Como se faz uma requisição de compras para a sua empresa?

Em qualquer empreendimento, saber o que é uma requisição de compras e como se elabora esse documento é extremamente importante. Afinal, é através disso que a empresa conseguirá adquirir novas matérias-primas, produtos, insumos e serviços, e é o papel do empreendedor fazer com que isso seja realizado de forma eficaz e com o menor gasto possível.

E não só isso! É fundamental que qualquer empresa, independente do seu tamanho e do seu nicho de atuação, tenha uma metodologia de requisição de compras que esteja bem estabelecida e bem adaptada, tanto com a empresa como, também, com o setor responsável pela aquisição desses bens.

Por mais que pareça se tratar de algo extremamente complexo e que ser, uma missão impossível de ser adaptada no dia-a-dia da empresa, a verdade é que essa requisição de compras é apenas um simples documento onde o setor responsável é capaz de ter uma melhor relação dos seus fornecedores e de seus produtos.

Sendo assim, essa requisição de compras torna a aquisição de bens e serviços essenciais para o funcionamento da empresa muito mais otimizada, de forma que seja ágil, prática, bem mais organizada do que costume e com maior segurança.

E não só isso! Ter uma requisição de compras que tenha como base essas solicitações em documento, você pode economizar com custos diários de logística e evitar o desperdício desses produtos.

Quer saber como fazer uma requisição de compras para a sua empresa e garantir que a sua logística seja otimizada, com menor custo e desperdício de produtos? Então vem com a gente, e entenda da melhor forma possível como aplicar essa prática em seu empreendedorismo!

O que é uma requisição de compras?

Muitos empreendedores ainda se confundem sobre o que é a requisição de compras e, principalmente, confundem esse documento com o que chamamos de pedido de compra. Mas, afinal, o que é uma requisição de compras?

Uma requisição de compras, nada mais é, do que uma etapa extremamente importante dentro da logística de qualquer empresa onde é elaborado um documento oficial que pode ser produzido de forma física, ou seja, escrito em papel ou, então, em formulários e em softwares online.

O que é uma requisição de compras
Fonte/Reprodução: original

Esse documento tem como principal função autorizar a compra de um determinado produto ou serviço, que seja utilizado no dia-a-dia da empresa, e deve seguir um determinado padrão para que não haja erros.

A requisição de compras é feita logo quando o setor responsável pelas aquisições é avisado de que determinado item ou serviço deve ser adquirido com o fornecedor responsável. Assim, essa requisição se torna então um pedido de compras, para que os produtos sejam devidamente entregues para a sua empresa.

Logo, não há motivo para confusão entre ambas as documentações! A requisição de compras serve apenas para iniciar todo o processo de aquisição, enquanto o pedido é realizado para que o fornecedor possa entregar os produtos devidamente para quem os deseja.

Um grande erro cometido por inúmeras empresas, dos mais diversos nichos comerciais, é não estabelecer uma requisição de compras padrão para o seu negócio. Mas, como assim? Ter um documento padrão com todos os dados necessários para requisitar a compra de um determinado serviço ou produto é fundamental para otimizar o tempo e organizar toda a gestão.

Em muitos casos, a empresa realiza a comunicação com o setor responsável pelas compras de forma bastante informal. Ou seja, sem ter um documento ou um registro que oficialize o que foi pedido na compra. Isso causa um grande desentendimento, pois gera problemas em relação ao número e ao que foi pedido, já que não se tem um registro oficial.

Para evitarmos essa falha de comunicação extremamente grave, reduzir a falta de controle e diminuir os erros presentes no dia-a-dia da empresa, elaboramos essa requisição de compras totalmente padronizada.

Com o objetivo de conseguirmos uma requisição de compras que seja mais eficiente, otimizada e minimize a chance de erros, podemos prestar atenção em algumas características principais, como, por exemplo:

  • Desenvolvimento de um documento padrão para a requisição de compras;
  • Sempre revisar todos os detalhes para que a requisição de compras esteja com todos os pedidos necessários;
  • Deixar claro de que os funcionários devem preencher a requisição de compras quando estiver com falta de algum item em específico;
  • Manter uma tabela em Excel atualizada com os principais fornecedores e distribuidores da empresa;
  • Definir requisitos para se abrir uma requisição, assim como estabelecer prazos e prioridade das compras quando comparamos um item com outros.

Não é uma missão impossível estabelecer e fazer uma requisição de compras, entretanto, essa tarefa demanda tempo e bastante organização para que tudo ocorra da melhor forma possível.

Como funciona uma requisição de compras?

Como documento oficial feito para registrar um pedido e adquirir o que for desejado de seus fornecedores, a requisição de compras apresenta diversas etapas para ser devidamente efetuada e finalizada.

Realizado de forma padronizada por diversas empresas, independente do nicho comercial, a requisição de compras pode ser feita através de um documento impresso, por meio de softwares, por e-mail ou quaisquer outros formatos disponíveis.

A requisição de compras é elaborada pelo responsável de um determinado setor que está necessitado, no momento, do produto ou do serviço solicitado no corpo do documento. Geralmente, os produtos desejados nessa requisição de compras são fundamentais para que o dia-a-dia da empresa siga normalmente, da melhor forma possível.

Assim que finalizada de acordo com o modelo padrão disponível, a requisição de compras é enviada diretamente para o setor responsável pelo comércio, que aprovará a requisição e que, posteriormente, será convertida em um pedido de compras, com o máximo de detalhes possível para que não haja erros em sua compra.

De uma forma geral, a requisição de compras é realizada sempre que um setor em específico precisa de um serviço ou de um produto para dar continuidade ao seu trabalho.

Aqui, não importa se o insumo desejado seja algo novo, um produto de emergência ou então apenas uma necessidade do cotidiano, como, por exemplo, quando o estoque está abaixo do esperado. Em todas essas situações, o pedido dos insumos deve ser realizado através de uma requisição de compras.

Como fazer uma requisição de compras?

Muitos empreendedores têm dúvidas a hora de realizar e montar uma requisição de compras, o que é extremamente normal. Afinal, é realmente um documento que exige muita atenção e inúmeros detalhes para ser elaborado.

De uma forma geral, a requisição de compras é o primeiro passo dentro do processo de compras. Por ser considerada a base, deve ser feita com excelência para que tudo siga conforme desejado.

Como fazer uma requisição de compras
Fonte/Reprodução: original

O ideal é que haja um modelo padrão de documento para que a requisição seja feita, contendo todos os dados necessários para dar sequência ao pedido. Seja através de um formulário no Google Docs, por e-mail, softwares específicos ou então até mesmo escrito a mão em papel, é extremamente importante que a requisição de compras esteja centralizada em algum lugar.

A requisição de compras deve ser facilmente encontrada pelo funcionário do setor que deseja adquirir tais insumos. Assim, ele será capaz de preencher todos os dados necessários na documentação de transação comercial e deixará tudo devidamente registrado.

No corpo da requisição de compras, precisamos ter espaço suficiente para detalhar qual será a aquisição do setor e as suas necessidades, incluindo itens como, por exemplo: os tipos de produtos, serviços ou insumos desejados, a quantidade e a qualidade que se deseja deles, o tipo de compra que será feita (rotina, emergência ou nova), prazos para serem entregues e o local no qual os itens serão armazenados.

É importante que o empreendedor crie categorias de acordo com a prioridade dos pedidos que serão realizados, que vão desde os mais urgentes até os menos complexos. Assim, temos a criação de determinados critérios que podem até mesmo criar um fluxo de negócios mais transparente.

Assim, o setor que for responsável pela requisição de compras pode avaliar os itens solicitados e dar a preferência para os insumos que, de fato, precisam de mais atenção.

No momento que se elabora a requisição de compras, também é importantíssimo que o responsável pela solicitação faça uma análise apurada sobre cada um dos fornecedores. Afinal, cada produto necessita de um fornecedor em específico para ser entregue.

Por conta disso, a melhor forma de organizar os tipos de fornecedores disponíveis é através de uma tabela que contenha a empresa responsável e o produto ou serviço que ela oferece.

Por fim, é extremamente importante que o responsável pela requisição de compras acompanhe os pedidos e o cumprimento dos prazos estabelecidos previamente. Além disso, o responsável também deve avaliar os fornecedores e ficar atento a cada detalhe.

Com tudo isso, devemos examinar também toda a porcentagem das requisições de compras realizadas pela sua empresa por quantidade e por prioridade. Dessa forma, a sua empresa poderá avaliar a necessidade dos produtos e reduzir os custos com o que for ou não necessário.

Quais as vantagens da requisição de compras?

Muito se fala sobre a importância da requisição de compras no dia-a-dia de uma empresa, e é comprovado de que ela apresenta inúmeros benefícios para o empreendimento, principalmente pelo fato de que esse documento promove um processo de compras seguro, sem fraudes e com boas relações entre clientes e fornecedores.

Mas, muito, além disso, a requisição de compras é extremamente importante, pois é o fator que inicia todo o processo de aquisição de insumos para a empresa. Afinal, de tempos em tempos, os mais diferentes setores das empresas vão precisar de insumos específicos para o seu dia-a-dia, e a requisição de compras será a grande responsável por isso.

Mas as vantagens da requisição de compras vão muito além disso! Este documento é importante para servir como uma ferramenta de controle e evitar que haja fraude por parte dos funcionários dos determinados setores envolvidos. Ou seja, com esse documento, somos capazes de proteger o empreendedorismo contra dados externos, que podem prejudicar totalmente o seu andamento.

Uma requisição de compras também é responsável por centralizar todo o processo, pois assim é possível gerenciar toda a logística por si só.

Além de garantir o controle de todo o processo de compras, essa documentação também é responsável por diminuir custos de compras, assim como por garantir maior gestão sobre o estoque e maior proteção da empresa contra eventuais fraudes e roubos.

Vale a pena fazer?

Qualquer forma de otimizar a gestão interna da empresa e todos os processos de logística envolvidos são bem-vindos, não é mesmo? A requisição de compras certamente é uma delas!

Com diversas vantagens a gestão de qualquer empreendimento, elaborar uma requisição de compras padronizada e bem detalhada sempre que for possível ajuda o controle, a economia de custos e a logística da empresa.

Uma boa requisição de compras sempre deve ser feita em qualquer empreendimento, pois além dela ser o pontapé inicial para se ter um processo de compras sólido e bem estabelecido, também garante controle, segurança e redução de custos ao negócio.

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