Baseline de projetos: o que é e como aplicar?

Você sabe o quanto a baseline de projetos é importante para o seu negócio? Essa ferramenta é fundamental para ajudar você a monitorar e ter o controle total da gestão interna em seu projeto. Afinal, ela será a grande responsável por auxiliar e dar determinadas referências e dicas para o controle do seu trabalho.

Basicamente, o modelo da baseline de projetos tem como principal função servir como um norte, um caminho que o seu trabalho deve seguir para chegar até o tão desejado e sonhado sucesso. Dessa forma, todos os envolvidos na gestão vão poder cuidar da organização e, ainda, realizar todas as alterações necessárias de maneira assertiva.

No fim das contas, esse modelo para o seu projeto nada mais é do que uma forma de observar todas as ações e alterações estabelecidas dentro dele, ou seja, se torna um esquema do que é o trabalho.

Quer saber mais sobre o quão importante é ter uma baseline de projetos, assim como para o que ela serve? Então acompanhe nosso texto, pois separamos diversas informações para ajudar a sua empresa a decolar rumo ao sucesso!

O que é Baseline de projetos?

A primeira coisa que precisamos entender para mergulhar de cabeça nesse modelo estrutural é saber, com clareza, do que se trata uma baseline de projetos.

Traduzindo ao pé da letra, o que chamamos de baseline pode ser entendido como ‘linha de base’. Logo, definimos uma baseline de projetos como uma forma de planejamento, na qual todos os envolvidos na gestão interna do trabalho podem ter acesso a todas as decisões e alterações que foram tomadas durante a sua execução.

O que é Baseline de projetos
Fonte/Reprodução: original

Ou seja, uma baseline de projetos nada mais é do que um conglomerado de informações sobre a arquitetura do projeto, seu planejamento, suas alterações e o que está sendo feito no momento.

Todas essas informações devem ser observadas e analisadas de forma cuidadosa e separadas umas das outras. Assim, de forma sequencial, elas caminharão em conjunto para que cada uma cumpra sua devida função.

A baseline de projetos é a melhor forma de visualizar o seu trabalho. Essa estratégia não só ajuda você a visualizar toda a arquitetura do seu negócio como, também, a ver com detalhes todos os custos, gastos e os objetivos de cada etapa.

Para que serve o baseline de projetos?

De uma forma bem resumida, conseguimos compreender que a baseline de projetos nada mais é do que uma estrutura ou um registro de trajeto do trabalho realizado no desenvolvimento de um determinado projeto, certo? Pois bem, com isso em mente, podemos entender de forma mais fácil para que serve essa baseline.

A baseline de projetos aglomera todas as informações necessárias para o desenvolvimento do trabalho: todo o cronograma dos processos, orçamentos estabelecidos, início, meio e fim. Isso tudo junto às alterações realizadas durante o projeto, aprovações, reprovações — enfim, tudo o que realmente importa para o seu andamento.

Dessa forma, a metodologia serve justamente para armazenar todas essas informações e fazer a comparação delas em cada etapa do projeto. Cada dado inserido na baseline de projetos é acompanhado, relatado e devidamente analisado de forma individual para que, assim, possamos ter maior controle das informações..

Todo administrador ou responsável pela gestão interna deve colocar as informações no sistema da baseline de projetos, com uma cópia dos mesmos. Ali, podemos ver a quanto tempo o projeto está em andamento, qual o orçamento calculado para o seu término, qual a previsão para o sua conclusão, além da data de seu início.

Além disso, podemos ver dentro da baseline de projetos dados sobre os envolvidos no trabalho, quais são as suas funções, as tarefas que devem ser realizadas, todos os recursos presentes disponíveis para o projeto e muito mais!

Com tudo isso podemos analisar todo o desempenho do projeto, comparar os dados entre si, ver o que mudou, se o prazo está sendo cumprido e outros dados que são relevantes para o sucesso do seu negócio.

Qual é o objetivo do Baseline de um projeto?

Apesar de sabermos com clareza o que é a baseline de projetos e para que ela serve dentro de um determinado negócio, o objetivo continua um pouco duvidoso, não é mesmo?

Bom, o objetivo está na sua própria funcionalidade! Isso porque a baseline de projetos tem como missão principal permitir que o gestor de um determinado negócio possa ter todos os dados do projeto disponíveis em mãos para analisar e comparar entre si, com o objetivo de garantir que tudo seja alinhado e que seu desenvolvimento ocorra da melhor forma possível.

Qual é o objetivo do Baseline de um projeto
Fonte/Reprodução: original

Ou seja, de forma bem resumida e clara: o objetivo de uma baseline de projetos é, nada mais, nada menos, do que organizar todas as informações de gestão interna disponíveis em um determinado trabalho, de forma ordenada, para que todo o processo seja um sucesso!

Vale lembrar que, para garantir que tudo seja feito de forma correta, todos os dados são analisados por meio de softwares específicos capazes de calcular todas as mudanças e as variações feitas durante o andamento do projeto. Assim, todos os analistas terão acesso aos dados da melhor forma possível.

Como aplicar Baseline de projetos?

Como podemos, então, aplicar a baseline de projetos em nossa gestão e garantir o sucesso do nosso negócio? Primeiramente, delimitamos o tempo da nossa linha entre a data inicial do trabalho até a previsão de término. Esse tempo vai ajudar, e muito, no cumprimento do cronograma estabelecido e nos custos com os orçamentos calculados de forma prévia.

Com isso feito, separamos todas as informações que deverão compor a base de dados: cronograma, orçamentos, objetivos, etapas que devem ser concluídas e outras que você, empreendedor, achar essencial para o desenvolvimento do seu projeto.

Bom, o gestor será responsável por acrescentar todos esses dados da baseline de projetos dentro do Microsoft Project — software da empresa, com o qual você pode gerenciar o seu projeto com excelência — e, além disso, salvar um backup com os dados presentes na linha.

Cinco informações extremamente importantes deverão estar nessa cópia de segurança: data de início do projeto, a previsão para o seu término, o orçamento previamente calculado pelo setor responsável, duração estimada do projeto e quantas horas já se passaram desde o seu começo.

Então, dividimos essas informações em três categorias dentro da baseline de projetos. São elas: atribuições, recursos e tarefas. Todas elas com os trabalhos já realizados, as descrições das tarefas de cada setor e as datas de começo e fim do projeto, dentre outros.

E de uma forma geral, o conjunto de todos esses dados presentes dentro da baseline de projetos mostram o estado atual do trabalho no momento que foi salvo. Essas informações, colocadas no Microsoft Project, ajudam o gestor a analisar o desempenho presente em cada etapa do trabalho.

A partir disso, quando temos uma variação presente entre a linha de trabalho e as informações coletadas, o próprio software calcula e torna possível que a análise seja feita de forma fácil e compreensível a todos os responsáveis.

Quais são os benefícios que a Baseline traz para um projeto?

Que a baseline de projetos é responsável por facilitar o andamento do projeto e agilizar certos processos, já entendemos até aqui. Mas quais seriam os reais benefícios que essa prática pode trazer ao dia-a-dia do seu negócio?

Aplicar uma baseline de projetos em seu negócio é extremamente importante e vantajoso, afinal, ela é responsável por organizar diferentes informações de forma que elas possam ser analisadas e usadas diariamente, a fim de otimizar todos os processos presentes na gestão interna do projeto.

Assim, o gestor poderá analisar todos os dados presentes e fazer comparações entre tudo o que foi planejado e o que está feito pela equipe. Com isso feito, podemos prever certos pontos problemáticos e evitar inúmeros erros. Dentre os benefícios de se estabelecer uma boa baseline de projetos, podemos citar:

Ganhar experiência

É inegável que ganhamos experiência com uma baseline! Diante de tanta informação presente neste banco de dados podemos não só evitar, como também resolver antes que ocorram, diversas situações que impactam de forma negativa o nosso projeto.

Com isso, a qualidade dos processos presentes dentro do projeto se torna melhor e todo o tempo é otimizado dentro dele. Além disso, o gestor também ganha experiência e aprendizado para os próximos projetos — afinal, todo o cronograma de uma baseline pode ser utilizado em outras ocasiões futuras.

Toda essa carga de experiência é bastante utilizada, tanto pelos gestores, como pelos empreendedores. A análise e a comparação de dados é fundamental para proteger seu projeto de diversos riscos que podem prejudicar o seu andamento, o que evita prejuízos — negativos tanto para ele próprio quanto para a sua empresa.

Otimização de tempo

Como a baseline de projetos apresenta um cronograma sólido para cada processo, com datas bem específicas e uma previsão para o término do projeto, a otimização do tempo está presente e se torna um grande benefício dentro da empresa.

Dentro dessa linha, podemos encontrar de forma bem clara todas as datas e as atividades, de cada processo do projeto, que devem ser realizadas nos respectivos dias marcados, de forma que todo o processo aconteça mantendo a cronologia e a sequência.

Assim, a baseline de projetos é responsável por nortear todo o processo de produção da sua empresa, de modo que deixe o caminho devidamente planejado para que os gestores e os empreendedores consigam, assim, chegar no tão desejado sucesso.

Faça comparativos de antes e depois

Quando elaboramos uma linha de base para o projeto, podemos estabelecer atividades, orçamentos e cronogramas que são, de certa forma, inalteradas. Dessa maneira, a baseline de projetos é usada como um ponto de referência para comparar o antes e o depois do projeto.

A grande vantagem disso é que podemos prever todas as dificuldades que estão por vir e evitar inúmeros problemas que podem prejudicar toda a operação e trazer inúmeras consequências negativas para a empresa.

Com isso, realizamos comparativos das diferentes informações presentes nos bancos de dados e podemos aprimorar todos os resultados que serão obtidos com os diferentes processos.

Ou seja, a comparação de informações (do tão famoso antes e depois) é responsável por garantir uma maior qualidade ao trabalho, otimizar o controle da produção e evitar atrasos ou outros problemas associados aos processos do projeto.

Vale a pena?

Os benefícios de uma baseline de projetos são bem evidentes e claros, não é mesmo? Mas será que vale mesmo a pena aplicarmos essa metodologia em nossa linha de produção?

A resposta é sim! A linha de base é uma excelente forma de controlar e garantir que o projeto tenha a qualidade que o cliente merece, no menor tempo possível e com outras vantagens para a sua empresa, como baixos custos de mercado e redução de riscos.

Enfim, a baseline de projetos é uma excelente oportunidade de otimizar a gestão interna da linha de produção na sua empresa. Dessa forma, você será capaz de atender todas as demandas de mercado da melhor forma possível.

Invista no sucesso, garanta essa metodologia para a sua empresa e veja os melhores resultados em pouquíssimo tempo!

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