Existem técnicas para departamentos de compras que irão fazer com que sua empresa economize muito mais ao contratar e comprar no mercado! O departamento de compras é tão importante quanto as próprias vendas para uma empresa, afinal, antes de vender um produto que seja, qualquer empresa já comprou inúmeros itens para começar a funcionar.
De um simples clipe de papel até a contratação de um serviço jurídico especializado, todos esses diferentes processos de compra passam pelas mãos deste departamento. Isso já fala sobre a responsabilidade que esses profissionais têm e qual o papel deles na estrutura da empresa. Portanto, hoje iremos apresentar técnicas para otimizar o processo de compra dentro de uma companhia e como ter mais resultado em suas contratações.
Neste post, você verá:
Como funciona um departamento de compras?
O setor chamado departamento de compras é dedicado a realizar compras dentro da empresa. Ele não se limita apenas a comprar produtos, mas também é responsável pela contratação de serviços e fornecedores. O ideal é sempre manter profissionais dedicados apenas a esta função, dada a importância e complexidade dos processos.
Existem várias maneiras de otimizar uma compra e essas são as chamadas técnicas para departamentos de compras, práticas fundamentais para que sua empresa consiga sempre aproveitar as melhores oportunidades do mercado. Elas podem ser adaptadas para diversos contextos e embora sejam estratégias simples, se bem aplicadas podem trazer um tremendo benefício para sua empresa.
Desde já é necessário deixar claro que as responsabilidades de um departamento de compras são muito mais vastas do que o seu nome pode sugerir. Existe muita coisa em jogo ao comprar e contratar para uma companhia, e caso esses profissionais desempenhem mal sua função toda a empresa acaba comprometida. Dentre suas principais responsabilidades estão:
- Realizar o levantamento de tudo o que a empresa necessita;
- Buscar pelos vendedores e fornecedores de produtos e serviços;
- Estudar cada proposta comercial lançada por esses fornecedores;
- Saber pleitear e negociar pelos interesses da empresa;
- Pagar cada um dos serviços e produtos comprados;
- Realizar uma atualização constante das pendências e carências da empresa.
Essas são responsabilidades valiosas e que fazem total diferença para uma empresa, portanto, não há margem para dúvidas de como o departamento de compras é uma peça fundamental numa companhia. Se este setor não funcionar bem, toda a estrutura comercial perde rendimento na rotina de produção.
Como o Cadastro Empresa pode ajudar na economia ao encontrar fornecedores adequados?
Quando falamos sobre técnicas para departamento de compras não há ferramenta mais útil, interessante e com tantos recursos como o Cadastro Empresa! A plataforma é um auxílio para qualquer negócio, afinal aqui você encontra ótimas opções de fornecedores de produtos e serviços que atuam em todo o Brasil.
O catálogo da Cadastro Empresa conta com mais de 20 milhões de CNPJs cadastrados e disponíveis para você pesquisar com filtros avançados. Suas buscas podem ser selecionadas segundo os mais diversos critérios, o que resulta em um resultado personalizado para suas necessidades. Com os filtros é possível selecionar a procura pelos seguintes critérios:
- Região;
- Município;
- Porte;
- CNPJ;
- Nome;
- Área de atuação.
E após terminar sua busca, você tem em mãos uma lista de fornecedores completa com o nome do fornecedor, seus dados cadastrais que incluem telefone comercial e e-mail, e até mesmo endereços para empresas com estabelecimento comercial. É muita praticidade que com certeza será aproveitada em suas técnicas para departamentos de compras.
Com a plataforma, sua equipe de compras economiza horas de pesquisa, tratamento de dados e procura. Todos os dados fornecidos pela Cadastro Empresa são atualizados, basta realizar sua busca e entrar em contato para procurar pelos principais fornecedores da sua região.
10 técnicas práticas para economia em compras
E é claro, não podemos deixar de apresentar 10 técnicas para departamentos de compras que farão diferença no modo como sua empresa compra e economiza. Essas técnicas visam potencializar o olhar crítico sobre determinadas oportunidades que permitem ao seu negócio mais economia e um crescimento saudável.
- Análise da empresa;
- Plano de ação com metas;
- Busque referências;
- Tenha bons fornecedores;
- Realize cotações;
- Tenha processos internos bem definidos;
- Controle o estoque;
- Controle as finanças;
- Trabalhe a comunicação interna;
- Faça atualizações.
Essas são as 10 técnicas principais que irão tornar a empresa mais econômica e capaz de aproveitar os melhores custos-benefícios e oportunidades no mercado. Claro que cada uma dessas técnicas é complexa o suficiente para ser encarada mais de perto, por isso abaixo iremos investigar e esmiuçar cada uma para que você possa replicá-las em seu negócio!
Análise da empresa
A análise da empresa se refere a uma observação geral do estado da companhia. O que seu negócio necessita no momento, quais as urgências, carências, possibilidades, caixa interno, expectativas, metas, entre outros dados e informações. É fundamental que o departamento de compras esteja a par de todos esses dados.
Só depois de entender todos esses conceitos, objetivos e necessidades que o setor de compras pode agir com maior liberdade. Claro que, além de tudo isso, um dos fatores que mais deve ser levado em conta pelo setor é o caixa da empresa, o quanto a companhia pode gastar e que dívidas pode realizar, o que é necessário pagar a prazo e outras necessidades financeiras.
Plano de ação com metas
Ter um plano de ação com metas razoáveis é uma das técnicas de departamento de compras mais importantes e, infelizmente, mais deixadas de lado. Ter metas e um plano de ação permite ao setor analisar suas próprias capacidades e também conseguir suprir tudo o que a empresa necessita com muito mais organização.
Não é à toa que esta técnica vem logo após à primeira, já que ela depende estritamente do conhecimento e levantamento de dados para ser possível e eficaz. Uma vez que esses dados são analisados, a empresa já está mais do que pronta para encarar o mercado e aproveitar as oportunidades. Este plano de ação é o fundamento para suas outras técnicas para departamentos de compras.
Se inspire e busque referências
Retirar inspirações do mercado, de grandes profissionais ou até mesmo de outras companhias é uma estratégia inteligente. Líderes e negócios de sucesso certamente não cresceram por ter um setor de compras ruim. Essas personalidades sem dúvidas, ao longo de sua história, enfrentaram crises e venceram obstáculos.
Os profissionais da equipe de compras só têm a ganhar em estudar esses casos, entender como as compras podem ser primordiais para o sucesso financeiro e a necessidade de aplicar muito bem o dinheiro de toda companhia. O custo benefício é fundamental para qualquer companhia.
Busque por fornecedores de qualidade
Não dá para falar de técnicas para departamentos de compras sem citar a necessidade de buscar por bons fornecedores. Seja de produtos, ou serviços, ter um bom fornecedor é a diferença entre produzir um bem de consumo ruim ou prestar um serviço de qualidade. A qualidade da sua empresa começa nas compras!
Compras inteligentes geram bons resultados e buscar por fornecedores é um dos primeiros passos de um departamento de compras. O mais interessante é que a economia é apenas um dos diferenciais que o investimento em pesquisa traz. Além desta, que já é uma tremenda vantagem, podemos apresentar:
- Garantias na contratação;
- Possíveis ressarcimentos;
- Bonificações;
- Agilidade;
- Disponibilidade;
- Garantias.
Todos esses benefícios devem ser analisados e ponderados pela equipe de compras ao lidar com um fornecedor. E para esta tarefa, a Cadastro Empresa pode te ajudar! Na plataforma você tem acesso aos dados necessários para entrar em contato e solicitar sua proposta e orçamento.
Com esses dados em mãos é possível analisar todos esses pontos e, claro, escolher o que mais entrega benefícios para sua empresa com o melhor preço. Simples, fácil e bastante prático. O Cadastro Empresa é uma forma eficiente de economizar no mercado.
Faça cotações
E por falar em fornecedor, também é fundamental que entre suas técnicas de departamentos de compras esteja a análise de cotações e orçamento. É necessário saber analisar uma proposta comercial, ir a fundo em todos os seus aspectos para entender com profundidade o que é que está proposto no documento.
Esta técnica é ótima para conseguir escolher boas propostas e também aproveitar as oportunidades informais de negócio. Garanta um bom preço para sua empresa ao aplicar todo seu conhecimento e técnicas para departamentos de compras diferentes na hora de contratar.
Tenha processos internos
Os processos internos são fundamentais para manter o departamento de compras funcional. Por depender de uma série de fatores, o setor de compras precisa analisar diversos setores da empresa para identificar falhas. Desde a produção até mesmo necessidades específicas como limpeza, jurídico, manutenção, entre outros.
Controle de estoque
Muitos não sabem, mas o controle de estoque é muitas vezes uma responsabilidade do setor de compras. Os profissionais envolvidos nas compras devem analisar o abastecimento e estoque de matéria-prima para suprir possíveis falhas ou mesmo interromper o fluxo de entregas caso o estoque fique muito cheio.
E sim, armazenar matéria-prima sem critério não é uma boa forma de economizar ou se precaver. Na verdade, um estoque muito cheio começa a avariar os insumos, estragar produtos, perder prazos de validade e acabar em prejuízo. O estoque deve estar no seu ideal, nem cheio e nem vazio.
Controle de finanças
Controlar as finanças é uma das técnicas de departamentos de compras que deve ser mais buscada. Com ela seu setor de compras terá mais consciência para gastar, mas também poderá aproveitar melhor as oportunidades. E claro, em momentos de aperto ou de crise, poderá rapidamente pisar no freio e evitar gastos.
Este é um processo que deve ser desenvolvido junto aos colaboradores da contabilidade, que devem trabalhar incansavelmente com o setor de compras para evitar todo tipo de descontrole financeiro. Com essa união entre os dois times sua empresa só tem a ganhar. Lembre-se também que o setor de compras é responsável pelo pagamento em dia dos fornecedores.
Ótima comunicação interna
A situação que descrevemos acima onde o setor de compras atua junto ao setor de contabilidade é um ótimo exemplo de comunicação interna bem aplicada. Esta comunicação deve estar em dia para informar ao setor de compras todas as necessidades da empresa e o momento certo de comprar bens, insumos, matéria-prima, serviços e demais pendências.
Se atualize
E por fim, uma das técnicas para departamentos de compras mais essenciais é a pura e simples atualização. Atualizar o banco de dados de fornecedores, se atualizar com ferramentas e tecnologias e também manter em dia a consciência das necessidades da empresa. Esta prática é essencial para o crescimento saudável da empresa.
Por que o Departamento é crucial para a saúde financeira de uma empresa?
O departamento de compras é o principal responsável por aquilo que entra em uma empresa, e também para que as necessidades de todos os outros setores sejam supridas no momento certo. Esta é uma responsabilidade e tanto nas para estes profissionais, que devem sempre estudar constantemente as melhores opções no mercado.
Escolher um bom custo benefício é que garante no futuro uma com uma saúde financeira em dia onde nada falta, e todos os seus produtos e serviços contratados são de ótima qualidade. Por isso, esse setor é crucial para a economia dos negócios e com o auxílio de uma plataforma como a Cadastro Empresa, todo o mecanismo de compra e estrutura da sua companhia pode se beneficiar.
As técnicas para departamentos de compras não devem ser deixadas de lado. Cada uma delas tem poder para fazer do seu serviço muito mais econômico e próspero no futuro. Aplique todas em seu negócio e veja os resultados em mais eficiência, custo benefício e economia!
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
