Para muitos empreendedores, montar o pedido de orçamento online é um dos maiores desafios dentro do mercado. Principalmente quando se não tem o hábito ou, então, quando possuem pouca ou nenhuma técnica sobre como construí-lo adequadamente.
Por mais que pareça complexo de ser feito, você tem todas as informações necessárias para desenvolver o pedido com plena organização. Antes de escrevê-lo, porém, avalie o que o cliente procura, o que foi solicitado e explique com objetividade para não gerar um documento longo e cansativo de ser lido.
Neste post, você verá:
O que é um pedido de orçamento online?
O pedido de orçamento é definido como um modelo feito por um prestador de serviços ao cliente, que contém informações claras sobre o tipo de serviço ou produto oferecido e dados como os valores, as datas de entrega, dentre outros.
Neste documento, constam dados sobre os custos de uma operação com o que foi solicitado pelo seu cliente. E, geralmente, o pedido de orçamento online é enviado por e-mail ao comprador que realiza a leitura dos dados e faz um comparativo com os demais pedidos feitos.
Tenha atenção quanto à similaridade entre orçamento e proposta comercial. Por mais que sejam muito parecidos, a proposta é a parte final do serviço, quando o cliente concorda com os termos, datas, quantidades e assina o contrato.
Para que serve o pedido de orçamento online?
A principal função de um pedido de orçamento é especificar claramente informações sobre os produtos desejados, os valores de cada uma das peças, a quantidade necessária de matéria-prima, etc.
É, neste documento, que constam os valores de tudo o que foi solicitado pelo cliente. Com o pedido de orçamento online disponível por e-mail, o comprador verifica as informações e compara os preços com o dos concorrentes para ter uma tomada de decisão adequada.
Além disso, este procedimento garante que todo o processo de negociação se mantenha seguro e eficiente para você não lidar com problemas futuros que poderiam manchar o nome da empresa.
Quais as vantagens de se fazer pedido de orçamento online?
Quando você faz o pedido de orçamento, garante que todas as informações necessárias para entregar ao cliente estejam completas e façam sentido, possibilitando entendimento pleno sobre o serviço para evitar dúvidas.
É a forma mais segura de você apresentar os seus serviços ou produtos, mostrar os preços de quantidades unitárias, por exemplo, e sanar imediatamente todas as questões do possível comprador. Dentro disso, as principais vantagens de se fazer um pedido de orçamento online são:
Economia de tempo
É normal que em empresas muito movimentadas e grandes as demandas sejam maiores e, para economizar tempo no atendimento aos clientes, o pedido de orçamento online se torna muito mais prático.
Tudo o que deve ser feito é montar o modelo e quando estiver pronto, mandar as informações diretamente por e-mail, facilitando o recebimento ao cliente que lê os dados e responde se concorda ou não com o apresentado.
Redução de gastos
Como mencionado acima, no momento em que se faz um pedido de orçamento online, você deixa de gastar com impressões e, consequentemente, economiza no cartucho de toner ou tinta, não tendo que arcar com mais despesas.
Não é necessário dar atenção integral ao cliente
Com o pedido totalmente pronto, você simplesmente envia por e-mail apresentando brevemente o que consta na mensagem. Não é necessário entrar em contato por telefone com o comprador apenas para falar sobre os serviços e valores, pois a etapa de follow-up deve acontecer posteriormente.
Você detalha o item
Se você conversar por telefone com o cliente, por exemplo, pode acontecer de você esquecer de falar sobre determinada informação, mesmo que tenha anotado em um bloco de notas. Através do pedido de orçamento online, você previne este tipo de erro e envia o anexo ao seu cliente.
No momento de montar o documento, seja detalhista, mas sem exageros. Fale a respeito de dados relevantes que sejam de interesse pleno do comprador para ajudá-lo a ter uma decisão assertiva sobre o que fazer.
Organização das informações
Quando você começa a redigir o orçamento online, tem a liberdade para deixá-lo como desejar, mas tendo ciência que o documento precisa estar com as informações dispostas para facilitar a leitura do cliente.
O ideal é começar com a introdução sobre sua empresa e produtos oferecidos, quando foi feito o orçamento, qual a validade desse pedido e prosseguir com previsão de entrega, detalhes do item e a quantidade desejada.
Mais segurança no envio
Imprimir documentos nem sempre é tão seguro quanto parece, pois as folhas podem ser extraviadas ou furtadas. No entanto, com o pedido de orçamento online, você tem a proteção necessária para enviar os dados rapidamente ao seu cliente, evitando problemas.
Aumenta as chances de vender
Ao fazer o pedido de orçamento online, você aumenta as chances do cliente aceitar as informações contidas no documento e prosseguir para a próxima etapa, que é a de fechamento do contrato.
5 cuidados para fazer pedido de orçamento online
Por mais que montar um pedido online seja simples e intuitivo, existem características que demandam ser observadas para não ter erros. Se você redigir o conteúdo completo sem as devidas informações ou deixá-las abstratas, o cliente apenas exclui o contato e volta a atenção aos concorrentes.
Para não ser passado para trás, avalie o que a concorrência faz, compare os documentos e construa um pedido de orçamento online muito melhor, mais completo e com todas as informações distribuídas adequadamente no documento. Confira 5 dicas fundamentais para fazer pedido de orçamento online!
Escrever uma introdução vaga
O contato com clientes novos deve ser feito com o máximo de organização possível, apresentando a sua empresa, além de sempre evidenciar todas as dores do comprador para fazê-lo ter um senso de urgência e negociar com você.
Tenha atenção quanto a apresentação que não pode ser longa, caso contrário, é tida como desnecessária. Seja sucinto, breve e desperte sempre as necessidades do cliente por meio de gatilhos mentais.
Descrever os produtos sem objetividade
A descrição dos produtos deve ser completa e proporcionar ao cliente informações relevantes sobre o que você vende, qual a quantidade e o valor. Se não houver concisão, o comprador perde o interesse de fazer a compra com você.
Esquecer da tabela de valores
Saiba que a tabela de valores precisa estar disponível no pedido de orçamento online para o cliente entender os preços, identificar os itens e analisar as descrições de cada um dos conteúdos.
Não informar o prazo de validade
Não adianta você escrever um pedido de orçamento online completo e esquecer o prazo de vencimento. Este é um dado fundamental que deve estar sinalizado para o comprador saber que tem um prazo X para entrar em contato.
Não procurar sites de confiança
Se você toma todos os cuidados listados, mas não procura por sites de confiança para encontrar os melhores fornecedores, há muitas chances do seu pedido de orçamento não interessar os contatos.
Para evitar o problema, a Cadastro Empresa te ajuda a encontrar os melhores fornecedores e demais companhias para você entrar em contato. Além de poupar tempo, você realiza o procedimento com plena segurança e faz negócio apenas com os melhores nomes do mercado.
Como fazer pedido de orçamento online?
Para fazer o pedido online, tenha atenção com o que não deve fazer, pois evita que problemas surjam durante uma possível negociação por divergência de dados, como preço incorreto ou unidades abaixo do solicitado.
Além disso, o pedido de orçamento online deve ser montado adequadamente, seguindo todas as instruções da Cadastro Empresa para obter eficiência na comunicação com o cliente e fechar o negócio.
Faça uma excelente apresentação
Quando você for montar o seu e-mail com o pedido, faça uma apresentação falando a respeito dos valores da sua empresa, ressaltando sempre as dores do comprador e explicando rapidamente como você pode ajudá-lo com os produtos X.
Na hora de vender, considere que introduções muito longas não são nada agradáveis e os clientes querem apenas informações rápidas. Não o faça perder tempo, seja prático ao na conversa, focando no problema e na solução.
Faça uma descrição de produtos ou serviços com objetividade
Ser transparente a respeito do que você vende melhora a relação com o cliente que sente confiança em você. Se você não informa adequadamente tudo sobre os produtos que o cliente quer, como ele pode saber que necessita da ajuda da sua empresa? Evidencie todos os dados, mesmo que o comprador saiba do que se trata.
Montar uma tabela de valores correta
Os clientes recebem muitos e-mails de orçamentos para verificar por dia e conteúdos pouco atrativos e incompreensíveis são descartados imediatamente. Para você não perder a chance de vender, monte uma tabela legível, com os preços por unidade de cada produto ou serviço, identificando-os por descrições breves e concisas.
É necessário especificar se o comprador terá outros tipos de gastos, quais são os valores e os métodos de pagamento. Fale sobre fretes se for preciso, mencione sobre possíveis descontos, além de apresentar a quantidade de produtos, valor por item e valor total.
Mencione a previsão de entrega
No pedido de orçamento online, introduza informações a respeito do período previsto para entrega dos produtos ou para realizar determinado serviço. Se você esquece, o cliente fica confuso por não saber quando receberá o atendimento combinado.
Data do orçamento
Para manter o documento sempre transparente, informe quando foi feito o orçamento e qual o horário para o cliente saber que você se preocupa com todas as informações e causar uma boa impressão.
Além disso, vale ressaltar que o dia do orçamento — que pode ser hoje — não deve ser confundido com a validade. Por mais parecidos que sejam, necessitam ser discriminados no documento para o cliente.
Data de validade
A data de validade é fundamental para o comprador saber qual período tem disponível para pensar e garantir os mesmos valores. Você pode especificar que a data de vencimento encerra no dia 5 de agosto, por exemplo, mas é o suficiente para ele entender que tem este período para analisar o orçamento com calma.
Especificar sobre contratos
Para facilitar a organização no pedido de orçamento online, fale se o cliente assinará um contrato. Não é necessário fornecer este documento, porém é a maneira mais segura para não lidarem com divergências futuras.
Agendar um follow-up
No final do seu contato por e-mail, insira uma data e horário para retomar o contato, informando o método mais adequado, seja por ligação, mensagem por WhatsApp ou pessoalmente. Se despeça e envie o conteúdo ao seu cliente.
Exemplo de modelo de orçamento: e-mail
Para ser conciso durante todo o seu contato, seja breve e especifique o que o cliente precisa saber, sendo direto para facilitar a comunicação. Entenda com o exemplo da Cadastro Empresa:
“Olá (cliente)! Como você está?
De acordo com a sua solicitação, te envio em anexo o orçamento dos produtos X/Z.
Acredito que a nossa parceria trará muitos benefícios, porque a (nome da sua empresa) se originou com a intenção de resolver qualquer tipo de problema, e trazer as melhores soluções com produtos e serviços excelentes. Dessa forma, as empresas como a sua, adquirem muitos benefícios ao trabalharem conosco.
O período de vencimento do orçamento vale até (colocar o dia). Se tiver qualquer dúvida, pode me chamar sempre que precisar.
De todo modo, no dia (colocar data) às (inserir horário), contatarei você mediante uma ligação para podermos prosseguir com a negociação.
Atenciosamente, (sua empresa)!”
Este é um exemplo de pedido de orçamento online que pode ser seguido para você montar o seu e-mail com qualidade, precisão e rapidez. Não é necessário escrever um texto muito longo, com diversas informações porque, como você sabe, os clientes preferem dados breves por terem muitos pedidos em aberto para verificar.
Além disso, a Cadastro Empresa usou um método de follow-up que é o retorno para conversar sobre o orçamento e a respeito do produto. É neste momento que você deve tirar possíveis dúvidas e sempre que possível, tocar nas dores do comprador.
Como vender ao cliente após mandar o orçamento?
Após você informar no final da mensagem que entrará em contato, releia o caso do cliente, veja o que ele procura e entenda adequadamente como a sua empresa entregará a solução prometida através dos produtos ou serviços. Trabalhe com os gatilhos mentais na conversa:
- Confiança: criar confiança é um ponto fundamental para garantir que a venda aconteça. Você não pode vender a um cliente que não sente confiança com a sua empresa, precisa construir essa confiança;
- Escassez: relembre que o período de vencimento do orçamento está perto do fim e que o cliente ficará sem os valores apresentados;
- Urgência: descontos por tempo limitado são excelentes formas de trabalhar integralmente com o gatilho da urgência, como, por exemplo, “este prazo se encerra em três dias”;
- Prova social: quando você vê uma calça estilosa na moda e fica com vontade de comprar por ver outras pessoas usando, o seu cliente pode ser instigado da mesma forma ao analisar a opinião de outros clientes que compraram os seus produtos e serviços;
- Autoridade: no momento da captação desse cliente, mostre desde o início que entende o problema dele e sabe como resolver através do seu produto. Demonstre autoridade enquanto fala sobre o assunto;
- Benefícios: além do comprador se mostrar interessado no produto, ele deve ser instigado através de informações sobre benefícios, como descontos, antecipação no envio, etc;
O pedido de orçamento online, quando bem construído e organizado, entrega resultados qualificados antes do prazo de validade expirar. No entanto, os benefícios desejados são alcançados apenas quando você trabalha adequadamente com as dicas da Cadastro Empresa.
Mesmo que o processo de venda seja longo e cansativo em muitas ocasiões, é fundamental você e sua equipe manterem o foco para concretizarem o processo com eficácia. Use os gatilhos mentais em suas abordagens, além de contar com ajuda da Cadastro Empresa para obter uma base sólida de clientes e fornecedores.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
