Como Montar Uma Empresa de Digitalização de Documentos

Como montar uma empresa de digitalização de documentosCom o avanço da tecnologia e da Internet, é cada mais comum o uso de documentos digitais, sendo uma boa opção investir em uma empresa de digitalização de documentos. A digitalização de documentos tem como vantagens uma maior durabilidade e rapidez na distribuição dos mesmos.

O arquivamento de documentos é realizado de forma mais prática e econômica e com maior durabilidade, pois os documentos em papel se desgastam facilmente. Daí, a importância em se utilizar cada vez mais os recursos de digitalização.

Diante de tantas vantagens, os documentos digitalizados são bem procurados pelas empresas e por isso, a demanda por esse sistema é crescente. Saiba mais sobre empreendedorismo digital.

Mercado de Digitalização de Documentos

Diante da demanda de mercado, a digitalização de documentos deixou de ser apenas um serviço para se tornar um negócio com estrutura formal e com rentabilidade considerável.

A digitalização de documentos faz parte de um importante processo para as empresas, pois ajuda na formação da biblioteca de documentos importantes para o histórico da empresa e mesmo para o arquivamento de documentos, que por este sistema, se tornam mais fáceis de localizar. Além disso, o recurso de digitalização é essencial para formação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos que é um sistema que proporciona a consulta integrada da documentação da empresa e é ferramenta essencial no estabelecimento da Gestão do Conhecimento.

Por fim, as empresas estão focadas cada vez mais na redução inteligente da quantidade de papéis e documentos e, ao mesmo tempo, na prevenção contra perdas de documentos importantes. Por isso, a importância da digitalização.

Pesquise as possibilidades de execução dos serviços no local em que será instalada a empresa e pesquise o público-alvo que serão empresas de todos os portes.

É importante que o empreendedor entenda e aprenda mais sobre o ramo de gestão do conhecimento e tenha na equipe, profissionais técnicos e profissionais qualificados na área de Gestão de Conhecimentos e Arquivos.

Para entrar no mercado, ofereça aos clientes a possibilidade de execução de um volume grande de digitalização e cobre pelo pacote um preço diferenciado para conquistar novos clientes.

Localização

Prefira se localizar próximo à empresas de todos os portes, empresas que com certeza necessitarão dos serviços oferecidos pela empresa de digitalização, diante dos benefícios e vantagens que trazem o seu negócio.

Estrutura de Uma Empresa de Digitalização

A estrutura para a empresa de digitalização é semelhante à estrutura de uma gráfica, com galpão para desenvolver as atividades e colocar os equipamentos para o processo de digitalização, balcões de atendimento com mesas e cadeiras, computadores e telefones e caixa para pagamentos.

A estrutura deve conter ainda escritório e depósito para equipamentos e utensílios utilizados.

Investimentos

Para início de operação, a empresa terá seus maiores custos com a implantação da estrutura, contratação de funcionários e formalização do negócio. Outros custos serão com computadores, notebooks, scanners profissionais (com velocidade  de 20ppm). É recomendado também a compra de um software de captura.

Ao todo, só para a compra de equipamentos será necessário investir cerca de 7.600 reais.

Os custos fixos serão com água, luz, telefone e aluguel do imóvel. E custos variáveis serão com a compra e manutenção de equipamentos, pagamentos de horas extras e compra de CDS, caso a empresa trabalhe com esse segmento de serviço.

Outro custo variável é com o esforço e marketing que deve ser planejado e terá gastos, de acordo com a demanda do plano de marketing. Isso envolve custos com material publicitário, tudo incluso na contratação de uma agência publicitária ou de um profissional. A forma de contratação dos serviços ou sistema de marketing eleborado pelos próprios gerentes da empresa, fica à critério da empresa. Veja como fazer marketing de rede.

Dicas do

Negócio

Em primeiro lugar, compre um bom scanner profissional com suporte para digitalização de diversos documentos.

Entenda todo o processo de digitalização para poder oferecer cada vez mais serviços com qualidade e assim, aumentar a gama de serviços oferecidos.

Associe-se com pessoas que entendem do processo de digitalização para iniciar os serviços com mais eficiência e rapidez nos resultados. Tenha como sócios pessoas que tenham visão de negócios, ou seja, profissionais que saibam como se inserir em um mercado competitivo e entenda as estratégias necessárias para obter sucesso.

Concorrência de Uma Empresa Digitalização de Documentos

Sobre a concorrência, todos sabem que é necessário colher informações, então se informe sobre preços cobrados pela concorrência, tipos de processos, tecnologias e resultados. Essa pesquisa é necessária também para entendimento do negócio e atualização sobre tendências de mercado.

Para iniciar um negócio é necessário entender o público-alvo e quais suas necessidades e o que é preciso estabelecer como estratégia de vendas para conquistar uma fatia do mercado. Pode ser uma questão de diversificar o oferecimento de serviços de forma mais ampla, oferecer melhores preços, possuir agilidade e qualidade nos serviços entregues.

Clientes

No momento de divulgar os serviços é importante não excluir nenhum ramo existente, pois as empresa que pedem serviços de digitalização são empresas de vários ramos e segmentos, empresas hospitalares, empresas de varejo, cartórios, escritórios, cursos, escolas e outros.

Portanto, tenha bem ampla a carteira de clientes e entenda as necessidades e o que procura cada ramo de negócio, suas exigências, peculiaridades, tipos de serviços e outras preocupações que farão parte do entendimento geral do seu negócio e que darão a experiência necessária para permanência no negócio. Saiba mais sobre o que é empreendedorismo.

Divulgação de Uma Empresa de Digitalização

No material utilizado para divulgação dos serviços de digitalização, mostre aos clientes os benefícios trazidos pelos serviços de digitalização. E tenha em mente que a digitalização é útil para implantação de outros sistemas na empresa, como para os sistemas de banco de dados, pois através de documentos digitalizados é possível indexar palavras-chaves e assim localizar de forma mais rápida os dados.

Para economia de espaço, as empresas gravam um número grande de documentos em CDS, serviço que pode ser desenvolvido pelas empresas de digitalização.

Então reúna todas as informações que serão vantagens para os empresários e divulgue todos os serviços que a digitalizadora executa, descrevendo vantagens e condições de preços, prazos e entregas.

Qualidade em Serviços

Para que a empresa de digitalização de documentos atinja qualidade em serviços, é necessário digitalizar com qualidade, utilizando serviços de técnicos competentes que façam um serviço com boa resolução.

Outra característica é a diversidade de serviços que podem abranger tanto a digitalização como a organização de documentos em CDS, pen drives, distribuição de documentos para interessados e proteção de dados. Basta que a empresa tenha suporte suficiente como softwares para executar os serviços e ainda pessoal capacitado para isso.

Outra dica que é o diferencial para o serviço é o bom atendimento. Um atendimento que busque detectar de forma eficiente as necessidades dos clientes e assim oferecer melhores serviços através da gestão de relacionamento.

Comece o negócio com a preocupação de atender clientes que possuem grande quantidade de papéis para verificação, como cartórios, laboratórios, escritórios jurídicos públicos e privados e outras empresas que produzem muitos documentos. Veja aqui ideias inovadoras.

Pessoal

Montar uma empresa de digitalização de documentos demanda funcionários operacionais, atendentes, analista de GED e outros funcionários que surgirão pela necessidade de atender uma maior estrutura e demanda de serviços.

O importante é dispor de funcionários com conhecimentos técnicos e acadêmicos suficientes para exercer as atividades, e que tenham capacidade de aprender rápido, tenham dinamismo, comprometimento e bom trabalho em equipe.

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