
Head Marketing Cadastro Empresa – Construo minha carreira profissional regada à criatividade, inovação, dedicação, estudo e conhecimento a partir de estratégias baseadas em Redação, SEO e Marketing de Conteúdo.
