Ter as melhores práticas de compras é essencial para que seu negócio se mantenha saudável e estável. Comprar é, na dinâmica de uma empresa, tão ou mais importante do que vender. Até porque, antes de vender qualquer unidade de serviço ou produto, na maior parte das vezes uma empresa já realizou inúmeras compras e pagamentos.
Existem diversos desafios que uma boa gestão de compras deve superar, como a pesquisa e o contato de diversos fornecedores.
E, para seu benefício, a Cadastro Empresa oferece uma ferramenta perfeita para você conseguir novos fornecedores para a sua empresa, garantir as melhores condições de compra diante da busca de diferentes fornecedores e realizar a gestão perfeita. Saiba mais sobre as melhores práticas de compras e faça bons negócios com economia e segurança!
Neste post, você verá:
Como funciona a gestão de compra?
A gestão de compra pode ser definida como um conjunto de habilidades para fazer boas compras. E por comprar bem, estamos falando de conseguir sempre bons negócios com produtos e serviços de qualidade, com o melhor preço possível.
Quem está por fora do mercado e do ambiente empresarial pode imaginar que realizar uma gestão de compras é optar sempre pelo produto mais barato, mas isso não é verdade. A gestão de compras se encarrega em primeiro lugar de conseguir ótimos serviços pagando menos, sem comprometer sua qualidade.
Esse acréscimo que é necessário à boa gestão já deixa claro como qualquer equipe de compras se apoia em uma extensa pesquisa e em um trabalho de negociação permanente. E não é só de compras que vive este setor, há inúmeras outras atividades que devem estar presentes no dia a dia de uma equipe de compras.
Uma atividade essencial para a equipe de compras é a negociação! Os profissionais que realizam as compras da empresa devem ser tão bons para negociar quanto os vendedores. Isso se baseia na procura constante por um bom preço, que seja justo e equilibrado tanto para o fornecedor quanto para a empresa.
É preciso saber que negociar e apresentar os benefícios de fazer negócio com sua empresa é parte das melhores práticas de compras. Entre as melhores maneiras de evidenciar os benefícios de fazer negócio com sua empresa estão:
- Melhores condições de pagamento;
- Pagamentos em certas datas;
- Adiantamento;
- Melhores condições de prazo;
- Contratos por longos períodos de tempo.
Ao levar para a mesa de negociações os pontos acima, é possível conseguir outros benefícios como negociar um desconto, sistemas de bonificação, melhores prazos de entrega e outros aspectos que favoreçam a empresa.
É também responsabilidade da equipe de compras garantir que aquilo que foi comprado, tanto em produto como em qualidade ou quantidade, foi o que a empresa recebeu. Esses profissionais ficam responsáveis por vistoriar a qualidade e características do que chegou, e bater com o que foi contratado e comprado. Fatores como prazo, condições de entrega e validade do produto também devem sempre ser levados em conta.
O prazo é um ponto primordial para qualquer tipo de gestão de compras e controlar o tempo faz parte da rotina desses profissionais. A maioria dos produtos comprados por uma empresa deve chegar em determinado prazo, sendo este produto matéria-prima essencial para a produção ou quaisquer outros serviços.
É trabalho dos profissionais de venda se atentar a todos esses prazos para comprarem sempre em um período que permita que o produto chegue e seja possível utilizá-lo no momento certo. E, para tanto, é preciso um controle de estoque quase perfeito por parte da equipe de compras.
A equipe de compras e a de estoque devem estar sempre em comunicação, conversando para que nunca falte e nunca haja abastecimento em excesso. A falta é ruim, pois o serviço e a logística podem se atrasar e pode ocorrer até faltas para com os clientes da empresa.
Porém, a sobra também é terrível para o estoque. Quando há este descontrole é comum que materiais armazenados por muito tempo percam a validade, o que estraga o produto.
Tudo isso são melhores práticas de compras que devem ser integradas na rotina desses profissionais, que além de todos esses aspectos devem comprar com preço justo e competitivo. Para comprar sempre bons produtos e serviços é preciso uma lista extensa de fornecedores e ferramentas para conseguir encontrar os melhores fornecedores do mercado.
A plataforma de busca da Cadastro Empresa é ideal para encontrar fornecedores por meio de um buscador completo para outras empresas do Brasil devidamente cadastradas. E o melhor é que o buscador da Cadastro Empresa permite ser configurado para qualquer serviço. Você pode pesquisar pelo CNPJ da pessoa jurídica, pelo tipo de serviço prestado ou pela região.
Com o buscador, você também obtém as informações mais básicas sobre o negócio, como o porte da empresa, contatos e endereço, tudo para que você realize a abordagem e comece as negociações. O Cadastro Empresa é a plataforma ideal para que sua equipe de vendas trabalhe com qualidade e com todas as informações necessárias.
Melhores práticas de compras
Conhecer as melhores práticas de compras é essencial para sua equipe. Muitas delas se integram naturalmente na rotina desses profissionais, já outras precisam ser cultivadas para que floresçam aos poucos e deem resultados a longo prazo.
Toda gestão de compras deve almejar realizar essas práticas todos os dias, para que sua rotina se padronize e chegue a um grau de excelência. Conheça abaixo as melhores práticas de como realizar uma ótima gestão de compras.
Conhecimento de todas as formas de pagamento
É essencial que a equipe de gestão conheça cada forma de pagamento disponível, e também consiga negociar qual a melhor com os seus fornecedores. Cada função de pagamento tem suas vantagens, desvantagens e benefícios diferentes e conhecê-las aumenta o leque de possibilidades de negociação diferentes.
Relação próxima com os vendedores
Uma das melhores práticas de compras que sua equipe deve nutrir é ter um relacionamento próximo com os fornecedores. Com relacionamento próximo, queremos dizer estar sempre em contato em busca de novas negociações, contratos e melhores compras em geral.
Mesmo um fornecedor antigo que já faz negócios com sua empresa há anos pode ter o contrato de compra renovado e as condições de compra melhoradas para sua empresa. Uma demanda maior, prazo mais adequado e até mesmo uma queda de preço ou desconto especial.
Controle de qualidade
É de responsabilidade de uma equipe de compras a avaliação da qualidade do serviço contratado ou produto comprado. Sem este tipo de avaliação, a equipe de gestão não tem ideia se está ou não investindo em um produto de qualidade.
Portanto, é essencial que haja um controle de qualidade para todo tipo de compra que a empresa realizar. E não só isso, é preciso treinar esses profissionais para fiscalizar corretamente e devem estar em contato direto com a equipe de compras para terem o resumo completo da negociação que fizeram e dos detalhes que determinado produto ou serviço tem que ter.
Em certos casos, dependendo do ramo da empresa, é preciso investir em conhecimento técnico para realizar este tipo de avaliação. Um investimento que sem dúvidas vale a pena para garantir o resultado das compras.
Sistema de cadastramento adequado
É impossível que a equipe de compras de uma empresa sobreviva atualmente apenas com papel, caneta e uma agenda. É preciso um sistema robusto de cadastramento de fornecedores, e com esse sistema também é necessário o conhecimento técnico e de informática para manuseá-lo.
Esses sistemas buscam integrar informações essenciais sobre seus fornecedores e as compras realizadas em um só lugar e assim permitir que você possa entrar em contato sempre que precisar.
Para alimentar seu sistema, você pode utilizar a ferramenta de busca da Cadastro Empresa e assim conseguir mais informações e dados para seu negócio. Esta é uma combinação de sucesso e que pode otimizar muito os resultados das compras de sua empresa.
Controle rigoroso de estoque
O controle de estoque faz parte das melhores práticas de compras. O estoque deve ser muito bem controlado, como comentamos, se sobrar ou faltar mercadoria teremos um problema.
Antes de ser feita qualquer compra, o estoque deve ser cuidadosamente analisado. Hoje em dia já há softwares de gestão que realizam este tipo de serviço, alertando quando determinada mercadoria ou matéria-prima começa a faltar para que a compra seja automática.
Constante aperfeiçoamento
Como todo profissional, os responsáveis por realizar as compras de uma empresa devem procurar o aperfeiçoamento constante. Não só de suas capacidades, buscando por cursos e novas formas de conseguir comprar e negociar bem, mas também pelo aperfeiçoamento do seu banco de dados.
Por exemplo, ao utilizar a plataforma do Cadastro Empresa para procurar por novos fornecedores, mesmo que não tenha pretensão de fechar um acordo com tal fornecedor, coloque seus dados em seu catálogo pessoal, assim você pode utilizá-lo no futuro.
Consulte novos fornecedores constantemente e não tenha medo de investir em novos produtos e serviços que podem trazer benefícios para sua produção.
Como fazer uma boa gestão de compras?
Como todo processo em uma empresa, há maneiras mais ou menos adequadas de realizar uma gestão de compras. As melhores práticas de compras servem para levar essa gestão à excelência e por isso é tão importante adaptá-las para sua empresa.
Para que uma boa gestão aconteça é preciso acima de tudo uma equipe preparada com um líder competente. Com este critério atendido, é hora de passar a integrar as melhores práticas em toda a equipe.
Esses profissionais não devem ser alheios ao resto da empresa. Ao contrário, os profissionais de compras devem conhecer cada processo em seus detalhes para que tenham ciência do que cada setor precisa para continuar suas atividades. Isso aumenta bastante a qualidade de suas compras, que são feitas com contexto sempre se baseando na necessidade concreta que toda a empresa tem.
Quando integrado a todas as melhores práticas de compras dentro do fluxo de uso de serviços e mercadorias, não há como toda a gestão não dar certo.
Quais são os processos do setor de compras?
E como qualquer tipo de administração, a gestão de compras também tem seus processos essenciais que devem ser realizados constantemente.
Excetuando situações atípicas, uma equipe de gestão realiza o seguinte processo em suas compras:
- Pesquisa pelo fornecedor ideal;
- Coleta seus dados;
- Inicia o contato;
- Começa uma abordagem de compra;
- Negocia com o vendedor suas condições;
- Contrata o serviço ou compra o produto;
- Acompanha o processo de entrega;
- Uma vez terminado o serviço ou entregue o produto, analisa a qualidade e verifica se está como o que foi contratado.
Este é um pequeno resumo de como funciona o processo de gestão de compras na maioria das empresas. Dentro desses poucos tópicos, é possível existir vários outros processos específicos de determinados negócios e organizações.
Este é o resumo de como é realizada a gestão de compras, um processo que deve ser priorizado em toda sua empresa para melhor economia e acerto na hora de contratar serviços e comprar produtos.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
