Diagrama de Ishikawa: como utilizar e como implementar na empresa?

Dentre todos os métodos que existem para visualizar os problemas em uma organização, o Diagrama de Ishikawa é um dos mais conhecidos e simples. Muitas empresas aplicam esse diagrama a fim de detectar rapidamente diversas causas de um só problema. No dia-a-dia das operações empresariais, é fácil perder de vista o andamento das estratégias, erros cometidos e gargalos na empresa.

Com o Diagrama de Ishikawa é possível ter o máximo de controle possível sobre os processos, pois esse método permite que o gestor observe exatamente o que acontece na empresa, em relação a qualquer problema. Em muitos casos, os efeitos do problema são sentidos bem antes das causas serem detectadas.

Quanto mais se demora a fazer esse “diagnóstico”, mais tempo será gasto até uma tomada de decisão acertada. É interessante notar que uma empresa bem-sucedida é aquela que dá dinamismo aos seus processos. Em outras palavras, executa as tarefas em menor tempo, por menores custos.

A isso chamamos de otimização. No entanto, por conta da natureza acelerada dos processos empresariais, informações cruciais podem ficar em segundo plano. Por exemplo: “O que está por trás desse problema?”, “Por que esse problema sempre acontece em tal época?”. Essas perguntas surgem apenas após a empresa sentir os efeitos negativos do erro nas operações.

Sendo, situações que podem ser evitadas ao utilizar o Diagrama de Ishikawa, assim a empresa consegue manter o ritmo acelerado e sem persistir no erro, seguindo o exemplo de grandes organizações e assim alcançando um alto nível de gestão.

Usar o Diagrama de Ishikawa é uma questão de manter a saúde da empresa, pois as operações podem mudar conforme o tempo e as demandas novas. Por isso, é importante monitorar não apenas o andamento das operações, mas as causas envolvidas nos efeitos que estas produzem.
Com esse resumo em mente, a seguir, conheça mais detalhes sobre como funciona o Diagrama de Ishikawa, seu objetivo, quando utilizar e como é possível implementar essa ferramenta para ter um melhor controle dos processos em sua empresa!

O que é o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa trata-se de uma solução, tem a forma de um simples desenho, onde conecta todas as causas possíveis de um efeito. O efeito é somente um, pois o diagrama só funciona desse jeito. Se colocar mais de um efeito, as causas de um podem se confundir com as do outro. Nesse caso, ao invés de clarear a visão acerca de um processo, o diagrama vai apenas misturar tudo.

O que é o Diagrama de Ishikawa
Fonte/Reprodução: original

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O desenho simples, que lembra a espinha de um peixe, foi criado pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa, durante os anos 1960. A ideia da “espinha de peixe” torna o diagrama uma ferramenta organizacional perfeita. Por causa do desenho com seis espinhas, o método também ficou conhecido como: espinha de peixe, diagrama da causa e efeito ou diagrama 6 M.

O que objetiva o Diagrama de Ishikawa?

O objetivo do diagrama é despertar o raciocínio das pessoas, especialmente daquelas envolvidas na gestão, a fim de descobrir as causas e relacioná-las com o efeito atual, acerca do assunto a ser resolvido.

Por ser uma ideia de um engenheiro químico, o Diagrama de Ishikawa nasceu em um ambiente que não era empresarial, mas sim organizacional. Já que uma empresa também é uma espécie de organização, a ferramenta pode ser aplicada de forma eficiente e ajudar na identificação de um problema.

Em uma empresa, onde os processos sempre são acelerados e os setores hierarquizados, podem ocorrer erros que passam despercebidos a princípio. Só depois, quando os efeitos dos erros se manifestam é que os gestores sabem que há algo errado. Mas, isso não é o bastante. Para eliminar um efeito nocivo, é preciso eliminar também a sua causa. Como saber as causas exatas? O Diagrama Ishikawa oferece a resposta.

Os 6 Ms espinha de peixe

Por que o método é tão eficaz? O que tem no Diagrama de Ishikawa que o difere de outras ferramentas? Em primeiro lugar, como já estabelecido, o formato faz toda a diferença, já que possibilita uma visualização melhor do efeito e das possíveis causas.

Outro elemento do diagrama é o que cada espinha representa. Coincidentemente, as causas comuns dos problemas organizacionais começam com a letra “M”, e por isso dizemos que cada espinha do peixe corresponde a um “M” específico. Veja quais a seguir.

Método

O método analisa qualquer causa possível acerca da forma de trabalhar, as quais podem gerar o efeito atual. A palavra-chave aqui é “forma”. Na prática, isso se traduz em verificar as regras utilizadas nos processos, as técnicas que a gestão e a equipe empregam, de que maneira cada colaborador atua no cumprimento de suas funções.

Medida

O segundo tópico enfrentado no Diagrama de Ishikawa é a medida, o qual se refere a maneira como os dados são analisados, seja durante ou ao final do processo. Por exemplo, dados equivocados podem gerar uma causa relacionada à medida, e que pode causar um efeito ruim e inesperado na empresa.

Mão de obra

Esse “M” é ligado ao trabalho dos colaboradores em si. É preciso verificar sobre a capacidade da equipe, se é bem usada na empresa e se há falta de pessoas ou de equipe. Em alguns casos, a causa está na falta de pessoas. Um setor de vendas pode sofrer com um número reduzido de vendedores, ou de vendedores que ainda não têm bom desempenho.

Meio ambiente

Quando falamos de “meio ambiente” no Diagrama de Ishikawa, a ideia é entender os elementos que estão ao redor da produção. Em empresas cujo produto é considerado mais “supérfluo”, e a questão econômica do país pode afetar os ganhos.

O meio ambiente também diz respeito à empresa como lugar, como espaço onde as pessoas trabalham. É preciso verificar se o ambiente é saudável, se os colaboradores estão satisfeitos ali, e, caso contrário, o que pode ser mudado para obter melhores resultados.

Material

Já o material não tem segredo, pois esse tópico se refere aos insumos da empresa, isto é, tudo o que é utilizado para a produção. É necessário verificar se a qualidade dos insumos é adequada. Do contrário, isso afeta a qualidade do produto, o que pode gerar efeitos negativos nas vendas.

Máquina

Como o nome sugere, o tópico da máquina serve para mostrar se alguma das ferramentas que a empresa usa está inadequada. As ferramentas são máquinas, mas também softwares e ferramentas digitais. É importante que cada um desses elementos funcione plenamente, de forma a não comprometer a produção,as operações, as vendas, o marketing, etc.

Quando utilizar o Diagrama de Ishikawa?

Há diversas ocasiões na rotina de uma empresa que pedem o Diagrama de Ishikawa. Sempre que houver um problema, ou até mesmo na questão de previsão de um possível problema, o diagrama pode ser usado para identificar tanto as causas primárias quanto as secundárias. Também pode ser usado para buscar soluções, ao fazer um contraponto com as causas identificadas.

O Diagrama é usado tradicionalmente para identificar quais causas estão relacionadas a quais problemas. No entanto, também pode ser usada para descobrir o que está fora do padrão, fazer controle de qualidade e até mesmo para verificar taxas de churn e índices afins.

Como fazer a elaboração do Diagrama de Ishikawa?

Em primeiro lugar, é necessário definir qual é o problema. No desenho, o problema é a “cabeça do peixe”, é o efeito de causas ainda indeterminadas. Em seguida, é colocado um eixo principal, ligado horizontalmente ao efeito. Ligados transversalmente à linha horizontal devem estar as categorias, que ficam nas “pontas” das espinhas: são os 6M.

Já nas extremidades, seguindo as espinhas do peixe, as maiores são dedicadas às causas diretas, ao passo que as menores servem para completar com possíveis causas indiretas. E com isso você consegue visualizar melhor o problema e suas casas, fazendo com que a solução seja mais acertiva.

Como implementar o Diagrama de Ishikawa na empresa?

Uma vez conhecido o diagrama, uma pergunta recorrente é: como montá-lo em minha empresa? Nem sempre as reuniões de brainstorm geram boas ideias, em muitos casos por timidez dos colaboradores ou falta de informações precisas sobre como “atacar” os problemas fazem com que a escolha da solução não seja a ideal para resolver o problema.

Mas o Diagrama de Ishikawa traz uma direção para os brainstorm, pois contém um ponto de partida, um eixo e dá nomes às categorias, onde somente então as causas são identificadas e preenchidas. Com isso em mente, você deve: elencar o problema para análise, afinal é necessário abordar um de cada vez.

Mas também, é necessário reunir o máximo de informações possíveis acerca do problema. Por fim, é possível ter uma boa reunião com a equipe, a fim de obter vários pontos de vista, reunir mais informação, e assim identificar corretamente as causas que preencherão o diagrama.
Problema para análise

Na hora de escolher o problema para a análise é necessário ter cuidado com dois péssimos hábitos dos maus gestores. O primeiro deles é ser vago demais. Não adianta fazer um Diagrama de Ishikawa para algo como “falta de crescimento na empresa”. Falta de crescimento em que setor, durante qual período? Quanto mais específico for o problema posto à análise, melhor.

O segundo mau hábito é querer colocar vários problemas no diagrama. Lembre-se que a “cabeça do peixe” é uma só. Mesmo que um problema seja parecido com o outro, busque os diferenciais, as características de cada um, e faça um diagrama para cada.

Informações completas sobre o problema

Detectar um problema é apenas uma parte do processo de como identificá-lo. É necessário reunir o máximo de dados sobre o que ocorre, sobre o efeito analisado. Assim como é preciso reunir informação para traçar novas estratégias, o mesmo se faz necessário para descobrir as fraquezas da empresa.

Reunião da equipe

A equipe deve ser heterogênea e a reunião multidisciplinar, pois a presença de mais pessoas automaticamente oferece mais pontos de vista sobre o mesmo problema. Tanto quanto reunir informações, é importante reunir mentes diferentes para encontrar as causas e, em seguida, soluções criativas.

Para isso, é importante ter uma equipe autogerenciada para saber como aplicar o Diagrama por conta própria!

Perceba que isso é o princípio do brainstorm, mas com os propósitos melhor definidos por causa do Diagrama de Ishikawa.

Definição da causa do problema

Ao reunir muitas informações e um número considerável de pessoas, uma coisa é certa: as causas vão surgir! Nesse caso, é importante hierarquizar cada uma no diagrama. Algumas causas têm ligação mais direta com o problema, logo são prioritárias. O ideal nesse processo é identificar o que é mais urgente e o que pode ser resolvido ao longo do processo.

Existe uma razão para o Diagrama de Ishikawa ser popular nas empresas: a simplicidade. Os traços são simples, os objetivos transparentes. Isso é tudo o que uma empresa necessita para funcionar de maneira otimizada.

Agora que você descobriu como fazer o diagrama, é o momento de implementá-lo em sua empresa também!

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