Você sabia que ter um cadastro de fornecedores é extremamente importante para, não só a boa gestão da sua empresa, como também para o seu dia-a-dia? Pois é! Ter esse cadastro é fundamental para a correta comunicação entre os mais diversos setores presentes na rotina da sua empresa.
Um cadastro de fornecedores, nada mais é, do que uma forma de organização criada justamente para que você, como empreendedor, consiga ter pleno conhecimento a respeito dos seus fornecedores, assim como para facilitar tanto as compras realizadas como, também, os contatos feitos entre ambas as partes.
Esse cadastro pode ser feito de forma mais completa ou então, até mesmo, de forma simples. Um cadastro de fornecedores só necessita ter as informações mais relevantes de seu provedor, como, por exemplo: seu endereço, nome, contatos, como é realizada a cobrança, quais são os prazos para sua entrega, produtos ou serviços oferecidos pela empresa contratada, tipo de matéria-prima, qualidade do serviço e por aí vai.
Ter esse controle é de grande importância, principalmente para colocar a balança o custo-benefício, de se ter tal fornecedor ou não como contato dentro da respectiva planilha, ou quadro de contribuidores.
Então, você já se perguntou como está o seu cadastro de fornecedores atualmente? Todos eles estão devidamente organizados de acordo com suas informações pessoais, fundamentais para finalizar a contratação de produtos ou serviços? Vale a pena se questionar sobre, afinal, muitos empreendedores esquecem da importância do cadastro de fornecedores ou, então, sentem dificuldade em colocar essa teoria em prática!
E, quando se tem que montar um cadastro de fornecedores é uma tarefa impossível, acabam desistindo da ideia ou, então, a fazem de maneira incompleta e totalmente errada. Mas, isso não precisa ser assim!
Podemos transformar a missão de montar um cadastro de fornecedores em fácil, de forma que otimizamos o nosso tempo diário e consigamos montar cotações extremamente em conta para a nossa empresa.
Então, que tal melhorar a gestão da sua empresa e adquirir os principais produtos e serviços para o funcionamento do seu negócio, de forma organizada e otimizada? Para ajudar nessa missão, separamos as melhores formas de como criar um cadastro de fornecedores para a sua empresa – vem com a gente!
Neste post, você verá:
O que é um cadastro de fornecedores?
Antes de nos aprofundarmos a respeito do tema, é importante que a gente aprenda o que é um cadastro de fornecedores por definição, não é mesmo?
Podemos dizer que um cadastro de fornecedores, nada mais é, do que uma forma organizada para controlar e inserir todas as informações básicas de uma determinada pessoa, seja ela jurídica ou física, responsável por oferecer um serviço ou algum produto para o seu negócio.
Independente de qual seja o serviço ou o produto disponibilizado, o cadastro de fornecedores é extremamente importante para o andamento de qualquer negócio! Afinal, por mais simples que pareça por definição, é esse cadastro que é responsável por otimizar a gestão do dia-a-dia da sua empresa.
E é justamente por meio da construção de um bom cadastro de fornecedores, completo e com todas as informações relevantes, que nossa empresa poderá ter uma boa relação com esses, além de garantir um controle de cada uma dessas empresas, tanto em termos de qualidade como, também, de produtos e serviços oferecidos.
Com isso, teremos uma maior facilidade durante todo o processo de negociação! Por isso, o cadastro de fornecedores deve ter todas as informações necessárias de outras empresas, até mesmo aquelas que nunca fecharam negócio com você.
Independente do seu nicho de atuação, ter esses contatos é fundamental para elaborar diferentes negócios, cotações e para conseguir os melhores preços disponíveis dentro do mercado.
Para que serve o cadastro de fornecedores?
E você sabe o quão importante é para o dia-a-dia da sua empresa ter um cadastro de fornecedores, bem elaborado, organizado e com todas as informações completas? Bastante! Isso porque, ter um cadastro de fornecedores é, muitas das vezes, fator que determina se uma empresa terá ou não sucesso em seu ramo de atuação.
A função do cadastro de fornecedores, nada mais é, do que organizar e realizar a gestão de cada uma dessas empresas, que são responsáveis por oferecer serviços, matéria-prima ou produtos, estes que são fundamentais para o correto funcionamento e para o dia-a-dia do nosso empreendimento.
Através desse controle, é possível que o empreendedor possa montar todo um processo de controle capaz de administrar todas as atividades que envolvem operações ou, então, que sejam burocráticas entre a sua empresa e as mais diversas parcerias de negócios.
Além disso, quando decidimos aplicar um bom cadastro de fornecedores para o nosso empreendimento, otimizamos o nosso tempo diário na hora de negociarmos e montarmos a cotação de preços com essas empresas.
Dentro deste cenário, podemos ver um grande leque de exemplos de empresas que não apresentam um bom sistema em cadastro de fornecedores e, por isso, sofrem consequências. Geralmente, os empreendedores perdem bastante tempo diariamente resolvendo questões de cotação e procurando por diferentes empresas do ramo que ofereçam determinado produto ou, então, prestem o tipo de serviço desejado.
As consequências negativas de não se ter um cadastro de fornecedores não param por aí! Muito além do tempo perdido, os empreendedores também não se tornam capazes de conseguir um número considerado bom de orçamentos, que poderiam ser utilizados como comparativos para fechar o melhor negócio possível.
Atualmente, montar um cadastro de fornecedores não é uma tarefa tão complicada assim! Temos inúmeros sistemas e programas atualizados e modelos que estão presentes dentro do mercado, fundamentais para ajudar o gerenciamento e a organização de todas essas informações.
Assim você, empreendedor, pode ter maior controle a respeito do cadastro de fornecedores, com grande eficiência, e poderá otimizar todo o seu tempo nos mais diferentes processos de aquisição de produtos e serviços presentes dentro do mercado.
Quais os benefícios do cadastro de fornecedores?
Já sabemos com grande clareza qual a importância do cadastro de fornecedores aplicado no empreendimento, não é mesmo? Mas qual é a consequência positiva disso para a nossa empresa? Quais são os benefícios que podemos observar ao longo prazo?
A principal vantagem em se aplicar o cadastro de fornecedores no seu dia-a-dia é observar que todas as suas etapas e processos de gestão serão otimizados, justamente por essas fases serem consideradas pré-estabelecidas.
Além disso, com um cadastro de fornecedores temos um melhor custo benefício principalmente por se tratar de algo digital, o que também economiza o tempo do representante responsável para entrar em contato com a empresa.
A aplicação do cadastro de fornecedores também é responsável por garantir que o seu empreendimento ganhe maior visibilidade em seu nicho de mercado, pois também entra no cadastro de outras empresas, ajuda a manter todos os seus contatos e os seus documentos organizados e atualizados constantemente.
Por fim, ter esse cadastro com o contato e todas as informações relevantes dos mais diferentes fornecedores é importante para ajudar a ampliar todas as suas oportunidades dentro do seu nicho comercial. Pois, assim, você pode tanto atrair mais clientes em potencial para a sua empresa como, também, novas oportunidades de negócios.
Como é feito o cadastro de fornecedores?
Pois bem, agora que entendemos o que é o cadastro de fornecedores, qual a sua importância para o dia-a-dia e para a gestão da nossa empresa, assim como seus benefícios, separamos algumas dicas de como realizar essa organização para o seu empreendimento e transformar essa tarefa na mais fácil possível.
Vale lembrar que, antes de mais nada, é extremamente importante manter todos esses dados atualizados. Afinal, não há nada pior do que erros de comunicação dentro de uma empresa, não é mesmo?
Pois bem, vamos lá! A primeira coisa que devemos fazer para iniciar o cadastro de fornecedores é coletar os dados básicos deles. Eles são a base dessa organização e apresentam em sua composição a razão social da empresa ou, então, seu nome civil, CNPJ ou CPF cadastrado, cotas bancárias, endereços, telefones, formas para realizar o pagamento, dentre outras informações para contato.
Os dados básicos são fundamentais para qualquer processo posterior a esse, principalmente a emissão das notas fiscais. Muitos setores da empresa utilizam esses dados do cadastramento de fornecedores para suas atividades diárias, e qualquer erro pode ser fatal para o devido andamento delas. E é aqui que se encaixa também a importância de sua atualização constante.
Outras informações adicionais podem ser acrescentadas o cadastro de fornecedores, geralmente fundamentais para as ações do setor de compras. Nesse campo, podemos adicionar algumas observações no que diz respeito sobre as negociações realizadas anteriormente, histórico de cotações, contas bancárias presentes para futuros depósitos, formas para o pagamento ou, até mesmo, que tipo de negociação deve ser feita com esse fornecedor.
Quanto mais informações adicionais conseguirmos coletar e adicionar nesse campo, melhores serão os resultados. Principalmente a hora de negociar com os fornecedores sobre os seus produtos e serviços, pois assim poderemos adquirir descontos ou outras condições especiais de compra e venda.
Um dos campos de informações mais importantes do cadastro de fornecedores são seus contatos, tais como número de telefone, e-mail, endereço, dentre outros. Ter todos estes à disposição da equipe responsável otimiza seu tempo o dia-a-dia.
Os tipos de produtos e os serviços que cada fornecedor oferece para a sua empresa também deve ser separado nesse momento, justamente para cada um ser organizado de acordo com o que pode disponibilizar para o seu empreendimento. Dessa forma, fica bem mais fácil saber qual procurar na hora do aperto!
Por fim, outra informação que não pode faltar no cadastro de fornecedores são os preços dos produtos e dos serviços adquiridos. Isso não só servirá como um guia para as próximas negociações como, também, vai ajudar o momento de negociar condições exclusivas de compra e venda com o fornecedor.
Por mais que pareça ser complicado, montar um cadastro de fornecedores completo não é nada impossível! Basta ter organização e saber quais pontos devem ser coletados. Com esse leque de informações em mãos, sua vantagem comercial será imensa e os resultados positivos logo virão!
Qual sistema é responsável pelo cadastro de fornecedores?
Por mais que muitos empreendedores ainda tenham dificuldade em realizar o cadastro de fornecedores para a sua empresa, hoje em dia com o avanço da tecnologia temos diferentes programas e sistemas que podem auxiliar as etapas desse processo.
Até porque, convenhamos, separar todas essas informações manualmente, de fato é uma missão impossível! Por isso, graças à tecnologia, podemos contar com inúmeros sistemas que têm como principal função auxiliar o seu empreendimento nesta tarefa!
Algumas plataformas estão disponíveis de forma bem prática e intuitiva para você, capazes de buscar todas as informações necessárias direto pela Receita Federal, apenas através do CNPJ disponível.
Elaborar um cadastro de fornecedores é bem mais simples do que se imagina! Os resultados que podemos ter com esse sistema de organização são extremamente positivos e contribuem ativamente para o crescimento da empresa. Por isso, não deixe de organizar as informações mais relativas sobre seus fornecedores!
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
