Quando falamos de uma empresa pensamos imediatamente em vendas e na equipe de vendas, mas e os cargos do setor de compras? Afinal, comprar também faz parte da estrutura de qualquer companhia. Na verdade, antes de vender um só produto a empresa tem que comprar seus insumos, os materiais para preparar o seu produto, os equipamentos para realizar seus serviços, entre outros.
Ou seja, contrariando toda a perspectiva que temos sobre um negócio, comprar para uma empresa vem primeiro e é tão essencial e urgente quanto vender. E se uma empresa quer prosperar e manter suas atividades em ordem, é preciso que ela estruture esse setor tão bem quanto estrutura seu setor de vendas e apostando em profissionais competentes que entendam bem o processo de compras.
Quer conhecer mais sobre os cargos do setor de compras e como ele pode influenciar toda empresa? Continue em nosso artigo e saiba tudo sobre o tema!
Neste post, você verá:
O que é o setor de compras?
O setor de compras é o setor responsável por realizar toda compra da empresa. Falando assim parece simples, mas é preciso entender que os itens que uma empresa costuma comprar são bem variados, logo a experiência, conhecimento e expertise desses profissionais também deve ser muito abrangente e completa.
Como mencionamos acima, uma empresa começa comprando e não vendendo. Mesmo que em nossa perspectiva as coisas funcionem de modo inverso, é o setor de compras que dá o pontapé inicial na empresa.
As vendas ocorrem depois, em certos casos, de muito tempo após a primeira compra e são essenciais sim para que a empresa sobreviva. No entanto, a compra é o primeiro sacrifício, e mais essencial, que o empreendedor deve fazer pela empresa.
E não é apenas no começo do negócio que a compra é indispensável. Continua assim durante toda a vida da companhia, que continua comprando para vender. Para exemplificar, podemos aqui pontuar o que uma empresa compra antes de realizar suas vendas:
- Matéria-prima;
- Insumos;
- Equipamentos;
- Materiais de trabalho;
- Profissionais;
- Mão de obra;
- Entre outros produtos e serviços.
Se comprar para a empresa é tão ou mais essencial que vender, não é lógico que este ponto deve ser encarado como um setor dentro da empresa?
Esta já é uma realidade para grandes empresas e companhias, que tem o seu setor de compras bem definido. Mas não é porque uma empresa é emergente ou de médio porte que ela pode se dar ao luxo de descuidar da forma como faz compras. Ao contrário, aí que ela deve prestar atenção naquilo que está comprando e mais, criar estratégias para conseguir se dar bem neste campo.
O setor de compras é responsável por estudar o mercado em busca de melhores opções de compras, e também planejar estratégias para comprar com mais qualidade, garantias, segurança e gastando menos.
É um setor que deve estar muito bem sintonizado com outros campos da empresa, entendendo suas necessidades e prontos para atendê-los em suas próprias compras. Por exemplo, o setor administrativo pode estar necessitando de uma nova impressora, ao mesmo tempo que é preciso comprar um novo veículo para a frota da empresa.
Esse tipo de situação é recorrente em um setor de compras, e os seus profissionais devem estar preparados para lidar com ela.
Quais são as funções de um setor de compras?
Antes de falarmos sobre o pessoal do setor de compras, vamos entender melhor suas funções, pois elas é que irão definir os cargos e como eles se organizam na estrutura empresarial. Confira quais são!
Contatar o fornecedor
Não há compras para a empresa se nenhum fornecedor for contactado. Esta é a primeira função ativa do setor de compras.
No entanto, antes de contactar o fornecedor, a empresa deve conhecê-lo. Não só um fornecedor específico, mas toda a rede desses vendedores. Portanto, o profissional de compras deve compreender o mercado de forma completa.
É sua função saber onde é possível encontrar os fornecedores que tem o item do qual precisa, e não só isso, também quais são os mais baratos, os que entregam mais rápido, os confiáveis, entre outras características. Tudo isso deve ser conhecido pelo profissional de compras.
É interessante saber que a compra não deve se guiar apenas pelo preço. Definimos outras características como confiabilidade e entrega. Esses aspectos também devem contar e até serem utilizados de maneira estratégica pelo profissional de compras.
Posteriormente, essa função irá se transfigurar em outra chamada gestão de fornecedores, onde é feito um levantamento de todos as empresas que venderão para a sua. Eles também são organizados, utilizando inclusive alguns dos critérios mencionados neste tópico.
Avaliador de compras
O objetivo de qualquer ofício é atingir a excelência e para o profissional de compras também não é diferente.
Uma função essencial para os cargos do setor de compras é a análise crítica, a compreensão e um profundo estudo de quais foram as compras acertadas e quais aquelas que foram mais infelizes.
Tudo deve ser feito de maneira realista para que seja uma análise produtiva e o esforço deve ser sério e sincero. Com o tempo essas falhas serão corrigidas de maneira natural pelo setor, mas sobretudo no começo da companhia, erros são comuns.
É preciso entender também que esse olhar crítico sobre o que está sendo comprado não é apenas para avaliar como o setor se saiu, mas também o produto em si. Se o produto não foi uma boa escolha, muitas vezes não é culpa do setor de vendas, mas sim do item que prometia mais do que poderia oferecer.
Neste caso é de responsabilidade do setor de vendas descobrir o erro e trabalhar para que não aconteça novamente.
Produção de orçamentos
Muitas vezes o setor de compras pode criar atritos com outros setores da empresa. Mas calma, isso se dá porque este setor sempre está preocupado com a maneira como faz suas compras, optando pelo melhor produto e por aquele que é mais vantajoso financeiramente para a companhia.
Portanto, ao receber um pedido, é normal que o setor de compras realize uma contraproposta, estude o mercado, ofereça outras alternativas que pareçam mais vantajosas e em conta. Tudo isso, claro, entendendo o lado do seu colega e tentando unir a necessidade com aquilo que é útil para a empresa.
Como funciona um ciclo de compras no setor?
Viu quantas funções há dentro dos cargos do setor de compras? Este setor não trabalha com produção, mas tem também o seu próprio ciclo que muito se assemelha ao ciclo produtivo.
Vamos conhecer o ciclo de compras de uma empresa, como funciona e os impactos que causam para o setor.
Solicitações de compra
Tudo o que é comprado deve passar pelas mãos do setor de compras. Logo, a primeira etapa do ciclo de compras é receber a solicitação dos seus colegas.
Ao receber a solicitação de compras, o profissional deve avaliá-la com cuidado, se possível praticando o que mencionamos no tópico acima, oferecendo soluções e alternativas mais interessantes do ponto de vista financeiro.
Cadastrar os fornecedores
Recebida a solicitação de compra e analisada, chegou a hora de procurar quem pode atendê-las. Nesta etapa o profissional de compras identifica os fornecedores e os cataloga no sistema da empresa.
Como via de regra, o setor deve procurar por todos os fornecedores qual oferece as melhores opções de compras, e identificar possíveis diferenciais entre cada vendedor.
Colher propostas
O produto não irá se comprar sozinho, logo esta é a etapa onde a empresa contacta os fornecedores, colhe suas propostas, identifica os preços e faz o balanço sobre qual pode ser a melhor solução para aquela compra. Neste ponto é possível tentar negociar para receber descontos e facilidades.
Armazenar compra e avaliação
Depois que o produto foi comprado, o profissional de compras deve garantir que a compra seja armazenada, caso se trate de um item, e então procurar avaliar suas características. Foi um bom produto ou serviço? Foi ruim? O que poderia melhorar? E assim identificar melhor a qualidade do negócio.
Quais são os cargos do setor de compras?
Finalmente, chegamos até o ponto mais fundamental de nosso artigo. Os cargos do setor de compras. Vamos entender quais são os profissionais por trás das compras de uma empresa. O que esses homens e mulheres fazem e como impactam o funcionamento de uma companhia. Começamos pela hierarquia na ordem inversa, do membro de base até as equipes de gestão.
Auxiliar de compra
Profissionais que estão a postos para auxiliar os compradores da empresa. Eles realizam compras menores, mas focam em produzir relatórios, gerenciar sistemas, preencher planilhas e ocasionalmente entrar em contato com algum fornecedor a pedido dos seus superiores.
Comprador
Logo acima do seu colaborador auxiliar está o comprador. O profissional é responsável por comprar do fornecedor. No entanto, sua função está focada nisso, no ato de comprar. Ele não planeja a compra, não cria estratégias de compra e nem colhe os orçamentos e relatórios que já mencionamos.
Ele só está ali para ser a ponte entre o fornecedor e a companhia, e seu trabalho é mais de campo do que estratégico.
Agentes de compras
Os colaboradores que atuam como agentes de compras são talvez o núcleo de todo o setor de compras. Não são ainda os cabeças do negócio, mas com certeza são os profissionais responsáveis por fazer com que o setor ande e seja ativo.
São os agentes que planejam a compra com maior energia, buscam as melhores opções no mercado, identificam oportunidades, dizem a quantidade que será comprada para o comprador e fazem o resumo do pedido.
Também são os agentes que lidam com possíveis cancelamentos, consultas no pedido e solicitações de última hora.
Coordenador de compras
São os líderes dos agentes de compras. Se a empresa for muito grande, é natural que o time de agentes de compras seja dividido em equipes, ou mesmo que seja apenas uma equipe, ela deve ter um líder.
Esse líder é o coordenador, que em tese está ligado a todas as funções que mencionamos para os agentes, afinal, mesmo sendo um coordenador, ele ainda é um agente de compras. E sua palavra é a última para o setor. Ele coordena as estratégias e todas as funções que os outros profissionais da área desempenham.
Diretor de compras
Acima de todos esses profissionais, há um colaborador que lidera sua equipe e responde por ela diante de toda a diretoria e presidentes.
Estamos falando do diretor de compras, o último elo da cadeia. Os diretores são muito bem treinados, entendem do mercado tanto em sua perspectiva macro quanto micro, mas inegavelmente tem mais familiaridade com seu formato macro.
Os diretores são responsáveis por criar estratégias a longo prazo, definem o rumo que a equipe de compras irá tomar e trazem para seus colaboradores novidades sobre o mercado. Também são responsáveis por comunicar os desejos e anseios dos cabeças de toda a empresa para o resto da sua equipe.
O que um profissional no setor de compras faz?
Terminamos nosso apanhado sobre todos os cargos do setor de compras. Mas afinal, o que esses profissionais de compras fazem?
Bem, vimos que suas profissões e habilidades vão além de comprar. Os profissionais do setor de compras também realizam:
- Análise do mercado;
- Organização dos fornecedores;
- Avaliação de pedidos;
- Orçamentos internos;
- Pesquisas;
- Negociações com vendedores;
- Gestão financeira.
E concluímos assim, com a mesma premissa que citamos no começo do artigo: o setor de compras para a empresa é tão essencial quanto a seção de vendas. Ele deve estar bem estruturado, com todos os cargos do setor de compras bem definidos e funcionando de maneira orgânica.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
