Muitas empresas perdem dinheiro com vendas não fechadas simplesmente porque a lista de compras não foi feita com cuidado suficiente. Essa tarefa é de suma importância para a gestão de compras, pois a empresa deve fazer compras de insumos, matéria-prima e mercadoria a fim de atender o cliente no máximo de sua satisfação.
É mais comum do que parece a situação onde um vendedor consegue convencer o cliente a comprar, mas quando olha no sistema, vê que o produto vendido está em falta. A consequência imediata do incidente é a perda de dinheiro, pois sem o produto o cliente não tem como pagar.
A segunda consequência é pior, visto que a demanda do cliente não foi atendida, e a tendência é que ele vá adquirir seu produto na concorrência.
O mais grave, contudo, são as consequências a longo prazo, especialmente se o episódio que envolve a lista de compras e a falta de produtos acontecer repetidas vezes, pois com o tempo, os clientes começam a ter uma percepção ruim da empresa, tal qual a falta de compromisso e a negligência.
Em outras palavras, a lista de compras serve para lembrar os empresários que de nada adianta ter uma campanha de marketing imbatível e uma equipe de vendas afiada, se o básico não é conquistado antes. Se há problemas no estoque da empresa, seja de insumos ou matéria-prima ou produtos, o ideal é frear o marketing e as vendas até que esse problema seja resolvido.
É preciso saber como fazer uma lista de compras de empresa de forma assertiva e qual a importância de uma boa gestão de compras para estoque. Também é valioso alocar recursos nessa tarefa e usar de tecnologia para otimizar a realização da lista, da gestão, e tornar uma atividade com ares de burocrática em motivo de lucro.
Neste post, você verá:
Como fazer a lista de compras da empresa de forma assertiva?
Fazer a lista de compras da empresa, de maneira que essa tarefa se torne dinâmica e que gere impacto positivo em outros setores, como o de vendas e marketing, é primordial para o sucesso do empreendimento.
Muitos se perguntam como fazer isso na prática. De fato, existem alguns passos no método que, se seguidos corretamente, produzirão resultados positivos.
Organização
A organização tem a ver com o processo. É ter em mente que o setor de compras é responsável pelas atividades iniciais da empresa, na prática, e que seu ritmo ditará o de outros setores. Portanto, um gestor de compras deve tomar a frente da continuidade da chegada dos insumos, pois estes são bens físicos vitais para o funcionamento de uma empresa de produção.
A matéria-prima também deve ser gerida, pois é a partir dela que surgem os produtos, mas isso também vale para as empresas de serviço.
Por fim, a compra de mercadorias deve ser feita de maneira extremamente organizada, no caso das empresas de distribuição, tais quais as atacadistas e varejistas.
Mercado de atuação
É importante conhecer o mercado no qual uma empresa está imersa, pois somente assim, é possível ter conhecimento íntimo de todas as particularidades do negócio.
Por exemplo, em uma empresa do mercado alimentício, a compra de matéria-prima acontece em uma frequência e em quantidades diferentes de uma empresa do ramo tecnológico.
Estratégias de negociação
O gestor que faz a lista de compras deve ser, além de organizado, um bom vendedor, pois é sua função lidar com as negociações, como a relação com fornecedores.
Indicadores de desempenho
É impossível que uma empresa funcione de maneira correta sem métricas, já que é preciso ter um ponto de partida, analisar as possibilidades, criar objetivos e, após o ciclo de operações, analisar o desempenho através dos indicadores.
Os KPIs servem para indicar o desempenho nas empresas, e cada KPI tem relação com um setor e suas funções. No caso da lista de compras, os indicadores analisados podem ir desde o custo de cada produção, a evolução do preço em um período determinado ou a qualidade das entregas.
Demanda de produção
Quem faz a lista de compras deve ter intimidade com a demanda de produção da empresa, pois isso é uma questão lógica. Se existe a responsabilidade de comprar tudo o que é necessário para manter a produção “viva” durante um determinado tempo, é necessário conhecer o negócio e fazer as estimativas adequadas para a aquisição ser o suficiente.
Minimizar custos
Minimizar os custos anda de mãos dadas com o conhecimento da demanda e o planejamento. Ao fazer a lista de compras, é possível não exceder no estoque e comprar apenas o que for necessário para a empresa, o que evita desperdícios e reduz o custo das compras.
Relação custo-benefício
Saber com o máximo de precisão possível qual é a relação do custo sobre o benefício permite que a lista de compras seja feita de modo a otimizar as operações da empresa. Não apenas há uma redução de custos, mas uma compra certeira que beneficia a produção da empresa e se alinha com suas estratégias de marketing e venda.
É notável o quanto uma lista de compras assertiva afeta todo o andamento do processo empresarial.
Escolha assertiva de fornecedores
Quando uma empresa possui bons fornecedores, que por norma entregam na quantidade certa, com alta qualidade e no prazo acordado, não ocorrem problemas sérios na produção e, por consequência, nas vendas.
Visto que a atividade empresarial é constante e que o objetivo do crescimento automaticamente implica em ciclo de operações que levarão muitos anos, é vital escolher bons fornecedores, pois com eles, é possível firmar relação de parceria, de forma que o fornecimento de insumos, matérias-primas ou produtos se torna em uma das principais causas para o sucesso do empreendimento.
Sistema de gestão
As atividades que envolvem a gestão e a lista de compras são realmente pesadas e possuem a sua carga de burocracia e aspectos técnicos próprios.
Lidar com isso demanda muito tempo e, mesmo assim, sempre há a chance de falhas humanas. Esses fatores causam uma lentidão no setor de compras, que por sua vez, causa lentidão na empresa.
Para evitar tais problemas, vale a pena contar com um sistema de gestão, que permite uma visualização rápida e simultânea de todos os processos das compras, o que economiza muito tempo. Além disso, tais sistemas providenciam relatórios que servem para decidir realmente informada.
Vale destacar que os sistemas também são usados para integrar as compras à cadeia produtiva, além de outros setores da empresa. Dessa forma, não há um isolamento de setores, todos os tomadores de decisão ficam informados ao mesmo tempo, e a empresa funciona em um nível otimizado.
Qual importância da boa gestão da lista de compras para estoque?
Uma lista de compras bem organizada e atualizada é uma precursora para um estoque bem abastecido, porém, sem excesso de itens. Em outras palavras, a lista assertiva traz equilíbrio ao estoque de uma empresa.
Leia também: O que é estoque de segurança e como ele pode salvar meu negócio?
Isso é vital para que nunca faltem produtos no estoque. De outra forma, podem ocorrer as temidas vendas perdidas.
A importância da boa gestão de compras é mostrar ao cliente que a empresa se importa com sua satisfação.
Como a lista de compras torna o processo da gestão mais eficiente?
Efetuar a compra certa para a sua empresa impacta positivamente em seu orçamento. À medida que a gestão de compras se torna eficaz, ela agrupa de maneira harmônica a qualidade e entrega da mercadoria sem prejuízos com o armazenamento. Por isso, a lista de compras ajuda demasiadamente o setor coorporativo de compras a organizar os processos de maneira mais eficiente.
Essa é a base do funcionamento de uma empresa, a qual precisa ser extremamente organizada para oferecer um serviço eficiente. Todos esses fatores em conjunto determinaram a reputação no mercado.
A eficiência também influencia na fidelização de clientes, pois ao cumprir o prazo e qualidade acordados, você poderá obter mais vendas para a mesma pessoa. Mas, para isso, o fornecedor precisa garantir o prazo e a qualidade do produto prescrita na sua lista de compras.
Controle do giro de produtos em estoque
O abastecimento do estoque deve ser pensado como algo em constante movimento de entrada e saída, onde sempre que a empresa abastece, ocorre uma entrada; sempre que se vende, uma saída. Quando a demanda dos clientes aumenta, é necessário abastecer mais, e assim por diante.
Mas, no dia a dia, esse conceito simples se complica, pois é necessário controlar cada item que sai e quando sai do estoque. A equipe precisa estar treinada para lidar com o controle e usar ferramentas, e possui um bom sistema, que mantenha o estoque atualizado.
Em casos onde o estoque fique parado, as práticas mais comuns são as promoções, justamente para queimar o estoque.
Alinhamento de estoque online e físico
Mais uma vez, é recomendável lançar mão de um suporte digital para gerir ambos os estoques, pois se um estoque físico já representa um desafio, ainda mais a junção de um físico e um online.
O procedimento mais adequado é registrar as entradas e saídas de ambos os estoques como se fossem uma coisa só, visto que a unificação permite identificar quais são os produtos que têm melhor saída, isto é, que vendem mais, tanto no canal físico quanto no online.
Como alocar recursos da empresa de forma assertiva?
Para que a lista de compras funcione, junto a gestão das compras, do estoque e do giro de estoque, é necessário que a empresa aloque recursos, e a melhor forma de fazer é isso é através da tecnologia, onde as tarefas passíveis de erro e mais burocráticas ficam por conta dos softwares.
É possível alocar esses recursos tanto nos registros dos itens quanto na sua descrição e até mesmo na relação com os fornecedores.
Registro de entrada e saída de produtos do estoque
Uma atividade de vendas movimentada diariamente requer atenção redobrada, pois se um item que sair do estoque deixar de ser registrado, já é o bastante para ocorrerem erros de cálculos que afetam até mesmo as análises futuras sobre o desempenho das vendas.
Obviamente, uma saída sem registro é menos grave do que várias. Mesmo assim, é importante evitar esses episódios ao máximo.
Para auxiliar a gestão de estoque nessa tarefa, existem softwares próprios para isso, que registram todas as saídas e entradas de itens, com as quantidades certas, a data e o horário.
Somente através do controle rígido é possível estimar o quanto é necessário comprar e de qual produto.
Padronização da descrição de produtos
Todo produto difere do outro, mesmo que haja similaridades entre eles. Por causa disso, é preciso criar um padrão de descrição para cada um, e o que facilita essa prática é a criação de códigos específicos para cada produto em suas determinadas categorias.
Boa relação com fornecedores
Visto que é uma regra que as empresas trabalhem com mais de um fornecedor, é preciso fazer gestão de cada relação também. Um relacionamento de benefícios mútuos e confiança é ideal na parceria entre um fornecedor e sua empresa-cliente.
Integração da lista de compras com estoque
A melhor forma de cortar custos com as compras é integrar o estoque com as listas de compras.
Os grandes benefícios dessa prática incluem evitar tanto desperdícios, como também a falta de produtos no estoque.
Ademais, é possível programar compras para obter melhores preços, o que nunca é possível nas compras em caráter de urgência.
Quais as metas de compras certas para a gestão da empresa?
O planejamento da compra certa para a sua empresa se inicia antes mesmo de você montar a sua lista de compra. Por isso, determine quais são os insumos necessários para o negócio manter seu funcionamento normal e quais são as mercadorias essenciais que precisam ser constantemente repostas.
Após essa etapa, deve ser estabelecido algumas metas para que essa compra seja efetuada de forma inteligente. Ao total, você deve ter no mínimo cinco metas para seguir na sua lista de compra. Pronto para descobrir? Preste atenção nas dicas abaixo:
Compra certa pelo preço
O preço abaixo do orçamento prévio é a primeira. Contate um fornecedor que ofereça um preço mais acessível e competitivo para elevar a sua margem de lucro em cada item da lista de compras. Se não for possível reduzir o valor, pelo menos se mantenha dentro do orçamento disponibilizado.
Para adquirir maior flexibilidade de negociação, integre na sua lista de compras uma lista de fornecedores vasta para ter mais opções de produtos, serviços, preços, prazos, etc.
Além disso, se você for pedir um desconto para o fornecedor da sua lista de compras, certifique-se de não exigir um valor muito abaixo do que realmente vale para não ofender o profissional do outro lado.
Lembre-se que a compra certa para a sua empresa vai além do preço, mesmo que ele seja importante. Por isso, considere a variedade de produtos e fornecedores que o mercado fornece ao montar a sua lista de compras.
Compra certa pela qualidade
Não basta encontrar o preço mais competitivo, a qualidade deve ser priorizada na hora de formular a sua lista de compras. Seu público está acostumado a receber um produto com características específicas, e se você oferecer um produto inferior, pode sofrer uma queda de vendas e perder o público fiel. Então, padronize a qualidade do produto, escolha os fornecedores corretos e combine com eles sobre a entrega previamente.
Caso tenha dúvidas de que o produto oferecido possui a qualidade solicitada, peça uma amostra ou vá até o local de fabricação (ou distribuição) para verificar de perto. A qualidade determinará a decisão da compra certa para a sua empresa.
Compra certa pela quantidade
Saiba a quantidade exigida para manter as vendas em andamento. Adquirir algo que não está em falta e não possui boa saída de vendas é um erro fatal, que pode levar a falência, inclusive.
Por isso, invista tempo para avaliar as métricas do estoque e vendas mensais, relacione-as para estipular uma quantidade mais assertiva.
O tempo de reposição varia, mas também tem o poder de aumentar ou diminuir os custos na lista de compra. Por essa razão, é preferível fazer a compra em grandes quantidades se quiser economizar no transporte.
Mas se o objetivo for economizar em armazenamento e não trabalhar com entrega de grande volume de mercadorias, a compra certa para a sua empresa é pedir apenas o necessário para manter o estoque mínimo.
Compra certa pelo lugar para distribuição
Decida o item que precisa estar sempre disponível na sua lista de compras. Se o local onde você costuma solicitar a mercadoria não tem o que necessita, terá uma escassez; logo, não se prenda a somente um fornecedor.
Certifique-se de manter outras opções guardadas na sua lista de compras, assim, terá mais lugares para distribuição disponíveis para atender sua demanda.
Pergunte qual a produção mensal desse fornecedor e quantos clientes ele atende para você dimensionar a capacidade dele para lhe atender.
Compra certa pelo momento do cliente
Conferir se as métricas estão atualizadas e armazenadas corretamente influenciam na hora certa de comprar mercadorias. Identifique sazonalidade, compras mensais fora de datas comemorativas e verifique se há flutuação da quantidade de vendas mensais.
Com essas informações você poderá selecionar os itens prioritários na sua lista de compras que não podem faltar no seu estoque durante uma grande temporada de vendas.
As datas comemorativas devem ser inseridas no calendário para que as estratégias e pedidos de reposição de produtos sejam feitos com antecedência, de modo a suprir a necessidade dos clientes. Foque nos produtos que tem mais saída nesse período.
Com todas as informações de vendas efetuadas, a hora para fazer a compra certa para a sua empresa é definida facilmente com base no momento do cliente, o que reduz suas chances de errar na quantidade requerida.
Como a compra certa para a sua empresa é mais eficaz através do bom relacionamento com o fornecedor?
Manter um bom relacionamento com o seu fornecedor possibilita manter o seu negócio saudável a longo prazo e conseguir alguns benefícios.
Certas empresas gostam de manter apenas um fornecedor e outras trabalham com mais de um, mas independente de qual seja o seu caso, a comunicação e nutrição dessa parceria é crucial, pois uma boa relação permite fazer melhor negociações, solicitar desconto e melhores condições de pagamento na sua lista de compras.
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Leia também: 10 dicas para negociar boas compras com fornecedores
Permita que o fornecedor sinta confiança em você na hora da negociação, apresente uma proposta benéfica para ambos os lados, pois assim, os dois saem no lucro.
Essa proximidade concede maior liberdade para contatar o fornecedor para resolver problemas como: atraso na entrega, mercadoria errada ou com danos e outras questões. O que faz a compra certa para a sua empresa ser mais eficaz devido a esse bom relacionamento com o fornecedor.
Como a lista de compras da sua empresa impacta as vendas?
A compra certa para a sua empresa mantém o negócio em plena atividade e em alto desempenho, pois quanto mais conseguir utilizar métodos eficazes para reduzir os custos sem abrir mão da qualidade, melhor será para o seu negócio.
Redução de custos
Mantenha o controle do estoque e gestão de vendas alinhados que a redução de custo acontecerá sem muito esforço. As principais formas de conquistar essa redução é:
- Comprar em maior quantidade, para negociar melhor os valores e forma de pagamento;
- Possuir mais de uma opção de fornecedor em sua listagem;
- Sempre analisar os resultados da concorrência;
Como a tecnologia auxilia na lista de compras para estoque?
Os softwares de gestão permitem uma integração perfeita entre o estoque e a lista de compras, com dados precisos e relatórios. Estes últimos são vitais para tomar decisões acerca das aquisições da empresa.
A integração oferecida pelos sistemas de gestão também permite que o estoque esteja ligado não apenas a lista de compras, como também aos outros setores.
Por exemplo, se uma empresa investe em estoque para uma promoção de Dia das Mães, através do sistema é possível informar essa decisão rapidamente aos setores de marketing e vendas.
Vale ressaltar a popularidade de ferramentas como o picking voice, que permite a separação de pedidos por comandos de áudio. O uso dos códigos de barras e das etiquetas RFID também são excelentes para localizar itens no estoque.
Conclusão
Em conclusão, ter uma lista de compras assertiva e organizada pode ser considerada uma estratégia de crescimento empresarial, já que essa prática afeta diretamente nos custos e ganhos da empresa.
Escolher as mercadorias para seu negócio não é uma tarefa tão fácil quanto parece, e pode te levar a dúvida de qual seria a compra certa para a sua empresa, não é verdade? Por isso, é imprescindível pensar em uma estratégia bem definida para organizar o estoque, prever a quantidade de vendas e identificar quais produtos têm mais vendas.
Além dessas preocupações primárias, a lista de compras deve incluir produtos de qualidade e bom preço, como vimos. Sabemos, também, que a gestão de compras pode ser complicada por existirem tantos elementos envolvidos.
Pensando nisso, salve essa artigo para aprofundas os seus conhecimentos no departamento de compras para elaborar a melhor lista de compras possível para a sua empresa.
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