7 responsabilidades do setor de compras de uma empresa

Há responsabilidades do setor de compras que são essenciais para que uma empresa continue a desenvolver seus serviços e produtos de maneira eficiente. São essas responsabilidades que garantem para a empresa mais economia ao lidar com suas necessidades ao mesmo tempo que nunca deixam faltar nada para o seu desenvolvimento.

Conhecer essas responsabilidades demonstra o quão importante é o setor de compras. Quando falamos de empresas pensamos quase que imediatamente no setor de vendas, afinal uma empresa necessita vender para crescer.

Porém, para qualquer empreendimento, comprar bem é tão fundamental quanto vender bem. Por isso, conhecer as 7 principais responsabilidades do setor de compras tornará sua empresa muito mais capaz. Confira!

Quais as 7 responsabilidades do setor de compras cruciais?

É claro que todos os setores de uma empresa necessitam de responsabilidades. No entanto, a equipe de vendas tem obrigações ainda mais profundas com a empresa, e dado o seu espaço de destaque dentro da estrutura comercial, é fundamental saber arcar com todas as responsabilidades com excelência. Tomar consciência delas é o 1º passo.

Separamos aqui 7 responsabilidades do setor de compras. Essas responsabilidades são cruciais, caso não estejam em dia ou não sejam levadas a sério, podem resultar em um desgaste ou em uma série crise para todo o negócio. Toda estrutura pode ser comprometida pelas más compras, falta de economia e olhar estratégico.

Quais as 7 responsabilidades do setor de compras cruciais
Fonte/Reprodução: original

De modo geral, essas 7 responsabilidades resumem o que é ser um bom comprador e profissional dentro deste setor. Elas cuidam para que todas as principais habilidades estejam em dia e com isso a empresa consiga crescer e prosperar sem gastar demais. Caso sejam desenvolvidas ao máximo, essas responsabilidades tornam sua empresa muito mais econômica e capaz de lucrar mais.

  • Definir as pendências da empresa;
  • Realizar uma busca por fornecedores;
  • Avaliar cada fornecedor;
  • Atualizar as necessidades da empresa;
  • Cuidar do abastecimento e depósito;
  • Criar rotinas e atividades para controle;
  • Manutenção do relacionamento com o fornecedor.

Essas são as 7 principais responsabilidades. E é claro que cada uma delas agrega seus próprios desafios, processos e etapas. Abaixo iremos desenvolver de maneira plena cada uma e apresentar um guia completo de como conseguir realizá-las e trazer o melhor para seu negócio.

Defina as pendências de sua empresa

A primeira responsabilidade do setor de compras é definir bem quais são as pendências da sua empresa. Todo empreendimento tem suas obrigações, necessidades e carências e o setor de compras deve entender bem quais são elas, qual sua importância, quando se evidenciam e também qual o seu volume e urgência.

Basicamente, todas essas necessidades são supridas por compras. Antes de uma empresa vender seu primeiro produto, antes de fechar o contrato e realizar seu primeiro serviço, ela deve comprar sua matéria-prima ou pelo menos os utensílios e itens necessários para prestar seu serviço.

Isso faz da importância relativa do setor de compra, e claro, suas responsabilidades, terem prioridade na gestão da empresa, pois somente ele garante que o seu negócio terá os meios necessários para se sustentar. É fundamental que o gestor e a equipe de compras listem cada uma das necessidades, trace metas e anote o que devem comprar para que a produção possa ocorrer.

Busque os fornecedores

Com a lista das necessidades e pendências da empresa podemos seguir para outras responsabilidades do setor de compras. A próxima deve ser buscar os fornecedores que trazem para sua empresa todos os itens, produtos e serviços necessários para realizar suas atividades seja na produção de bens ou serviços.

Este é um ponto bastante complexo das atividades relacionadas ao setor de compras. Buscar por fornecedores não é tarefa fácil, e sem as ferramentas ideais é quase impossível encontrar os melhores para sua empresa. Mas, para sua sorte, a Cadastro Empresa oferece o melhor serviço para a busca de novos fornecedores.

Na plataforma há mais de 20 milhões de empresas disponíveis para te atender com CNPJs do Brasil todo. Mas o grande diferencial é que a Cadastro Empresa conta com filtros avançados para você conseguir encontrar o fornecedor perfeito. Com o mecanismo de busca da plataforma é possível pesquisar por fornecedores com foco em sua:

  • Localização;
  • Porte;
  • CNPJ;
  • Área de atuação.

Até mesmo por endereço é possível selecionar a busca e encontrar apenas as empresas dentro do perfil que te interessam. Este é o mecanismo perfeito para que as responsabilidades do setor de compras sejam cumpridas, pois com a pesquisa você tem acesso aos dados de contato de cada empresa como telefone e e-mail. Navegue entre as ferramentas da plataforma e veja todos seus recursos.

Avalie cada fornecedor

Após pesquisar pelos fornecedores necessários na plataforma do Cadastro Empresa é hora de analisar de maneira mais séria cada um deles. Veja quais podem oferecer um produto ou serviço de qualidade. Este é um ponto fundamental para garantir melhores ganhos para todo negócio. E existem vários aspectos para serem analisados, como:

  • Preço;
  • Benefício;
  • Validade do produto;
  • Garantias do acordo;
  • Formas de prestação de serviço.

Estas são algumas das informações que devem ser levadas em conta, e todas são responsabilidades do setor de compras. É necessário entender que a análise crítica de um contrato com um fornecedor vai além do valor do produto ou da contratação do serviço. Considerar todos os pontos relatados é fundamental para entender o verdadeiro custo benefício oferecido pelo fornecedor.

Uma boa equipe de compras analisa outros fatores como garantias e benefícios oferecidos pelos fornecedores, como possíveis ressarcimentos em caso de quebra de contrato, bonificações, comprometimento com a data de entrega e qualidade do produto, e outros pontos que fazem a diferença para a empresa.

Atualização sobre o status da empresa

O setor de compras deve a todo momento procurar se manter atualizado das necessidades da empresa. É comum que as pendências da companhia se modifiquem com o passar dos meses e anos, e com isso é fundamental que todos os profissionais envolvidos nas compras da empresa estejam cientes de quaisquer mudanças.

Este é um ponto que não exige apenas responsabilidades do setor de compras, mas um comprometimento de toda a companhia e uma comunicação interna que envolva seus principais profissionais. Sem esta intercomunicação entre os diversos colaboradores da empresa é impossível manter uma boa gestão de compras.

Por isso é fundamental que outros setores, inclusive o de vendas, se comuniquem com a equipe de compras a todo momento para garantir que toda a organização da empresa esteja em dia e a rotina transcorra sem maiores problemas. A comunicação e preparo são duas palavras-chave úteis para qualquer empresa.

Abastecimento e depósito

Para o fornecimento de produtos, especialmente matéria-prima, é necessário manter um ótimo controle do abastecimento, e sim, esta é, por incrível que pareça, uma das responsabilidades do setor de compras, afinal, o setor de compras deve estar consciente de como está o estoque da empresa para saber quando agir.

Portanto, os profissionais envolvidos no departamento de compras devem ser os mesmos a gerenciarem todo o estoque. Com isso o setor tem certeza de que comprará sempre a quantidade correta de suprimentos e matéria-prima, sem sobras ou falta, o que também faz parte da economia. Pode parecer uma medida de precaução, no entanto, sobras em estoques estão frequentemente ligadas a uma série de problemas como:

  • Perda da validade do produto;
  • Avarias no estoque;
  • Descontrole nas compras;
  • Falta de espaço;
  • Armazenagem inadequada.

Por isso evite os dois extremos. Os profissionais que trabalham com compras devem estar atentos e consultar o estoque todos os dias para garantir que o abastecimento esteja em equilíbrio, sem qualquer excesso. São boas práticas que evitam o desperdício.

Crie rotinas de controle

Os profissionais envolvidos com o setor de compras devem criar rotinas definidas para controlar todos os gastos da empresa e também para comprar os produtos e contratar serviços necessários para o bom andamento da companhia. Essas rotinas envolvem o balanço do caixa da empresa além da comunicação interna.

Lembre-se da necessidade de manter a comunicação interna da sua empresa em dia para garantir que as responsabilidades do setor de compras possam ser realizadas de maneira plena. Por isso, manter rotinas com as finanças e os outros setores da companhia é fundamental.

Manutenção dos fornecedores

Com o tempo é comum que sua empresa busque por novos contratos e realize uma atualização no catálogo de fornecedores. Manter boas relações no mercado é ótimo a longo prazo, no entanto, também é interessante haver uma rotatividade entre seus fornecedores e que eles tenham experiência no mercado.

Mesmo que seja para ocasionalmente voltar a comprar e contratar um fornecedor, não se limite a um catálogo fixo. Busque experimentar novos vendedores e conheça diferentes propostas. Este tipo de experiência com certeza enriquecerá as responsabilidades do setor de compras.

Como a Cadastro Empresa facilita a busca por fornecedores qualificados?

E se você busca pela manutenção dos fornecedores então a Cadastro Empresa pode te auxiliar! Em todo o processo pela busca de novos fornecedores e para o conhecimento de novas parcerias a Cadastro Empresa é uma opção viável. Na plataforma sua busca é eficaz e traz resultados precisos segundo os filtros selecionados.

Como a Cadastro Empresa facilita a busca por fornecedores qualificados
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O melhor da Cadastro Empresa é a facilidade que a plataforma representa. São contatos atualizados com o e-mail e telefone de diversos fornecedores. Sua busca pelo fornecedor ideal nunca foi tão fácil, prática, rápida e até mesmo ágil, além das diversas personalizações e otimizações nos resultados com o uso dos filtros.

Vale a pena consultar constantemente a Cadastro Empresa para conseguir bons fornecedores. Lá você tem a certeza de que irá contratar um serviço de qualidade, eficiente e que pode aumentar o rendimento do seu time de compras!

Como funciona o setor de compras?

O setor de compras é talvez o primeiro setor a funcionar na empresa. Na teoria, ele pode não ser montado de maneira organizada e estruturada, porém, na prática, ele é um dos primeiros a de fato funcionar. Afinal, quando uma empresa é criada necessita imediatamente de insumos básicos como papel, caneta, escritório, computador, energia, entre outros.

E tudo isso é, de certa forma, ligado ao setor de compras. Para continuar a funcionar e produzir, a empresa necessita comprar matéria-prima, contratar serviços úteis e uma série de outras pendências que devem ser pagas, compradas e acertadas, e com isso as responsabilidades do setor de compra são acumuladas.

O ideal é que em uma empresa organizada esse setor de compras seja reunido em um time distinto, com habilidades e capacidades específicas que farão seu negócio prosperar. Outra responsabilidade fundamental do setor de compras é estar de olho nas finanças, controlar os gastos e economizar. Com isso concluímos que este é uma das principais peças de uma estrutura comercial.

Exemplo prático utilizando o Cadastro Empresa para otimizar o processo de compras

E não pense você que usufruir de todos os benefícios do Cadastro Empresa é complicado. Na verdade, o processo é simples, fácil e para conseguir acesso ao catálogo de fornecedores do site é necessário clicar na aba “Fornecedores” no topo da página. Após clicar nos filtros avançados para afunilar a busca, eles irão surgir.

Exemplo prático utilizando o Cadastro Empresa para otimizar o processo de compras
Fonte/Reprodução: original

A partir daí você seleciona todas as informações que deseja, especifica os fornecedores que pretende conhecer, então aplica os filtros e pronto! No caso, selecionamos no exemplo a região de Bauru e a plataforma já nos retornou milhares de fornecedores.

Com ferramentas como a Cadastro Empresa, manter as responsabilidades do setor de compras em dia será apenas uma questão de tempo. Aplique nossas dicas e veja como sua empresa pode crescer com mais organização, controle e com muita economia. Não deixe de investir nesse setor!

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