3 maneiras de identificar os suprimentos que a sua empresa precisa

Antes de iniciar o funcionamento, é necessário identificar, a princípio, os suprimentos que a sua empresa precisa para operar, pois são eles que permitem que os serviços sejam executados com qualidade e garantem que não ocorram imprevistos durante os processos empresarias em andamento.

A sua dúvida atual deve ser “mas, quais são os tipos de suprimentos eu preciso em minha empresa?”. Não se preocupe, a função desse artigo é esclarecer todas as suas dúvidas sobre o assunto e permitir que você aprenda a identificar os suprimentos que a sua empresa precisa.

Os suprimentos necessários para uma empresa podem ser identificados através da análise do fluxo de caixa. Mas não somente através dele.

O fluxo de caixa é um registro detalhado de todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Ele pode ser usado para identificar os suprimentos necessários para a empresa, bem como outros gastos.

Porém, além dele há outras maneiras de você conhecer mais afundo tudo os suprimentos que a sua empresa precisa para ter sucesso no mercado.

O que são suprimentos e porquê a sua empresa precisa deles?

Cada empresa tem seu ramo de atuação e suas necessidades individuais. Os suprimentos destinados à indústria de roupas não serão os mesmos utilizados na indústria de calçados. Mas afinal, o que significa suprimentos?

São materiais que sua empresa necessita para funcionar, logo, qualquer item considerado instrumental aos processos é classificado como suprimento, desde as mercadorias que são solicitadas para repor o estoque, até os papéis usados para imprimir contratos que são assinados pelos seus clientes.

O que são suprimentos e porquê a sua empresa precisa deles
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Leia também: Lista de compra: saiba a maneira correta de gerir as compras da sua empresa

Outros exemplos de suprimentos são: equipamentos de proteção, peças de máquina para reposição, entre outros.

Desta forma, inclui todos os itens que são utilizados no cotidiano do exercício de trabalho, desde os mais simples até os mais sofisticados.

O erro de muitos empresários é esquecer dos itens mais simples e não promover treinamento à sua equipe para análise e planejamento dos materiais em falta. Além disso, não basta apenas tê-los disponíveis no tempo certo, é fundamental ter a quantidade correta.

Processos que a sua empresa precisa para ter sucesso no funcionamento

Cada passo dado por uma empresa deve ser precedido de um planejamento eficaz de processos. Assim, são detalhes essenciais: delegar algumas funções a outros funcionários e recorrer a ferramentas tecnológicas para simplificar o processo de gestão.

Nesse sentido, o primeiro passo é identificar os suprimentos que a sua empresa precisa. Na sequência, existem mais cinco etapas importantes para garantir o funcionamento de sucesso do seu negócio. Confira a seguir.

Custo da produção

Se você possui uma fábrica, a sua produção deve suprir a quantidade necessária para atender seus clientes. Para mensurar a quantidade correta, o planejamento e análise são imprescindíveis.

Depois dessa etapa, você obterá uma resposta para suas dúvidas em relação à resposta do consumo médio de seus clientes, tanto em relação à quantidade de vendas feitas no geral, como a de cada produto ofertado.

Com essas informações, você terá uma base da demanda quantitativa a ser correspondida, e a partir desses números, deve-se prestar atenção no custo de produção.

Avalie os suprimentos necessários para fabricar o produto, se são necessários serviços terceirizados ou comprar de um distribuidor os itens prontos para a venda. Todos os custos devem ser contabilizados para determinar a margem de lucro e comparar com os gastos para produção.

Análise dos fornecedores

Após determinar quais suprimentos que a sua empresa precisa, entre em contato com os fornecedores em sua lista, de preferência os que oferecem um bom serviço, de qualidade e melhor preço.

Ao considerar esses pontos, negocie os métodos de pagamento, a fim de escolher o mais vantajoso e priorize realizar o máximo de compras em um mesmo fornecedor, pois assim, os gastos serão reduzidos.

Caso não seja possível, busque negociar com outros fornecedores. Mas não se esqueça dos pré-requisitos cruciais como: perguntar o prazo para entrega, analisar a qualidade das mercadorias, se a demanda de produção atende o seu pedido e comparar os valores entre eles.

Uma vez que conseguir unir todas essas características, mantenha uma boa relação com esse fornecedor para garantir futuras parcerias.

Controle de estoque

A gestão do estoque é um dos pilares fundamentais de uma empresa, visto que a determinação da quantidade de mercadorias a serem repostas depende de alguns fatores.
O primeiro é verificar quais os produtos mais vendidos, para não deixá-los faltar, pois são eles a sua principal fonte de renda.

O segundo consiste na avaliação de quais mercadorias acabaram e contabilizar as outras que restam de acordo com suas categorias. Assim, é possível comparar a quantidade no sistema com a contagem realizada no local de estoque.

O terceiro fator está relacionado a que tipo de estoque você manterá: um com uma grande quantidade de mercadorias ou com apenas o mínimo necessário para um bom funcionamento.

Decida isso de acordo com a demanda e também com o orçamento disponível para utilizar em armazenamento.

Modal de recebimento ou entrega

É preciso alinhar os prazos de recebimento das mercadorias com a demanda de vendas. Como dito anteriormente, a gestão de estoque deve garantir um serviço eficaz, pois, se houver vendas online (ou encomenda na loja física) e esse produto não estiver disponível em seu estoque, o prazo de entrega se estende para o cliente. Esse é um fator prejudicial à reputação da empresa.

A integração entre os setores logísticos é fundamental. Assim, você terá acesso desde a reposição do estoque até a entrega ao consumidor final.

Alinhar essa trajetória garante um serviço de qualidade, então, treine a sua equipe para realizar esse processo e converse com o seu fornecedor para ter certeza que as entregas serão feitas dentro do prazo.

Descrição informativa para consumidor final

Desde a fase de procura por um produto específico, até à fase de compra, existem diversos pontos a serem analisados pelo seu consumidor. Ao encontrar o produto para realizar a função que deseja, ele irá comparar com outros no mercado e buscar receber todo o esclarecimento possível antes de tomar a decisão final.

Isto é, buscar informações como: tipos de material, cor, medidas, forma de pagamento, prazo de entrega e a satisfação de outros consumidores. Se você obtiver uma boa primeira impressão sobre o que sua empresa oferece, o cliente irá comprar e esperar pelo melhor atendimento possível.

Aproveite para disponibilizar o rastreamento do produto e o contato de sua equipe para tirar qualquer dúvida que surgir. Facilite esse processo por meio de redes sociais, sites e vendedores capacitados, já que atualmente, a internet é o primeiro recurso a ser utilizado para captar informações.

Importância em identificar os suprimentos que a sua empresa precisa

A fim de manter seu negócio com bom desempenho, é necessário considerar os possíveis imprevistos e avaliar quais os suprimentos que a sua empresa precisa, pois desde a fase de planejamento, todas as eventualidades devem ser listadas e possuírem opções alternativas para solucionar a questão rapidamente.

Importância em identificar os suprimentos que a sua empresa precisa
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Leia também: Como calcular o giro de estoque da minha empresa?

Um exemplo disso é quando a mercadoria não chega no prazo correto. Devido a uma simples falta de produto ou uma peça quebrada no veículo de transporte, sua encomenda chegará três dias depois, o que atrasa a chegada até o seu cliente.

Em primeiro momento, isso pode gerar uma grande preocupação, mas, se o seu planejamento foi bem montado, terá alguns dias para contornar o ocorrido sem prejudicar a sua reputação.

Responder a demanda

Solicite os relatórios de vendas anteriores e faça uma relação da quantidade de compras feitas durante os meses anteriores. O ideal é pegar no mínimo as estatísticas de um ano para ter uma visão mais assertiva.

Anote os produtos mais vendidos por mês e correlacione com todos os outros meses. É importante diferenciar aquele produto cuja venda é constante, considerado o carro chefe do seu negócio, daquele que só é vendido em algumas épocas do ano.

Em datas comemorativas, é normal acontecer um pico de vendas maior de produtos, o que não ocorre todos os dias. Por isso, se prepare com antecedência para descobrir a demanda do seu público e realize as compras de mercadorias necessárias.

Padronização dos processos de compras

Todo empreendimento depende de uma boa organização para fluir melhor, o que facilita o processo de análise do conjunto como um todo, seja no âmbito financeiro, no feedback dos consumidores ou na expansão.

Para conceder um serviço de alta performance, é necessário implementar uma padronização dos processos de compras. Literalmente, traçar todo o caminho, do ponto inicial até o fim.

Essa ordem padrão ajuda a identificar problemas e evitar o acontecimento de erros. Além disso, simplifica o recolhimento dos dados e auxilia na identificação de vendas sazonais, permitindo a preparação para determinados períodos.

Redução de custos

Identificar suprimentos que a sua empresa precisa também pode ajudar a corporação a economizar dinheiro, já que ela poderá comprar apenas o necessário para suprir suas necessidades.

Dentro de um planejamento estratégico, identificar os suprimentos que a sua empresa precisa pode ajudar a organização a se planejar para futuras necessidades, evitando compras desnecessárias.

Além disso, identificar suprimentos na empresa também ajuda a organização a se manter atualizada sobre o estoque de produtos e materiais, o que pode ser útil em situações de emergência.

3 maneiras de identificar os suprimentos que a sua empresa precisa:

Muitos empresários podem ter dificuldade ao identificar os suprimentos que as suas empresas precisam devido à falta de comunicação entre os setores. Aliás, é impossível saber o que é necessário se não houver ferramentas corretas para interligar todas as informações em um único sistema.

Confira abaixo, quais as ferramentas e dicas podem ajudar a manter esse alinhamento entre os setores.

1. Bom relacionamento com fornecedores

Seus fornecedores são seus parceiros de negócio, logo, é fundamental ter uma boa relação profissional para alcançar os objetivos financeiros. Não só isso, mas também construir uma boa reputação entre si e manter essa relação benéfica a longo prazo.

Quanto mais comunicação com os seus fornecedores, melhor. Por isso, solicite no mínimo dois meios de comunicação, pois quanto mais proximidade, mais fácil é conseguir um atendimento especial, principalmente, se você for um cliente fiel e que faz compras de grande quantidade.

Conforme a parceria se prolonga, seu fornecedor conhece a sua demanda mensal e entende melhor as suas necessidades, o que evita o seu trabalho de explicar os detalhes de cada pedido frequentemente.

2. Integração das áreas da empresa

Uma empresa tem vários setores: estoque, vendas, transporte, entre outros. E todas elas precisam trabalhar em conjunto para que todas as etapas sejam feitas de maneira padronizada e eficaz. Um setor deve ter uma boa comunicação com o outro para não haver erros contínuos.

Se um vendedor não sabe se há um determinado produto em estoque, como ele irá vendê-lo? Isso pode ocasionar em prejuízo por deixar um volume de mercadorias esquecidas no estoque, o que aumenta o custo de armazenamento.

Caso não haja uma comunicação entre o setor de transporte e o estoque, como se saberá o dia correto da entrega? São muitos erros que podem acontecer por uma simples falha na comunicação. Se a sua empresa ainda não une todos os setores, conserte isso já.

3. Tecnologia no controle de estoque

Automatizar o processo de vendas é a melhor solução para os problemas citados acima. Existem diversas opções de softwares criados especificamente para empresas, os quais consistem integrar todos os setores de sua empresa de maneira inteligente.

Estes softwares possuem diversas funções, como:

  • Integrar setores;
  • Armazenar todas as informações importantes (dados de fornecedores, vendas e outros);
  • Gerar uma boa comunicação;
  • Fornecer estatísticas para analisar o desempenho de maneira geral.

Quanto maior uma companhia fica, mais dificuldade terá de manter todas as informações atualizadas de forma manual.

Além disso, adquirir um programa assim diminuirá os seus custos para executar várias funções em um só lugar, pois ao invés de contratar várias pessoas que demorariam muitos dias para fazer isso, você precisará da metade do pessoal apenas para monitorar o sistema.

Mesmo que você acredite que humanos são tão falhos quanto as máquinas, é vantajoso o uso de um número seleto de ferramentas que exigem pouca manutenção, se comparado a um processo manual realizado por muitas pessoas. Com os dados fornecidos à mão, fica simples e fácil a inspeção e correção do que se encontra errado.

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