A gestão de recebíveis é uma tarefa fundamental para todos os negócios que vendem produtos ou prestam serviços a outras empresas e prezam pela organização financeira.
É a partir desse planejamento que a instituição consegue traçar metas mais assertivas, além de prever e enfrentar crises que poderiam levar o negócio ao fracasso.
A duplicata, por exemplo, é uma das práticas dessa gestão, auxiliando principalmente na hora de programar as contas a pagar e a receber. O documento funciona basicamente como um título de crédito e é válido para todo o Brasil conforme a Lei nº 5.474/1968, conhecida popularmente com a Lei da Duplicata.
Neste artigo, você vai entender o que é duplicata, para que serve, como emiti-la e como essa prática de obtenção de crédito pode auxiliar a gestão do seu negócio.
Quer saber mais? Então, continue a leitura e fique por dentro do assunto!
Neste post, você verá:
O que é uma duplicata?
De forma simplificada, a duplicata é caracterizada como um título de crédito que representa uma ordem de pagamento emitida pelo credor para confirmar a existência de um contrato de compra e venda.
De acordo com a Lei da Duplicata, o documento está vinculado a uma operação comercial e só pode ser emitido diante da compra e venda de produtos mercantis ou na prestação de serviços.
O termo, que surgiu no Brasil no início do século XX, também é conhecido como antecipação de recebíveis e contém informações específicas, como:
- Data de emissão do documento;
- Nome completo e endereço do comprador e do vendedor;
- Valor e data de vencimento;
- Número da fatura.
Em resumo, a duplicata é considerada um registro de pagamento que foi adiado para o futuro. Veja um exemplo do documento a seguir:
Tipos de duplicata
Como citamos anteriormente, a duplicata pode ser dividida em dois tipos, estando relacionada com a prestação de serviços ou com a compra e venda de mercadorias (chamada de duplicata mercantil).
Apesar de possuírem finalidades distintas, ambos os casos são regulamentados pela mesma legislação e podem ser emitidos em dois modelos:
- Duplicata Padrão: como o próprio nome sugere, é o modelo original que deve ser preenchido de forma manual e enviado para a instituição financeira responsável para concretizar o recebimento;
- Duplicata Virtual: a opção mais segura e tecnológica, realizada de forma online e emitida logo após a prestação de serviços ou efetivação da venda.
Qual a diferença entre duplicata e nota promissória?
Não é incomum as pessoas confundirem duplicata com nota promissória, isso porque ambos os documentos são caracterizados como títulos de crédito de pagamento.
A grande diferença entre eles está na sua obrigatoriedade: a duplicata estabelece obrigação de aceite por parte do comprador. A nota promissória, por outro lado, já não possui esse caráter obrigatório.
Além disso, a nota promissória é emitida anteriormente à nota fiscal, não podendo ser negociada no mercado financeiro. Já a duplicata tem a sua emissão após a nota fiscal e pode ser negociada no mercado financeiro.
De forma geral, enquanto a duplicada formaliza a prestação de serviços ou vendas mercantis, a nota promissória funciona basicamente como uma promessa de pagamento oficial.
Você pode ler mais detalhes sobre a nota promissória clicando aqui.
Qual a diferença entre duplicata e boleto?
Em resumo, a principal diferença entre duplicata e boleto bancário é que o primeiro trata-se de um título de crédito negociado no mercado financeiro, enquanto o segundo se refere unicamente a um documento de cobrança que não pode ser negociado.
O boleto, no geral, é a opção mais simples para vendedores que não têm a intenção de emitir um título de crédito em vendas de valor menor.
Vantagens e benefícios da utilização de duplicatas
O grande benefício de uma duplicata é permitir ao comprador um prazo de pagamento muito maior em relação à compra de determinado produto ou realização de um serviço.
Dessa forma, a circulação de mercadorias e serviços é muito mais intensa, permitindo que as empresas consigam se planejar financeiramente e realizar negociações — é o que chamamos de equilíbrio de caixa.
Imagine um restaurante que precisa de insumos para a sua produção. Neste caso, o gestor responsável pode comprar esses insumos com emissão de duplicata e, antes mesmo de pagar pelo produto, pode acelerar as suas vendas e ver a mercadoria girar. É basicamente obter o recurso antes mesmo do seu vencimento.
Mas para isso acontecer, é fundamental que a empresa tenha um bom gerenciamento financeiro para organizar todo esse processo de forma saudável.
Processo de emissão e utilização e duplicatas
De forma geral, o processo de emissão e utilização de duplicatas é relativamente simples, mas é essencial atentar-se a algumas regras previstas por lei.
Como você já leu neste artigo, é possível optar pela duplicata padrão ou a duplicata virtual. A primeira opção pode ser encontrada em livrarias que disponibilizam blocos com várias folhas, enquanto a segunda é disponibilizada em modelos prontos na internet, como em sites oficiais de cartórios ou escritórios de contabilidade, por exemplo.
Independentemente do modelo escolhido, é fundamental que ele tenha todas as informações necessárias, principalmente o valor a pagar, vencimento e assinatura do emitente. Caso o valor da dívida sofra alterações, é importante que seja declarado.
Certifique-se, portanto, que o documento contenha:
- A palavra “duplicata”;
- Dados cadastrais do vendedor e comprador;
- Número de ordem;
- Número da fatura;
- Valor a pagar, em números e escrito por extenso;
- Data e local de vencimento;
- Cláusula à ordem;
- Assinatura do emitente e do comprador.
Reforçamos que a duplicata deve ser realizada pelo credor e, por isso, é fundamental que seja feita por meio de clientes confiáveis para evitar problemas futuros. A partir disso, a instituição financeira será responsável por fazer a cobrança e creditar o pagamento.
Protesto de duplicata
De acordo com a Lei da Duplicata, o protesto (ou seja, a não aceitação do documento) só poderá ser realizado em três motivos:
“I- avaria ou não recebimento das mercadorias, quando não expedidas ou não entregues por sua conta e risco;
II- vícios, defeitos e diferenças na qualidade ou na quantidade das mercadorias, devidamente comprovados;
III- divergência nos prazos ou nos preços ajustados.”
Nesses casos, o devedor deverá comparecer ao Tabelionato de Protesto na cidade do pagamento indicado no documento, apresentando a duplicata no prazo de trinta dias a partir do seu vencimento.
Por outro lado, o seu aceite pode ser realizado em três modalidades:
- Aceite Ordinário: a assinatura do devedor no documento;
- Aceite por Presunção: assinatura realizada na nota de recebimento da mercadoria;
- Aceite por Comunicação: a duplicata é devolvida assinada após 10 dias.
O uso de duplicatas no Brasil ainda é comum?
Não é novidade para ninguém que a tecnologia está revolucionando cada vez mais a contabilidade, automatizando as tarefas e prezando pela segurança dos dados.
Diante de tantas mudanças, as transações financeiras também passam por inovações — e as duplicatas não ficaram de fora dessa!
De forma geral, a prática tem sido substituída por outras formas de pagamento, como o cartão de crédito com taxas reduzidas ou sem juros, por exemplo. Aos que ainda preferem contar com o uso da duplicata, o modelo virtual torna-se o mais utilizado devido a sua praticidade e segurança.
Em resumo, os principais benefícios da duplicata eletrônica são:
- Integridade do documento;
- Facilidade de acesso;
- Fim dos possíveis erros de registro;
- Proteção por sistemas de segurança eletrônico;
- Automatização dos processos.
→ Leia mais sobre: Como a tecnologia está revolucionando a contabilidade?
Importância da gestão de duplicatas para a saúde financeira da empresa
Como empreendedor e responsável pela saúde financeira de uma instituição, é fundamental conhecer todas as opções que possibilitam uma transação comercial para definir aquela que será mais viável para o seu negócio.
Pequenas e médias empresas, por exemplo, costumam encontrar dificuldades para realizar transações financeiras de alto valor, gerenciamento de fornecedores e até mesmo lidar com a sazonalidade. Nesse sentido, uma forma de crédito que pode auxiliar (e muito!) esse processo é a antecipação de recebíveis da duplicata.
A partir dessa prática, o negócio recebe o dinheiro que precisa sem a necessidade de recorrer a empréstimos e altas taxas de juros, sendo um verdadeiro aliado na saúde financeira da instituição.
De forma geral, podemos relacionar a gestão de duplicatas como uma verdadeira tarefa estratégica, uma vez que com o dinheiro em mãos você consegue planejar e criar metas muito mais assertivas para a sua empresa.
Você se recorda da referência do restaurante que citamos anteriormente neste artigo? Em meses de baixo faturamento, por exemplo, essa empresa pode também optar pela antecipação de recebíveis para evitar dívidas e seguir com as suas operações.
Aqui, reforçamos que a gestão financeira empresarial é fundamental nesse processo e deve estar presente no dia a dia para que o que seria uma solução não vire um verdadeiro desastre.
Nesse sentido, desenvolver um plano de contas e anotar todas as suas receitas e despesas de forma segura e automatizada pode ser a virada de chave que você precisa para alavancar as suas vendas. Para isso, conte com um software de gestão financeira para te auxiliar nesse processo.
Head de marketing – “Com uma paixão por desafios e aprendizados, meu foco é criar conteúdo de qualidade e implementar estratégias de marketing inovadoras. Estou sempre me adaptando às mudanças tecnológicas, pois acredito que o futuro do marketing reside em uma comunicação eficaz e aprimorada, impulsionada pela tecnologia.”
