Orçamento base zero: saiba quando aplicar na sua gestão de compra

O segredo do crescimento das empresas de sucesso não pode ser determinado com o bom funcionamento de um ou outro setor, mas certamente a gestão de compras e o uso do orçamento base zero respondem como parte importante dos resultados positivos. Isso porque a gestão do setor de compras determina o quanto uma empresa é capaz de economizar, além de obter qualidade em todos os produtos e insumos comprados.

Antigamente, todo o processo de compras de uma empresa podia ser resumido com um simples ato: comprar do fornecedor que vendia mais barato. No entanto, hoje em dia essa tática simplesmente não se sustenta, e pode ser extremamente prejudicial para uma empresa a médio e longo prazo.

Com o advento da internet no mundo das compras, os consumidores receberam muito acesso a informações gratuitas sobre os produtos ou serviços que desejam obter. Além disso, há muita interação entre empresa e público na rede social. Por fim, há o simples fato de que o e-commerce responde por uma fração considerável dos novos hábitos de consumo.

Toda essa democratização do mundo do consumo fez as empresas, de todos os segmentos, entrarem num genuíno caminho de volta de concorrência exacerbada.

Enquanto, por um lado, isso é muito bom e promove um mercado mais equilibrado, por outro lado, dificulta e traz a necessidade de um processo empresarial cada vez mais otimizado e sofisticado. Esse nível de excelência deve existir na gestão de compras.

O que antes era apenas o ato de comprar barato, agora é um ato de gestão de compras. Isso significa que o preço é apenas uma das muitas variáveis nessa função. É necessário conhecer bem os fornecedores, conhecer os prazos de entrega, verificar a qualidade dos produtos, insumos e serviços, dentre outras responsabilidades.

Conheça a seguir o que é a gestão de compras, e como o orçamento base zero serve como ferramenta para exercer tal função. Veja qual o principal objetivo em gerir compras de forma detalhada e como fazer isso corretamente. Entenda as vantagens e desvantagens dessas práticas e o que caracteriza o ato de gerir compras e também o estoque!

O que é uma gestão de compras?

A gestão de compra trata-se de uma prática empresarial, a qual é cada vez mais utilizada, para facilitar o processo de compras, seja de insumos, produtos ou serviços necessários ao funcionamento e produção de uma empresa.

Podemos entender que a gestão de compra é uma reunião de estratégias com objetivo de tornar essa etapa do processo empresarial em algo mais simples, e que não gere custos e não se torne uma fonte de problemas no futuro.

O que é uma gestão de compras
Fonte/Reprodução: original

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Ela pode ser usada para adquirir novos insumos, em casos de indústrias de produção; para adquirir mercadorias, em casos de empresas varejistas; ou para adquirir itens de escritório, entre outros materiais necessários à manutenção do processo empresarial diário.

A principal função ao longo da gestão de compras é negociar com fornecedores. Hoje em dia, os fornecedores devem ser vistos não apenas como aqueles que oferecem bons preços e descontos, mas como partes interessadas, como parceiros da empresa. Só assim é possível estabelecer um bom relacionamento com eles e, com o tempo, obter preços cada vez melhores.

Para além do preço, a relação de negociação constante com fornecedores também inclui a verificação da qualidade do que é fornecido. Isso diz respeito à natureza dos produtos e insumos, mas também à capacidade do fornecedor de trabalhar direito com os prazos demandados pela empresa.

Como fazer uma boa gestão de compras?

Uma vez reconhecida a principal meta, a qual justifica a existência da gestão de compras e do orçamento base zero em uma empresa, é necessário entender como isso é feito na prática. Afinal de contas, como é possível tornar o processo de compras, algo aparentemente tão simples, em uma força para seu negócio?

Comece a partir de cinco critérios, conhecidos no mundo empresarial como os 5 Rs (rights) que são a versão americana para os 5 certos.

Como fazer uma boa gestão de compras
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O primeiro acerto é relacionado ao preço. É necessário encontrar fornecedores que consigam lucrar de forma razoável. Isso significa que o sucesso do fornecedor em ter custos razoáveis em seu próprio empreendimento também afeta sua empresa. Sendo, dois princípios que norteiam o preço são a estrutura de custos e como fica o pós-venda.

O segundo acerto é sobre comprar sempre a quantidade certa de itens, de forma que a empresa não sofre nem pelo excesso nem pela falta. Os itens de alta prioridade devem ser analisados de forma cuidadosa, de maneira a determinar uma quantidade precisa na compra. Assim, o custo geral mínimo de estoque está garantido.

Já o terceiro acerto diz respeito à qualidade de cada item. Antes de fechar a compra, é necessário estabelecer critérios de qualidade em comum tanto para o cliente, ou seja, a empresa, quanto para o fornecedor. Assim, não há qualquer quebra de expectativa desnecessária.

No quarto acerto, é necessário conhecer o fluxo produtivo, a fim de alocar a compra “no lugar certo”. O item deve sempre estar disponível quando um setor determinado precisar dele.

Por fim, o quinto acerto é sobre a hora certa, o que significa definir um cronograma de produção e relação com o fornecedor a fim da empresa estar sempre apta a satisfazer as demandas do cliente.

Mas, para lidar com os fornecedores é necessário levar em conta o conhecido orçamento base zero. Esse nome extenso corresponde a uma ferramenta usada pelas grandes empresas de sucesso, na qual consiste em redefinir prioridades a partir da revisão dos custos.

Com isso, é possível estimar exatamente quanto de qual item é necessário comprar para que a empresa continue em funcionamento pleno, seja em sua fase de produção ou de venda.

O que é o orçamento base zero e para que serve na gestão de compras?

Mesmo após ver o que significa a gestão de compra, muitos ainda se perguntam: para que essa estratégia serve na prática?

Podemos afirmar que uma boa gestão de compra serve para trazer eficácia a todo o processo empresarial. Afinal de contas, seja em uma empresa de produção ou em uma empresa de varejo, todas as atividades comerciais têm início a partir da compra da matéria-prima, dos insumos ou dos produtos. Sem as compras, não há porque se falar em atividade de empresa.

As compras são o primeiro passo para que todos os processos empresariais a sigam, como um efeito dominó. Quando são bem realizadas, toda a estratégia se torna mais otimizada, pois as compras recebem bom proveito nos setores seguintes.

Orçamento base zero é uma abordagem para os setores administrativos planejarem o orçamento de forma inversa à tradicional.

Tradicionalmente, os gestores dos departamentos de uma empresa justificam apenas as variações orçamentárias em relação aos anos anteriores, tomando como pressuposto que o acordo dos anos anteriores está implicitamente aprovado.

Mas, num orçamento base zero, por outro lado, cada item do orçamento precisa ser explicitamente aprovado novamente, e não apenas as alterações em relação ao ano anterior.

Durante o processo de revisão do orçamento, nenhuma referência é feita ao nível de despesas do ano anterior já que o processo de orçamento base zero requer que a solicitação orçamentária seja revisada e avaliada completamente, a partir de uma “base zero” de aprovação.

Logo, uma boa gestão de compras, que leva em conta o orçamento base zero sempre que for necessário, se atenta para os valores cotados de cada item comprado todos os anos, o que dá uma perspectiva de longo prazo melhor para a administração de uma empresa.

Além disso, as atenções também se voltam para o nível de serviço dos fornecedores ao longo dos anos, o que inclui a qualidade tanto dos produtos e mercadorias quanto das entregas. Com uma boa gestão de compras, cada uma dessas etapas se torna a mais otimizada possível.

Qual o principal objetivo de aplicar o orçamento base zero na gestão de compras?

O principal objetivo de uma boa gestão de compras está ligado à realização das metas de compras. Isso significa que por meio deste processo, a empresa fica bem abastecida de todos os insumos para que o ciclo produtivo ocorra no menor tempo possível e sem interrupções.

No que diz respeito aos itens exigidos em um processo de gestão de compras, podemos classificá-los em: itens acabados, semi-acabados, insumos e matérias-primas.

Aplicar o orçamento base zero na gestão de compras permite que a gestão possa avaliar o gasto de recursos ao longo dos anos e comparar as métricas e melhorias de cada etapa de evolução de uma empresa.

Quais são as vantagens e desvantagens de fazer a gestão de compras?

Fazer uma gestão de compras, como ficou claro, é um processo de várias etapas e que demanda um esforço maior por parte do setor de compras, com seus gestores e colaboradores. Veja a seguir quais são as vantagens e desvantagens de fazer gestão de compra, o que inclui o uso da ferramenta orçamento base zero.

Vantagens

Podemos listar as vantagens de uma gestão de compras em cinco aspectos fundamentais para o crescimento de toda empresa.

A primeira vantagem é a eficácia na hora de fazer compras de materiais e matérias-primas. Ao conhecer em detalhes o quanto uma empresa necessita de determinado item, todo o processo de compras se torna mais preciso, sem desperdício de capital.

A segunda vantagem é uma decorrência direta da primeira, pois com uma boa gestão de compra é possível ter controle do volume de recursos, de forma a saber sempre quanto pode ou deve ser investido nas compras.

Como terceira vantagem é preciso mencionar a garantia dos melhores fornecedores. Obviamente, isso só é possível através de uma detalhada seleção de fornecedores, que se adequam aos critérios do preço, qualidade, prazos cumpridos, etc.

Por fim, podemos juntar a economia de tempo e o evitar dos custos na mesma vantagem. Com relatórios detalhados acerca do estoque e da cadeia produtiva, é possível realizar compras certas, somente no tempo apropriado. Isso gera uma economia tremenda de recursos e de tempo. Este último é um dos maiores bens do qual um negócio dispõe.

Desvantagens

As desvantagens devem ser pensadas não como algo prejudicial à empresa, apenas como o nível de esforço aplicado para fazer a gestão de compras representar uma eficácia real no processo empresarial.

Não é exatamente fácil manter a sinergia entre o setor de estoque e o de compras. Ademais, a tarefa de obter uma boa rede de fornecedores pode ser demorada, uma vez que é necessário estabelecer vários critérios e pôr cada fornecedor à prova. Todo esse processo é complexo, a depender das necessidades de sua empresa.

O que caracteriza a gestão de compras e estoque?

Por falar em gestão de compras e estoque, vale ressaltar como funciona a relação entre esses dois setores.

O importante é falar de equilíbrio aqui. Muitos insumos, materiais e produtos possuem data de validade. Quando o setor de estoque não informa corretamente o setor de compras acerca da disponibilidade, ou indisponibilidade, desse tipo de item, o que pode acontecer é um grande desperdício de recursos.

Na outra ponta do espectro, se há uma falta de itens no estoque e o setor de compras não supre a tempo, o que ocorre é uma diminuição ou até mesmo paralisação do estoque e, por consequência, de outras fases do processo empresarial. Ao invés de desperdícios, temos aqui um caso em que o problema é a perda de tempo, oportunidades de vendas, e até mesmo geração de despesas.

Ambos os casos representam problemas terríveis para a cadeia produtiva de uma empresa. É necessário ter sempre relatórios detalhados sobre o estoque e uma relação íntima desse com o setor de compras. Somente a integração entre setores é capaz de manter esse relacionamento saudável, por se dizer.

Fazer uso da gestão de compras e do orçamento base zero, como práticas frequentes na rotina da empresa é a melhor forma de obter bons relacionamentos com fornecedores, bons preços, qualidade de produtos e prazos cumpridos.

Cada um desses fatores impacta a empresa, desde o início do processo empresarial até as etapas finais, como a venda e o pós-venda. Aplique essa prática em seus negócios e veja sua empresa crescer cada vez mais!

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