Lista de compras: aloque os recursos da sua empresa de forma assertiva

Muitas empresas perdem dinheiro com vendas não fechadas simplesmente porque a lista de compras não foi feita com cuidado suficiente. Essa tarefa é de suma importância para a gestão de compras, pois a empresa deve fazer compras de insumos, matéria-prima e mercadoria a fim de atender o cliente no máximo de sua satisfação.

É mais comum do que parece a situação onde um vendedor consegue convencer o cliente a comprar, mas quando olha no sistema, vê que o produto vendido está em falta. A consequência imediata do incidente é a perda de dinheiro, pois sem o produto o cliente não tem como pagar.

A segunda consequência é pior, visto que a demanda do cliente não foi atendida, e a tendência é que ele vá adquirir seu produto na concorrência.

O mais grave, contudo, são as consequências a longo prazo, especialmente se o episódio que envolve a lista de compras e a falta de produtos acontecer repetidas vezes, pois com o tempo, os clientes começam a ter uma percepção ruim da empresa, tal qual a falta de compromisso e a negligência.

Em outras palavras, a lista de compras serve para lembrar os empresários que de nada adianta ter uma campanha de marketing imbatível e uma equipe de vendas afiada, se o básico não é conquistado antes. Se há problemas no estoque da empresa, seja de insumos ou matéria-prima ou produtos, o ideal é frear o marketing e as vendas até que esse problema seja resolvido.

É preciso saber como fazer uma lista de compras de empresa de forma assertiva e qual a importância de uma boa gestão de compras para estoque. Também é valioso alocar recursos nessa tarefa e usar de tecnologia para otimizar a realização da lista, da gestão, e tornar uma atividade com ares de burocrática em motivo de lucro.

Como fazer a lista de compras da empresa de forma assertiva?

Fazer a lista de compras da empresa, de maneira que essa tarefa se torne dinâmica e que gere impacto positivo em outros setores, como o de vendas e marketing, é primordial para o sucesso do empreendimento.

Como fazer a lista de compras da empresa de forma assertiva
Fonte/Reprodução: original

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Muitos se perguntam como fazer isso na prática. De fato, existem alguns passos no método que, se seguidos corretamente, produzirão resultados positivos.

Organização

A organização tem a ver com o processo. É ter em mente que o setor de compras é responsável pelas atividades iniciais da empresa, na prática, e que seu ritmo ditará o de outros setores. Portanto, um gestor de compras deve tomar a frente da continuidade da chegada dos insumos, pois estes são bens físicos vitais para o funcionamento de uma empresa de produção.

A matéria-prima também deve ser gerida, pois é a partir dela que surgem os produtos, mas isso também vale para as empresas de serviço.

Por fim, a compra de mercadorias deve ser feita de maneira extremamente organizada, no caso das empresas de distribuição, tais quais as atacadistas e varejistas.

Mercado de atuação

É importante conhecer o mercado no qual uma empresa está imersa, pois somente assim, é possível ter conhecimento íntimo de todas as particularidades do negócio.

Por exemplo, em uma empresa do mercado alimentício, a compra de matéria-prima acontece em uma frequência e em quantidades diferentes de uma empresa do ramo tecnológico.

Estratégias de negociação

O gestor que faz a lista de compras deve ser, além de organizado, um bom vendedor, pois é sua função lidar com as negociações, como a relação com fornecedores.

Cabe ao gestor negociar, através de técnicas de fala e conhecimento do mercado, os melhores preços e condições com os fornecedores.

Indicadores de desempenho

É impossível que uma empresa funcione de maneira correta sem métricas, já que é preciso ter um ponto de partida, analisar as possibilidades, criar objetivos e, após o ciclo de operações, analisar o desempenho através dos indicadores.

Os KPIs servem para indicar o desempenho nas empresas, e cada KPI tem relação com um setor e suas funções. No caso da lista de compras, os indicadores analisados podem ir desde o custo de cada produção, a evolução do preço em um período determinado ou a qualidade das entregas.

Demanda de produção

Quem faz a lista de compras deve ter intimidade com a demanda de produção da empresa, pois isso é uma questão lógica. Se existe a responsabilidade de comprar tudo o que é necessário para manter a produção “viva” durante um determinado tempo, é necessário conhecer o negócio e fazer as estimativas adequadas para a aquisição ser o suficiente.

Minimizar custos

Minimizar os custos anda de mãos dadas com o conhecimento da demanda e o planejamento. Ao fazer a lista de compras, é possível não exceder no estoque e comprar apenas o que for necessário para a empresa, o que evita desperdícios e reduz o custo das compras.

Relação custo-benefício

Saber com o máximo de precisão possível qual é a relação do custo sobre o benefício permite que a lista de compras seja feita de modo a otimizar as operações da empresa. Não apenas há uma redução de custos, mas uma compra certeira que beneficia a produção da empresa e se alinha com suas estratégias de marketing e venda.

É notável o quanto uma lista de compras assertiva afeta todo o andamento do processo empresarial.

Escolha assertiva de fornecedores

Quando uma empresa possui bons fornecedores, que por norma entregam na quantidade certa, com alta qualidade e no prazo acordado, não ocorrem problemas sérios na produção e, por consequência, nas vendas.

Visto que a atividade empresarial é constante e que o objetivo do crescimento automaticamente implica em ciclo de operações que levarão muitos anos, é vital escolher bons fornecedores, pois com eles, é possível firmar relação de parceria, de forma que o fornecimento de insumos, matérias-primas ou produtos se torna em uma das principais causas para o sucesso do empreendimento.

Sistema de gestão

As atividades que envolvem a gestão e a lista de compras são realmente pesadas e possuem a sua carga de burocracia e aspectos técnicos próprios.

Lidar com isso demanda muito tempo e, mesmo assim, sempre há a chance de falhas humanas. Esses fatores causam uma lentidão no setor de compras, que por sua vez, causa lentidão na empresa.

Para evitar tais problemas, vale a pena contar com um sistema de gestão, que permite uma visualização rápida e simultânea de todos os processos das compras, o que economiza muito tempo. Além disso, tais sistemas providenciam relatórios que servem para decidir realmente informada.

Vale destacar que os sistemas também são usados para integrar as compras à cadeia produtiva, além de outros setores da empresa. Dessa forma, não há um isolamento de setores, todos os tomadores de decisão ficam informados ao mesmo tempo, e a empresa funciona em um nível otimizado.

Qual importância da boa gestão da lista de compras para estoque?

Uma lista de compras bem organizada e atualizada é uma precursora para um estoque bem abastecido, porém, sem excesso de itens. Em outras palavras, a lista assertiva traz equilíbrio ao estoque de uma empresa.

Isso é vital para que nunca faltem produtos no estoque. De outra forma, podem ocorrer as temidas vendas perdidas.

A importância da boa gestão de compras é mostrar ao cliente que a empresa se importa com sua satisfação.

Controle do giro de produtos em estoque

O abastecimento do estoque deve ser pensado como algo em constante movimento de entrada e saída, onde sempre que a empresa abastece, ocorre uma entrada; sempre que se vende, uma saída. Quando a demanda dos clientes aumenta, é necessário abastecer mais, e assim por diante.

Mas, no dia a dia, esse conceito simples se complica, pois é necessário controlar cada item que sai e quando sai do estoque. A equipe precisa estar treinada para lidar com o controle e usar ferramentas, e possui um bom sistema, que mantenha o estoque atualizado.

Em casos onde o estoque fique parado, as práticas mais comuns são as promoções, justamente para queimar o estoque.

Alinhamento de estoque online e físico

Mais uma vez, é recomendável lançar mão de um suporte digital para gerir ambos os estoques, pois se um estoque físico já representa um desafio, ainda mais a junção de um físico e um online.

O procedimento mais adequado é registrar as entradas e saídas de ambos os estoques como se fossem uma coisa só, visto que a unificação permite identificar quais são os produtos que têm melhor saída, isto é, que vendem mais, tanto no canal físico quanto no online.

Como alocar recursos da empresa de forma assertiva?

Para que a lista de compras funcione, junto a gestão das compras, do estoque e do giro de estoque, é necessário que a empresa aloque recursos, e a melhor forma de fazer é isso é através da tecnologia, onde as tarefas passíveis de erro e mais burocráticas ficam por conta dos softwares.

É possível alocar esses recursos tanto nos registros dos itens quanto na sua descrição e até mesmo na relação com os fornecedores.

Registro de entrada e saída de produtos do estoque

Uma atividade de vendas movimentada diariamente requer atenção redobrada, pois se um item que sair do estoque deixar de ser registrado, já é o bastante para ocorrerem erros de cálculos que afetam até mesmo as análises futuras sobre o desempenho das vendas.

Obviamente, uma saída sem registro é menos grave do que várias. Mesmo assim, é importante evitar esses episódios ao máximo.

Para auxiliar a gestão de estoque nessa tarefa, existem softwares próprios para isso, que registram todas as saídas e entradas de itens, com as quantidades certas, a data e o horário.

Somente através do controle rígido é possível estimar o quanto é necessário comprar e de qual produto.

Padronização da descrição de produtos

Todo produto difere do outro, mesmo que haja similaridades entre eles. Por causa disso, é preciso criar um padrão de descrição para cada um, e o que facilita essa prática é a criação de códigos específicos para cada produto em suas determinadas categorias.

Boa relação com fornecedores

Visto que é uma regra que as empresas trabalhem com mais de um fornecedor, é preciso fazer gestão de cada relação também. Um relacionamento de benefícios mútuos e confiança é ideal na parceria entre um fornecedor e sua empresa-cliente.

Integração da lista de compras com estoque

A melhor forma de cortar custos com as compras é integrar o estoque com as listas de compras.

Os grandes benefícios dessa prática incluem evitar tanto desperdícios, como também a falta de produtos no estoque.

Ademais, é possível programar compras para obter melhores preços, o que nunca é possível nas compras em caráter de urgência.

Como a tecnologia auxilia na lista de compras para estoque?

Os softwares de gestão permitem uma integração perfeita entre o estoque e a lista de compras, com dados precisos e relatórios. Estes últimos são vitais para tomar decisões acerca das aquisições da empresa.

A integração oferecida pelos sistemas de gestão também permite que o estoque esteja ligado não apenas à lista de compra, como também aos outros setores.

Por exemplo, se uma empresa investe em estoque para uma promoção de Dia das Mães, através do sistema é possível informar essa decisão rapidamente aos setores de marketing e vendas.

Vale ressaltar a popularidade de ferramentas como o picking voice, que permite a separação de pedidos por comandos de áudio. O uso dos códigos de barras e das etiquetas RFID também são excelentes para localizar itens no estoque.

Em conclusão, ter uma lista de compras assertiva e organizada pode ser até considerada uma estratégia de crescimento empresarial, já que essa prática afeta diretamente nos custos e ganhos da empresa.

Agora que você viu nossas dicas para fazer a lista de compras da sua empresa, não esqueça de acessar o Cadastro Empresa para encontrar novas parcerias para o seu negócio. Estamos aqui para divulgar o seu empreendimento e impulsionar suas negociações.

Mas, se você quiser continuar com os seus estudos, tudo bem! Eu recomendo que você acesse os seguintes artigos:

Quais são os tipos de fornecedores?

Prospecção de Fornecedores: Como encontrar fornecedores?

Cálculo de Depreciação: O que é e quais são as fórmulas?

10 Critérios para seleção de fornecedores

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