A auditoria de compras está entre uma das práticas mais fundamentais e úteis para uma empresa. Quando falamos em auditoria, muitas vezes temos a impressão de uma verdadeira inquisição, onde a empresa e seus gestores procuram por um culpado, um responsável por determinado erro.
Porém, a verdadeira auditoria de compras é muito mais do que isso, ela não busca apenas culpabilizar algum membro da equipe ou procurar o responsável por um erro. A sua verdadeira natureza é entender como o processo de compras ocorre, qual o seu planejamento e tudo o mais para verificar se há espaço para uma maior eficiência da equipe.
Neste post, você verá:
O que é a auditoria de compras?
Uma auditoria de compras é um tipo especial de auditoria que busca analisar todo o processo de compras de uma perspectiva crítica, na qual se procura os pontos que podem ser melhorados e um planejamento que torne o processo de comprar mais eficiente. Também são analisados a economia do processo e os objetivos da empresa.
O processo de auditoria é uma autoanálise empreendida pela empresa, mas que pode ser contratada por meio de uma terceirizada, que busca verificar muito de perto um processo específico, de maneira sistemática para observar os mínimos detalhes. Essa análise visa, na maior parte das vezes, encontrar erros e então criar soluções práticas para resolvê-los.
Mas muitos acabam por se confundir a respeito da natureza da auditoria, pois como mencionamos o seu objetivo primário é procurar erros e identificar possibilidade de melhorias. E em muitos casos, especialmente no setor público, a auditoria é utilizada quando há algum erro administrativo por conta dos colaboradores.
Porém, a principal razão de uma auditoria de compras existir é otimizar todo o processo de compras, para identificar as etapas de uma compra e tornar o processo mais eficiente. E claro, um dos seus objetivos é tornar o ato de comprar de uma empresa mais rentável, ao buscar fornecedores que prezam um serviço de qualidade por um menor preço.
O setor de compras necessita de uma auditoria de compras quase que constantemente. Este setor é tão complexo quanto o setor de vendas de uma companhia, ambos são fundamentais para que a empresa cresça e sobreviva. Ao longo de sua vida, uma empresa compra muito mais do que vende. Desde serviços básicos de suporte jurídico e contábil, até itens fundamentais de escritórios são comprados.
O papel dos fornecedores na vida de uma companhia é fundamental, pois garante o abastecimento dos equipamentos, insumos, serviços, suportes e tudo o mais que uma empresa precisa para funcionar e crescer. E se este processo tão importante não ocorrer da maneira mais eficiente possível, sua empresa perde uma enorme chance de lucrar mais e de se otimizar.
Inúmeros benefícios são conquistados por uma auditoria de compras. Mais economia é apenas uma delas, mas a auditoria garante mais praticidade nas compras, tornando-as mais rápidas e ágeis, maior retorno financeiro, maior contato com todos seus fornecedores, entre inúmeras outras vantagens que podem ser aproveitadas por qualquer empresa.
E nem mesmo é necessário que sua empresa identifique um problema para iniciar uma auditoria. Na verdade, a auditoria pode ser realizada de maneira preventiva, em intervalos periódicos que buscam analisar as diversas compras da empresa e retirar diversos dados, informações e conclusões a seu respeito.
Tudo isso é integrado em um mesmo relatório de resultados que será analisado e posteriormente um plano de ação será montado por todos os gestores e planejadores da empresa. Esse processo pode parecer complexo, no entanto, por meio dos resultados colhidos pela auditoria criar planos de ação para sua empresa comprar com mais eficiência é mais fácil do que você imagina.
E não só isso, uma empresa pode confiar quase que cegamente nos resultados colhidos por uma auditoria de compras, afinal, cada um desses dados são retirados diretamente dos seus documentos. Só deve haver uma necessidade de ter sempre um ótimo controle sobre seus gastos e compras.
Para que serve a auditoria de compras?
A auditoria de compras serve principalmente para analisar os erros presentes em todo o processo de compra a fim de analisar quais seriam os possíveis erros ou pontos a serem otimizados, melhorados ou até mesmo consertados. Essa auditoria é muito importante para que a empresa cresça com uma gestão mais eficiente.
Tornar as compras mais econômicas é apenas umas das razões para a existência das auditorias de compras. Esse tipo de análise também é muito utilizado para tornar o processo de comprar mais rápido, ágil, prático e principalmente organizado. Com isso, toda economia é fortalecida e erros são evitados.
Para que uma análise de auditoria de compras seja possível, é necessário que sua empresa consiga encontrar bons parceiros comerciais, fornecedores de produtos e serviços em qualquer lugar do país. Aposte sempre nos tipos de negócios mais vantajosos para a sua empresa.
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Esta plataforma é completa para que você possa enriquecer o seu método de compra e ter uma auditoria de compras mais completa. A ferramenta baseia-se em um banco de dados igualmente completo, com uma série de opções diferentes para suas negociações. Não deixe de utilizar a plataforma para conseguir negociações ainda mais vantajosas para sua empresa!
Importância e benefícios de uma auditoria de compras
Uma auditoria de compras é um processo tão rico e interessante para uma empresa que não há apenas um benefício em colocá-lo para funcionar em sua companhia. São vários benefícios e vantagens que elevam a importância da aplicação desse processo de maneira periódica e recorrente em seu negócio.
Veja a seguir como a auditoria de compras é essencial para sua empresa e quais os diversos benefícios que esse tipo de análise promove para sua companhia. Se você ainda não realizou esse tipo de análise, reconsidere, pois sem dúvidas sua empresa só tem a ganhar ao utilizar o serviço.
Analisa a eficiência das negociações
Uma negociação deve ser analisada não apenas pelo que oferece no produto ou serviço, mas também de maneira completa. Há diversas características que precisam ser consideradas antes de contratar um fornecedor. O produto é provavelmente o item mais importante, mas esse tipo de análise não para por aí.
Além do produto também deve ser analisada a disponibilidade dos fornecedores, o tipo de produto que oferecem, a forma como trabalham, os preços aplicados e até mesmo a relação que costumam oferecer a todos os seus associados. Tudo isso deve ser analisado e então comparado e aplicado em sua empresa. Mas esta análise direta só é possível por meio da auditoria de compras.
Aglutinação dos processos sob uma mesma perspectiva
Quando falamos em compras de empresas, nos referimos a uma série de processos diferentes que, geralmente, não tem uma conversa entre si. No entanto, quando uma auditoria é aplicada, essas diferentes peças do quebra-cabeça se juntam e formam um relatório preciso sobre a situação da empresa.
Por isso é tão fundamental que a auditoria seja realizada para juntar sob o mesmo teto todos os processos de compra mantidos pela companhia e então analisá-los de uma só vez. Essa perspectiva que é muito mais integrada à realidade das compras é muito mais vantajosa para a empresa e principalmente para sua equipe de compras.
Aumenta a organização
Uma empresa mal organizada é muitas vezes difícil de auditar, afinal, os registros estão espalhados, muitas vezes desorganizados e não há qualquer modo de iniciar uma auditoria com um material que esteja completamente disperso. Porém, por meio da auditoria de compras muitos desses diferentes processos podem então ser organizados de maneira mais perfeita.
Como o objetivo da auditoria é corrigir erros, só essa análise profunda é capaz de observar como sua empresa lida com os diferentes registros e então dizer quais os pontos que devem ser melhorados na negociação. Esse feedback irá trazer para seu negócio uma perspectiva mais ampla do que é organização de compras.
Economia
A economia é sem dúvidas uma das razões mais fortes para que uma auditoria de compras seja aplicada ao seu negócio. Uma empresa que sofre uma auditoria de compras está muito mais habilitada a economizar. A análise é tão profunda que demonstra quais os pontos onde a empresa gasta mais e lucra menos.
O processo de compra em muitos casos também é impactado por fatores adversos, como um estoque cheio ou problemas logísticos que também fazem com que gastos desnecessários ocorram à empresa. Por isso tudo deve ser combatido ao máximo pelo seu negócio.
E se você quer mais economia na hora de comprar, então saiba que a Cadastro Empresa pode ter a solução. Já vimos o quão importante é a plataforma, saiba que por ela você também pode ter acesso ao orçamento das diferentes empresas e então escolher em qual comprar. Esteja convidado a acessar a página e verificar como é fácil utilizar seus serviços!
Descobre os mais diversos tipos de erros
Quando uma auditoria é bem aplicada, seu negócio tem todos os erros no processo de compras reduzidos. Na verdade, uma auditoria de compras é feita justamente para entender melhor o processo de compras em uma perspectiva integrada, como já explicamos, e com isso é possível analisar de maneira mais clara os erros que podem ocorrer nesta cadeia complexa.
Com a auditoria de compras, seu negócio analisa de maneira mais criteriosa a forma como compra e identifica os possíveis erros e oportunidades para as mais diversas melhorias. Por isso é tão importante manter essa análise de maneira constante com uma auditoria de compras periódica.
Informações precisas
Mesmo que sua empresa já seja uma companhia muito organizada, uma auditoria pode elevar para um nível nunca antes visto toda a organização do seu negócio. Há informações que precisam ser batidas e identificadas de maneira ainda mais particular, e estas informações podem mostrar um lado do seu negócio que você ainda desconhecia.
Por isso é tão importante aplicar a auditoria de compras, para identificar de maneira mais detalhada cada informação a respeito das compras realizadas. Esse tipo de análise também evita fraudes criadas pelos próprios colaboradores e também tornam a visão da empresa sobre si mais clara.
Uma proteção contra fraudes
Já mencionamos como a intenção da auditoria de compras não é ser necessariamente uma punição a qualquer colaborador. Mas infelizmente, todos sabemos como qualquer empresa está sujeita a indivíduos que agem por má fé e podem, de maneira consciente, lesar a companhia em troca de algum ganho pessoal.
Esses são os fraudadores, golpistas e demais pessoas. A auditoria não só é capaz de identificar fraudes e golpes, como também é um lembrete e serve para desencorajar mais tentativas de colaboradores passarem a perna em seu negócio. Vale a pena utilizar de maneira constante a auditoria em sua companhia.
Tipos de auditoria de compras
A auditoria de compras é só mais um tipo de auditoria. Existem auditorias disciplinares, de vendas, de RH, jurídicas e muito mais. Naturalmente, a auditoria de compras funciona apenas para este setor e o seu objetivo é analisar as compras da empresa. São pelo menos duas formas de realizar uma auditoria de compras e então identificar qual é a auditoria necessária para o seu negócio.
Para entender mais, veja abaixo quais são esses tipos, suas diferenças, semelhanças e para que servem cada uma delas. É importante entender tudo isso para inserir as auditorias em sua política de empresa.
Auditoria externa
A auditoria de compras externas é realizada em intervalos maiores com relatórios analisados por uma equipe de gestão ou de auditoria profissional contratada. Essa análise é observada e debatida, e por fim entregue novamente às equipes responsáveis para que possam analisar os resultados e então receber um novo feedback
Esse tipo de análise geralmente é mais complexa, pois leva em conta dados bastante volumosos de períodos imensos, como semanais, anuais, bimestrais, entre outros. Por ser uma análise de proporções continentais, geralmente essa auditoria é recomendada para grandes empresas de porte nacional ou multinacional.
Essa auditoria pode ser realizada de maneira periódica, para identificar os possíveis erros, realizar ajustes, entre outros. Porém, também é comum que a análise ocorra quando há mudanças mais sérias dentro da empresa, como uma mudança de política, uma nova estratégia de vendas, entre outros processos.
Auditoria interna
Já a auditoria de compras interna é realizada por um membro da equipe de compras, que geralmente toma dados muito menos volumosos e em intervalos menores de tempo. Esse tipo de análise também pode ser periódica e, na verdade, é recomendado que haja um controle ainda mais refinado sobre o processo.
Os objetivos deste tipo de análise costumam ser mais modestos e se resumiram a identificar se o setor de compras recebe tudo o que necessita para trabalhar bem e desenvolver suas atividades. O colaborador que irá realizar a auditoria não precisa ser necessariamente um comprador, ele deve ser pelo menos funcionário da empresa e integrado sobre os diferentes processos.
Como escolher bons fornecedores?
Escolher um fornecedor ideal é bastante difícil. É necessário um estudo prolongado sobre o mercado e recolher informações importantes sobre as diversas empresas, formas como trabalham, tipo de serviço que presta, entre outros dados. Isso deve ser posteriormente analisado e ponderado pelos gestores e pela equipe de compras.
Antes de escolher o fornecedor, a empresa também deve observar outros aspectos do mercado para sempre ponderar pela decisão que mais faça sentido e gere melhores resultados para ela. Lembre-se de comprar orçamentos, valores, promoções, descontos, localização, disponibilidade e muito mais entre seus fornecedores.
Conte com a plataforma da Cadastro Empresa!
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As empresas cadastradas também oferecem seus orçamentos e, claro, os dados de contato para que a sua companhia possa ligar e negociar. Os filtros da plataforma também devem ser utilizados para você focar apenas nos fornecedores que fazem o perfil da sua empresa e da necessidade que busca sanar.
Como utilizar a plataforma?
Utilizar o Cadastro Empresa é muito fácil! Basta entrar no site e acessar a sua página. Depois disso, procure pelo estado em que você busca a empresa em questão, para que sua pesquisa esteja de acordo com sua própria localização. Caso ache mais fácil, também é possível pesquisar pela aba de cima.
Se optar por pesquisar por município, no botão superior direito, você já seleciona diretamente a sua cidade e pode contratar fornecedores cadastrados na região. Mas o serviço não para por aí, no Cadastro Empresa você pode encontrar empresas de maneira acessível a um preço, justo.
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Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
